費用報告 Classic 批准流程範例

重要 請嘗試「流程批准流程」,這是傳統批准流程的現代替代方案。此新功能提供更有彈性和使用者易用的流程式介面,並可在記錄變更時觸發,並支援 Apex 擴充性和合規性與稽核追蹤的詳細記錄。它支援以資料和業務規則為基礎的動態路由,而不像是與特定物件繫結的「傳統批准流程」,並使用條件對流程提供有限的支援。透過「流程批准流程」,您可以監視提交的記錄,並快速識別瓶頸,讓您能看見批准工作流程的前所未有的狀況。而且,如同「傳統批准流程」,流程批准流程不會耗用自動化信用額或協調流程執行。

使用此範例為總部辦公室中的所有員工建立兩步驟費用報告 Classic 批准流程。此範例會指定自動批准低於 $50 的費用、$50 或 $50 以上的費用需要經理批准，而超過 $5,000 的費用則需要兩位 VP 的額外批准。此範例會醒目提示並列的 Classic 批准流程和「其他」選項。

準備您的組織：

建立 Classic 批准流程之前:

• 如果您還沒有追蹤費用的自訂物件，請建立命名為「費用報告」的自訂物件和索引標籤。新增適當的欄位，例如「金額」、「描述」、「狀態」、「開始日期」及「結束日期」。
• 在「辦公室位置」使用者物件上建立自訂欄位。指派「HQ」值給總部辦公室位置中的使用者。

建立 Classic 批准流程:

使用「費用報告」自訂物件建立 Classic 批准流程,並指定下列項目:

• 此 Classic 批准流程的篩選條件為「目前使用者:辦公室位置等於總部」。記錄必須符合此條件,才能提交至此傳統批准流程。
• 選擇「管理員」欄位作為下一位自動化批准者。
• 若要通知批准者已要求其批准，請建立電子郵件範本。若要將使用者導向 Salesforce 中的批准頁面時，請包含批准流程合併欄位。
• 選擇記錄擁有者或任何其他能夠提交費用報告的使用者。
• 建立這些批准步驟。
  1. 使用以下規格建立名為「步驟 1：管理員批准」的步驟：
     • 將此步驟命名為步驟 1：管理員批准 。
     • 選取「如果發生下列狀況，進入此步驟」，然後選擇「條件符合」。另外，針對「其他」選項選擇「批准記錄」。
     • 將篩選條件設定為：費用：金額大於或等於 50。
     • 在「自動指派給批准者」選項中，選取提交要求的使用者所屬的經理。
     • 如果您要允許「委派的批准者」欄位中的使用者批准要求，請選擇「亦可以批准者委派方式批准此要求」（如果適當的話）。
  2. 建立名為「步驟 2：多個 VP 批准」的批准步驟，並指定以下屬性。
     • 使用篩選條件費用金額大於或等於 5000。
     • 選擇「自動指派給批准者」，然後選擇兩位具有 VP 角色的使用者。
     • 選取「需要來自所有選取批准者的共同批准」選項。除非兩位指定的使用者都批准，否則不會批准要求。
     • 如果您要允許「委派的批准者」欄位中的使用者批准要求，請選擇「亦可以批准者委派方式批准此要求」（如果適當的話）。
     • 選擇「僅執行此步驟的拒絕動作...」如此要求就會在其中一位 VP 拒絕要求時返回經理以便進行變更。

小秘訣 請考慮建立這些最後批准動作：

• 定義欄位更新，以便將「狀態」欄位自動變更為「已批准」。
• 傳送批准通知給提交費用報告的使用者。
• 若要列印償還支票，請傳送輸出訊息給您的後端辦公室財務系統。

結束作業：

• 建立 Classic 批准流程後,請將「批准歷程記錄」相關清單新增至「費用報告」物件版面配置。
• 請考慮將「待批准的項目」相關清單新增至您的自訂首頁版面配置。相關清單會顯示正等待使用者回應的所有批准要求。
• 如果您有 Sandbox,請測試 Classic 批准流程,然後將其啟用。