Exemplo de processo de aprovação de relatórios de despesas clássicos
Se a sua empresa exige que os relatórios de despesas dos funcionários sejam aprovados pelos gerentes, use o Salesforce para automatizar esse processo.
Edições obrigatórias
| Disponível em: Salesforce Classic e Lightning Experience |
| Disponível em: Enterprise, Performance, Unlimited e Developer Editions |
Importante Experimente os Processos de aprovação de fluxo, uma alternativa moderna aos Processos de aprovação clássicos. Esse novo recurso oferece uma interface baseada em fluxo mais flexível e fácil de usar, e pode acionar alterações de registro, com suporte à extensibilidade do Apex e registro detalhado para trilhas de conformidade e auditoria. Ele oferece suporte ao roteamento dinâmico com base em dados e regras de negócios, diferentemente de Processos de aprovação clássicos, que são vinculados a objetos específicos e oferecem suporte limitado para processos usando condições. Com os Processos de aprovação de fluxo, você pode monitorar registros enviados e identificar rapidamente gargalos, proporcionando uma visibilidade sem precedentes dos fluxos de trabalho de aprovação. Como os Processos de aprovação clássicos, os Processos de aprovação de fluxo não consomem créditos de automação ou execuções de orquestração.
Use este exemplo para criar um processo clássico de aprovação de relatório de despesas de duas etapas para todos os funcionários na sede. Ele especifica que despesas abaixo de US$ 50 são aprovadas automaticamente, despesas a partir de US$ 50 são aprovadas pelo gerente e despesas acima de US$ 5.000 exigem aprovação adicional por dois vice-presidentes. Este exemplo destaca um processo de aprovação clássico paralelo e a opção "else".
Preparar sua organização:
Antes de criar o processo de aprovação clássico:
- Caso ainda não tenha um objeto personalizado para rastrear as suas despesas, crie um objeto personalizado e uma guia denominada Relatórios de despesas. Adicione os campos apropriados como Valor, Descrição, Status, Data de início e Data de término.
- Crie um campo personalizado no objeto de usuário Local do escritório. Atribua o valor “SEDE” para os usuários da sede.
Crie o processo de aprovação clássico:
Crie um processo de aprovação clássico usando o objeto personalizado Relatório de despesas e especifique o seguinte:
- Os critérios de filtro para esse processo de aprovação clássico são Usuário atual: local do escritório é igual à sede. Os registros devem atender a esses critérios antes de serem enviados para esse processo de aprovação clássico.
- Escolha o campo Gerente ao lado do próximo aprovador automatizado.
- Para notificar os aprovadores de que sua aprovação é necessária, crie um modelo de email. Para direcionar usuários para a página de aprovação no Salesforce, inclua campos de mesclagem de processo de aprovação.
- Escolha o proprietário do registro ou qualquer outro usuário que poderá enviar relatórios de despesas.
- Crie estas etapas de aprovação.
- Crie uma etapa chamada Etapa 1: Aprovação do gerente com estas especificações:
- Dê a essa etapa o nome de Etapa 1: Aprovação do gerente.
- Selecione Entre nesta etapa se... e selecione os critérios forem atendidos. Além disso, selecione aprovar registro para a opção outros.
- Defina os critérios do filtro para: Despesa: Valor maior ou igual a 50.
- Na opção Atribuir automaticamente aos aprovadores, selecione o gerente do usuário que envia a solicitação.
- Se for apropriado, escolha O delegado do aprovador também pode aprovar esta solicitação para autorizar o usuário no campo Aprovador delegado a aprovar solicitações.
- Crie uma etapa de aprovação chamada Etapa 2: Aprovação de vários VPs e especifique estes atributos.
- Use os critérios de filtro Despesa Valor maior ou igual a 5000.
- Selecione Atribuir automaticamente aos aprovadores e selecione dois usuários com papel de VP.
- Selecione a opção Requerer aprovação UNÂNIME de todos os aprovadores selecionados. A solicitação não será aprovada a menos que ambos os usuários designados a aprovem.
- Se for apropriado, escolha O delegado do aprovador também pode aprovar esta solicitação para autorizar o usuário no campo Aprovador delegado a aprovar solicitações.
- Escolha Executar APENAS as ações de rejeição desta etapa… de modo que a solicitação retorne ao gerente para alterações se um dos VPs a rejeitar.
- Crie uma etapa chamada Etapa 1: Aprovação do gerente com estas especificações:
Dica Considere a possibilidade de criar estas ações de aprovação final:
- Defina uma atualização de campo para alterar automaticamente o campo Status para “Aprovado”.
- Envie uma notificação de aprovação ao usuário que enviou o relatório de despesas.
- Para imprimir um cheque de reembolso, envie uma mensagem de saída para o sistema financeiro de back-office.
Finalize tudo:
- Depois de criar o processo de aprovação clássico, adicione a lista relacionada Histórico de aprovação ao layout de página do objeto Relatório de despesas.
- Considere a possibilidade de adicionar a lista relacionada Itens para aprovar aos seus layouts de página inicial personalizados. A lista relacionada mostra aos usuários todas as solicitações de aprovação que estão aguardando sua resposta.
- Se você tiver um sandbox, teste o processo de aprovação clássico e ative-o.
Este artigo resolveu seu problema?
Diga-nos para podermos melhorar!
