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Pasos de aprobaciĆ³n
Los pasos de aprobaciĆ³n requieren la interacciĆ³n del usuario y crear acciones de aprobaciĆ³n que los aprobadores o delegados asignados pueden completar de forma asĆncrona. Los aprobadores pueden completar revisiones sin ejecutar el flujo asociado, de modo que incluya solo acciones directamente relevantes para el elemento de trabajo de aprobaciĆ³n. Utilice un paso en segundo plano despuĆ©s del paso de aprobaciĆ³n para actualizar registros relacionados o enviar otras notificaciones.
Ediciones necesarias
| Vea ediciones compatibles para Procesos de aprobaciĆ³n de flujos. |
CuƔndo iniciar el paso
Para controlar cuĆ”ndo se inicia un paso de aprobaciĆ³n, seleccione una condiciĆ³n.
| CondiciĆ³n de paso | Requiere |
|---|---|
| Cuando se inicia la etapa, se inicia el paso | ā |
| Cuando se marca otro paso como Completado, el paso se inicia | El nombre del paso que se debe completar antes de que se pueda iniciar el paso |
| Cuando se cumplen los requisitos especificados, el paso se inicia | Hasta 10 requisitos que determinan si el paso puede iniciarse |
| Cuando el flujo de evaluaciĆ³n especificado devuelve Verdadero, el paso se inicia | El nombre del flujo de evaluaciĆ³n activo que determina si el paso puede iniciarse |
Seleccionar una acciĆ³n para ejecutar
Cada paso de aprobaciĆ³n estĆ” asociado con un flujo de pantalla activo. Un proceso de aprobaciĆ³n de flujo requiere que todos los flujos de pantalla llamados por pasos de aprobaciĆ³n contengan una variable de salida con el nombre y el tipo de datos especificados. Si falta la variable de salida requerida o contiene un valor no vĆ”lido, el proceso de aprobaciĆ³n de flujo asociado falla.
| Nombre | Obligatorio | DescripciĆ³n | Utilizado para |
|---|---|---|---|
| DecisiĆ³nAprobaciĆ³n | SĆ | Variable de texto que almacena el resultado de la revisiĆ³n. Los valores vĆ”lidos son Approve o Reject. |
Utilice el resultado approvalDecision del paso en condiciones en otros elementos del proceso de aprobaciĆ³n de flujo para determinar si se aprobĆ³ o se rechazĆ³ un paso. |
| comentariosAprobaciĆ³n | No | Variable de texto que almacena los comentarios del aprobador sobre la revisiĆ³n. | El campo Comentarios del elemento de trabajo de aprobaciĆ³n asociado se establece en el valor de esta variable de salida. |
CuƔndo completar el paso
Para controlar cuĆ”ndo se completa un paso de aprobaciĆ³n, seleccione una condiciĆ³n.
| CondiciĆ³n de paso | Requiere |
|---|---|
| Cuando el usuario asignado haya completado el flujo de pantalla, el paso se marca como Completado | ā |
| Cuando se cumplen los requisitos especificados, el paso se marca como Completado | Hasta 10 requisitos que determinan si el paso se puede completar |
| Cuando el flujo de evaluaciĆ³n especificado devuelve Verdadero, el paso se marca como Completado | El nombre del flujo de evaluaciĆ³n que determina si se puede completar el paso |
Tipos de asignaciĆ³n de pasos de aprobaciĆ³n
Cuando diseƱa un proceso de aprobaciĆ³n de flujo, asigne un paso de aprobaciĆ³n a un usuario, grupo o cola.
| Tipo | DescripciĆ³n |
|---|---|
| Usuario |
|
| Grupo |
|
| Cola |
|
| Recurso | El nombre de API de un recurso que contiene uno de estos elementos en tiempo de ejecuciĆ³n:
|
Sin aprobaciĆ³n unĆ”nime, la ejecuciĆ³n de orquestaciĆ³n aprueba o rechaza el paso despuĆ©s de que cualquier miembro complete el elemento de trabajo de aprobaciĆ³n.
