Exemple de processus d'approbation de Job Candidates Classic

Important Essayez les processus d'approbation de flux, une alternative moderne aux processus d'approbation Classic. Cette nouvelle fonctionnalité offre une interface basée sur le flux plus flexible et conviviale. Elle peut se déclencher lors de modifications d'enregistrement, prenant en charge l'extensibilité Apex et la consignation détaillée pour les parcours de conformité et d'audit. Il prend en charge l'acheminement dynamique basé sur des données et des règles métiers, contrairement aux Processus d'approbation Classic, qui sont liés à des objets spécifiques et offrent une prise en charge limitée des processus en utilisant des conditions. Avec les processus d'approbation de flux, vous pouvez surveiller les enregistrements soumis et identifier rapidement les blocages, ce qui vous offre une visibilité sans précédent sur les workflows d'approbation. De la même façon que les processus d'approbation Classic, les processus d'approbation de flux ne consomment pas de crédits d'automatisation ni d'exécutions d'orchestration.

Préparez votre organisation :

Avant de créer le processus d'approbation classique :

• Si vous n'avez pas encore d'objet personnalisé pour suivre les candidats, créez un objet personnalisé et un onglet appelé Candidats. Ajoutez les champs appropriés, tels que Salaire, Offre étendue (case à cocher) et Date d'embauche.
• Pour notifier les approbateurs d'une demande d'approbation en attente, créez un modèle d'e-mail. Pour rediriger les utilisateurs vers la page d'approbation dans Salesforce, incluez des champs de fusion de processus d'approbation.

Créez le processus d'approbation Classic :

Créez un processus d'approbation classique dans l'objet personnalisé Candidat en utilisant les spécifications suivantes :

• Ne saisissez pas de critères de filtrage car vous souhaitez que toutes les offres soumises soient approuvées.
• Sélectionnez le champ Responsable comme approbateur automatique suivant.
• Sélectionnez le modèle d'e-mail que vous avez créé pour ce processus d'approbation classique.
• Choisissez le propriétaire de l'enregistrement ou tout autre utilisateur auquel vous souhaitez accorder la possibilité de soumettre des lettres d'offre.
• Créez les étapes d'approbation ci-dessous.
  1. Créez une étape intitulée Étape 1 : Approbation du responsable :
     • Aucun filtre n'est nécessaire car vous souhaitez que tous les enregistrements accèdent à cette étape.
     • Dans l'option Affecter automatiquement à des approbateurs, sélectionnez le responsable de l'utilisateur qui soumet la demande.
     • Si nécessaire, sélectionnez Le délégué de l'approbateur peut également approuver cette demande pour permettre à l'utilisateur qui figure dans le champ Approbateur délégué d'approuver les demandes.
  2. Créez une étape intitulée Étape 2 : Approbation du VP :
     • Aucun filtre n'est nécessaire car vous souhaitez que tous les enregistrements accèdent à cette étape.
     • Pour permettre au responsable de sélectionner le VP chargé de l'approbation de la demande, sélectionnez Laisser l'utilisateur sélectionner l'approbateur.
     • Si nécessaire, sélectionnez Le délégué de l'approbateur peut également approuver cette demande pour permettre à l'utilisateur qui figure dans le champ Approbateur délégué d'approuver les demandes.
     • Sélectionnez Effectuer UNIQUEMENT les actions de refus pour cette étape afin que la demande revienne au responsable pour qu'il apporte des modifications si le VP la refuse.
  3. Créez une étape intitulée Étape 3 : Approbation du directeur financier :
     • Aucun filtre n'est nécessaire car vous souhaitez que tous les enregistrements accèdent à cette étape.
     • Sélectionnez Affecter automatiquement à des approbateurs et le nom de votre directeur financier.
     • Si nécessaire, sélectionnez Le délégué de l'approbateur peut également approuver cette demande pour permettre à l'utilisateur qui figure dans le champ Approbateur délégué d'approuver les demandes.
     • Choisissez Effectuer toutes les actions de refus pour cette étape ET toutes les actions de refus final (Refus final) afin que les lettres d'offre refusées par le directeur financier soient définitivement rejetées.

Conseil

• Envisagez de créer les actions d'approbation finale suivantes :
  • Alerte par e-mail pour informer l'utilisateur qui a soumis la demande de lettre d'offre.
  • Mise à jour de champ pour sélectionner la case à cocher Offre étendue.
• Envisagez de créer cette action de refus final :
  • Alerte par e-mail pour notifier le responsable qu'aucune suite ne peut être donnée à l'offre.

Conclusion :

• Après avoir créé le processus d'approbation Classic, ajoutez la liste associée Historique des approbations à la présentation de page de l'objet Candidats.
• Vous pouvez ajouter la liste associée Éléments à approuver à vos présentations de vos page d'accueil personnalisées. La liste associée indique aux utilisateurs toutes les demandes d'approbation qui attendent leur réponse.
• Si vous avez une organisation sandbox, testez le processus d'approbation Classic, puis activez-le.