Cuando asigna un paso de aprobaciĆ³n a un grupo, puede requerir que todos los miembros del grupo aprueben el paso. Con la aprobaciĆ³n unĆ”nime, la ejecuciĆ³n de orquestaciĆ³n crea y asigna un elemento de trabajo de aprobaciĆ³n a cada miembro del grupo. TambiĆ©n crea un elemento de trabajo de aprobaciĆ³n principal Ćŗnico asignado al grupo.
Cuando todos los miembros del grupo aprueban sus elementos de trabajo, la ejecuciĆ³n de orquestaciĆ³n establece el estado del elemento de trabajo principal como Aprobado. Luego establece el estado del paso de aprobaciĆ³n como Aprobado. Si cualquier miembro o delegado del grupo rechaza su elemento de trabajo secundario, la ejecuciĆ³n de orquestaciĆ³n establece inmediatamente todos los estados de elementos de trabajo de aprobaciĆ³n secundarios pendientes en Retirada. A continuaciĆ³n establece el estado del paso de aprobaciĆ³n como Rechazado.
Notificaciones predeterminadas por tipo de destinatario
En tiempo de ejecuciĆ³n, cuando la ejecuciĆ³n de orquestaciĆ³n crea o reasigna un elemento de trabajo de aprobaciĆ³n, todos los aprobadores asignados reciben emails de notificaciĆ³n. Si los aprobadores asignados tienen delegados, sus delegados tambiĆ©n reciben notificaciones por email.
| Destinatario de la notificaciĆ³n | NotificaciĆ³n predeterminada |
|---|---|
| Usuario interno asignado | NotificaciĆ³n por email personalizada con un vĆnculo a la pĆ”gina de registro interno del registro a revisar |
| Asignar pasos a los visitantes de sitios de Experience Cloud con credenciales | NotificaciĆ³n de email personalizada con un vĆnculo a la pĆ”gina de registro del registro para revisar del sitio de Experience Cloud en vivo mĆ”s antiguo del que son miembros |
| Grupo asignado o cola de usuarios internos (sin aprobaciĆ³n unĆ”nime) | NotificaciĆ³n general de email con un vĆnculo a la pĆ”gina interna de registro del registro a revisar |
| Grupo asignado de usuarios internos (con aprobaciĆ³n unĆ”nime) | NotificaciĆ³n por email personalizada con un vĆnculo a la pĆ”gina de registro interno del registro a revisar |
| Grupo asignado o cola de visitantes del sitio Aura o LWR con credenciales que son todos miembros del mismo sitio en vivo (sin aprobaciĆ³n unĆ”nime) | NotificaciĆ³n de email general con un vĆnculo a la pĆ”gina de registro del registro para revisar del sitio de Experience Cloud en vivo del que todos son miembros |
| Grupo o cola asignados de visitantes del sitio Aura o LWR con credenciales que son todos miembros del mismo sitio en vivo (con aprobaciĆ³n unĆ”nime) | NotificaciĆ³n de email personalizada con un vĆnculo a la pĆ”gina de registro del registro para revisar del sitio de Experience Cloud en vivo del que todos son miembros |
| Grupo o cola asignados de visitantes del sitio Aura o LWR con credenciales que son todos miembros de uno o mĆ”s sitios comunes en vivo (sin aprobaciĆ³n unĆ”nime) | NotificaciĆ³n de email general con un vĆnculo a la pĆ”gina de registro del registro para revisar del sitio de Experience Cloud en vivo mĆ”s antiguo del que todos son miembros |
| Grupo asignado de visitantes del sitio Aura o LWR con credenciales que son todos miembros de uno o mĆ”s sitios comunes en vivo (con aprobaciĆ³n unĆ”nime) | NotificaciĆ³n de email personalizada con un vĆnculo a la pĆ”gina de registro del registro para revisar del sitio de Experience Cloud en vivo mĆ”s antiguo del que son todos miembros |
| Grupo o cola asignados de visitantes del sitio Aura o LWR con credenciales que no tienen ningĆŗn sitio en vivo en comĆŗn (sin aprobaciĆ³n unĆ”nime) | NotificaciĆ³n general de email con un vĆnculo a la pĆ”gina interna de registro del registro a revisar El vĆnculo no es vĆ”lido para visitantes del sitio de Experience Cloud, porque no tienen acceso a pĆ”ginas internas. Pueden utilizar la pĆ”gina Lista de objetos de elementos de trabajo de aprobaciĆ³n para ver y acceder a sus elementos de trabajo asignados desde un sitio de Experience Cloud del que son miembros. |
| Grupo asignado de visitantes del sitio Aura o LWR con credenciales que no tienen ningĆŗn sitio en vivo en comĆŗn (con aprobaciĆ³n unĆ”nime) | NotificaciĆ³n por email personalizada con un vĆnculo a la pĆ”gina de registro interno del registro a revisar El vĆnculo no es vĆ”lido para visitantes del sitio de Experience Cloud, porque no tienen acceso a pĆ”ginas internas. Pueden utilizar la pĆ”gina Lista de objetos de elementos de trabajo de aprobaciĆ³n para ver y acceder a sus elementos de trabajo asignados desde un sitio de Experience Cloud del que son miembros. |
| Grupo o cola asignados de usuarios internos y visitantes del sitio Aura o LWR con credenciales (sin aprobaciĆ³n unĆ”nime) | NotificaciĆ³n general de email con un vĆnculo a la pĆ”gina interna de registro del registro a revisar El vĆnculo no es vĆ”lido para visitantes del sitio de Experience Cloud, porque no tienen acceso a pĆ”ginas internas. Pueden utilizar la pĆ”gina Lista de objetos de elementos de trabajo de aprobaciĆ³n para ver y acceder a sus elementos de trabajo asignados desde un sitio de Experience Cloud del que son miembros. |
| Grupo asignado de usuarios internos y visitantes del sitio Aura o LWR con credenciales (con aprobaciĆ³n unĆ”nime) | NotificaciĆ³n por email personalizada con un vĆnculo a la pĆ”gina de registro interno del registro a revisar El vĆnculo no es vĆ”lido para visitantes del sitio de Experience Cloud, porque no tienen acceso a pĆ”ginas internas. Pueden utilizar la pĆ”gina Lista de objetos de elementos de trabajo de aprobaciĆ³n para ver y acceder a sus elementos de trabajo asignados desde un sitio de Experience Cloud del que son miembros. |
| Usuario interno delegado | NotificaciĆ³n por email personalizada con un vĆnculo a la pĆ”gina de registro interno del registro que se va a revisar y un vĆnculo al elemento de trabajo de aprobaciĆ³n |
Los procesos de aprobaciĆ³n de flujos envĆan notificaciones por email desde la direcciĆ³n de email de usuario de proceso automatizado especificada en ConfiguraciĆ³n de automatizaciĆ³n de procesos. Si no especifica este parĆ”metro, Salesforce busca una direcciĆ³n de email de toda la organizaciĆ³n con el propĆ³sito DirecciĆ³n de no respuesta predeterminada. Si eso no existe, Salesforce utiliza cualquier direcciĆ³n de email de toda la organizaciĆ³n verificada. Si no existe ninguna direcciĆ³n de email de toda la organizaciĆ³n, Salesforce utiliza la direcciĆ³n de email del usuario que ejecuta el proceso de aprobaciĆ³n del flujo. Si la ejecuciĆ³n de orquestaciĆ³n asociada con el proceso de aprobaciĆ³n del flujo se ejecuta en contexto del sistema sin un usuario, Salesforce no envĆa el email. Consulte Configurar una direcciĆ³n de email de toda la organizaciĆ³n para procesos de aprobaciĆ³n de flujos.
PersonalizaciĆ³n de notificaciĆ³n de email de aprobaciĆ³n
Puede personalizar la notificaciĆ³n por email del aprobador. Cuando crea un email personalizado para un paso de aprobaciĆ³n, se envĆa a los aprobadores y sus delegados cuando se crea el elemento de trabajo. Para obtener mĆ”s informaciĆ³n sobre la personalizaciĆ³n de emails de notificaciĆ³n, consulte Emails de aprobador y delegado.
Si reasigna un elemento de trabajo de aprobaciĆ³n, las notificaciones predeterminadas se dirigen al nuevo aprobador y sus delegados. Las notificaciones predeterminadas se envĆan incluso cuando el paso de aprobaciĆ³n tiene una notificaciĆ³n por email personalizada.
Desactivar notificaciones de email de aprobaciĆ³n
Puede desactivar todas las notificaciones por email para aprobadores y sus delegados. Para gestionar la configuraciĆ³n de email para procesos de aprobaciĆ³n de flujos, consulte Gestionar notificaciones de email de aprobaciĆ³n. TambiĆ©n puede desactivar todas las notificaciones por email a aprobadores y sus delegados para un proceso de aprobaciĆ³n de flujo especĆfico. Para detener el envĆo de emails para un proceso de aprobaciĆ³n de flujo especĆfico, consulte Controlar emails aprobadores para un proceso de aprobaciĆ³n de flujo.
DĆ³nde completar el paso
Los aprobadores y sus delegados pueden completar sus elementos de trabajo asignados de mĆŗltiples formas. El modo en que los aprobadores y sus delegados completan los elementos de trabajo de aprobaciĆ³n depende de la configuraciĆ³n seleccionada.
| Disponibilidad | CĆ³mo completar elementos de trabajo de aprobaciĆ³n |
|---|---|
| Siempre disponible (predeterminado) |
|
| Cuando se selecciona Activar respuesta de aprobaciĆ³n de email en ConfiguraciĆ³n de automatizaciĆ³n de procesos | Desde email, respondiendo a la notificaciĆ³n por email con palabras clave especificadas. |
Las notificaciones por email informan a aprobadores, delegados y miembros de grupos o colas sobre elementos de trabajo asignados.
Un delegado de un aprobador asignado siempre recibe una notificaciĆ³n por email, pero la notificaciĆ³n en sĆ puede variar. El tipo de notificaciĆ³n depende de la configuraciĆ³n de email del paso de aprobaciĆ³n y si el elemento de trabajo estĆ” asignado o reasignado.
El parĆ”metro Activar automatizaciĆ³n de procesos de respuesta de aprobaciĆ³n de email tambiĆ©n controla las notificaciones a miembros de grupos y colas. El tipo de notificaciĆ³n depende de la configuraciĆ³n de email del paso de aprobaciĆ³n y si el elemento de trabajo de aprobaciĆ³n asociado se estĆ” asignando o reasignando.
No puede reasignar elementos de trabajo de aprobaciĆ³n desde pasos de aprobaciĆ³n que requieren aprobaciĆ³n unĆ”nime. Con la aprobaciĆ³n unĆ”nime, cada miembro del grupo asignado al paso de aprobaciĆ³n recibe una notificaciĆ³n personalizada. Para el comportamiento de notificaciĆ³n de aprobaciĆ³n unĆ”nime, consulte Elementos de trabajo de aprobaciĆ³n y Elementos de trabajo de orquestaciĆ³n.
| ConfiguraciĆ³n | Campo de email | Estado de asignaciĆ³n | NotificaciĆ³n recibida |
|---|---|---|---|
|
Para | Asignado | Cada miembro recibe su propia versiĆ³n de la notificaciĆ³n por email del aprobador predeterminada. |
| Reasignada | Cada miembro recibe su propia versiĆ³n de la notificaciĆ³n por email del aprobador predeterminada. | ||
|
Para | Asignado | Cada miembro recibe su propia versiĆ³n de la notificaciĆ³n por email del aprobador del paso de aprobaciĆ³n. |
| Reasignada | Cada miembro recibe su propia versiĆ³n de la notificaciĆ³n por email del aprobador predeterminada. | ||
|
BCC | Asignado | Cada miembro recibe una copia de la notificaciĆ³n por email del aprobador predeterminada. |
| Reasignada | Cada miembro recibe una copia de la notificaciĆ³n por email del aprobador predeterminada. | ||
|
BCC | Asignado | Cada miembro recibe una copia de la notificaciĆ³n por email personalizada del paso de aprobaciĆ³n. |
| Reasignada | Cada miembro recibe una copia de la notificaciĆ³n por email del aprobador predeterminada. |
Contexto de ejecuciĆ³n de una acciĆ³n llamada por un paso de aprobaciĆ³n
Un flujo de pantalla activo llamado por un paso de aprobaciĆ³n se ejecuta en el contexto de la persona que lo estĆ” completando.
