Étapes d'approbation
Les étapes d'approbation nécessitent l'interaction des utilisateurs et créent des actions d'approbation que les approbateurs ou délégués attribués peuvent exécuter de façon asynchrone. Les approbateurs peuvent effectuer des examens sans exécuter le flux associé. Par conséquent, incluez uniquement les actions qui se rapportent directement à l'élément de travail d'approbation. Utilisez une étape en arrière-plan après l'étape d'approbation pour mettre à jour les enregistrements associés ou envoyer d'autres notifications.
Éditions requises
| Afficher les éditions prises en charge pour les processus d'approbation de flux. |
Quand démarrer l'étape
Pour contrôler le démarrage d'une étape d'approbation, sélectionnez une condition.
| Condition d'étape | Nécessite |
|---|---|
| Lorsque la phase démarre, l'étape démarre | — |
| Lorsqu'une autre étape est marquée Terminé, l'étape démarre | Le nom de l'étape qui doit être terminée avant le démarrage de l'étape |
| Lorsque les exigences spécifiées sont remplies, l'étape démarre | Jusqu'à 10 exigences qui déterminent si l'étape peut démarrer |
| Lorsque le flux d'évaluation spécifié renvoie True, l'étape démarre | Le nom du flux d'évaluation actif qui détermine si l'étape peut démarrer |
Sélection d'une action à exécuter
Chaque étape d'approbation est associée à un flux d'écran actif. Un processus d'approbation de flux nécessite que tous les flux d'écran appelés par des étapes d'approbation contiennent une variable de sortie avec le nom et le type de données spécifiés. Si la variable de sortie requise est manquante ou contient une valeur non valide, le processus d'approbation de flux associé échoue.
| Nom | Requise | Description | Utilisé pour |
|---|---|---|---|
| approvalDecision | Oui | Une variable de texte qui stocke le résultat de l'examen. Les valeurs valides sont Approve ou Reject. |
Utilisez la sortie ApprovalDecision de l'étape dans des conditions d'autres éléments du processus d'approbation de flux afin de déterminer si une étape a été approuvée ou rejetée. |
| approvalComments | Non | Une variable de texte qui stocke les commentaires de l'approbateur sur l'examen. | Le champ Commentaires de l'élément de travail d'approbation associé est défini sur la valeur de cette variable de sortie. |
Quand terminer l'étape
Pour contrôler quand une étape d'approbation est terminée, sélectionnez une condition.
| Condition d'étape | Nécessite |
|---|---|
| Lorsque l'utilisateur attribué a terminé le flux d'écran, l'étape est marquée Terminé | — |
| Lorsque les exigences spécifiées sont remplies, l'étape est marquée Terminé | Jusqu'à 10 exigences qui déterminent si l'étape peut être terminée |
| Lorsque le flux d'évaluation spécifié renvoie True, l'étape est marquée Terminé | Le nom du flux d'évaluation qui détermine si l'étape peut être terminée |
Types d'attribution d'étape d'approbation
Lorsque vous concevez un processus d'approbation de flux, attribuez une étape d'approbation à un utilisateur, un groupe ou une file d'attente.
| Type | Description |
|---|---|
| Utilisateur |
|
| Groupe |
|
| File d'attente |
|
| Ressource | Le nom d'API d'une ressource qui contient l'un des éléments suivants à l'exécution :
|
Sans approbation unanime, l'exécution d'orchestration approuve ou rejette l'étape lorsqu'un membre termine l'élément de travail d'approbation.
Lorsque vous attribuez une étape d'approbation à un groupe, vous pouvez demander à tous les membres du groupe d'approuver l'étape. Avec l'approbation unanime, l'exécution d'orchestration crée et attribue un élément de travail d'approbation à chaque membre du groupe. Il crée également un élément de travail d'approbation parent unique attribué au groupe.
Lorsque tous les membres du groupe approuvent leurs éléments de travail, l'exécution d'orchestration définit le statut de l'élément de travail parent sur Approuvé. Il définit ensuite le statut de l'étape d'approbation sur Approuvé. Si un membre du groupe ou un délégué refuse son élément de travail enfant, l'exécution d'orchestration définit immédiatement tous les statuts d'élément de travail d'approbation enfant en attente sur Retiré. Il définit ensuite le statut de l'étape d'approbation sur Rejeté.
Notifications par défaut par type de destinataire
À l'exécution, lorsque l'exécution d'orchestration crée ou réattribue un élément de travail d'approbation, tous les approbateurs attribués reçoivent des e-mails de notification. Si les approbateurs attribués ont des délégués, leurs délégués reçoivent également des notifications par e-mail.
| Destinataire de la notification | Notification par défaut |
|---|---|
| Utilisateur interne attribué | Notification par e-mail personnalisée avec un lien vers la page d'enregistrement interne de l'enregistrement à vérifier |
| Visiteur de site Experience Cloud accrédité attribué | Notification par e-mail personnalisée avec un lien vers la page d'enregistrement de l'enregistrement à réviser du plus ancien site Experience Cloud live dont ils sont membres |
| Groupe attribué ou file d'attente d'utilisateurs internes (sans approbation unanime) | Notification générale par e-mail avec un lien vers la page d'enregistrement interne de l'enregistrement à consulter |
| Groupe d'utilisateurs internes attribué (avec approbation unanime) | Notification par e-mail personnalisée avec un lien vers la page d'enregistrement interne de l'enregistrement à vérifier |
| Groupe attribué ou file d'attente de visiteurs de site Aura ou LWR accrédités qui sont tous membres du même site en ligne (sans approbation unanime) | Notification par e-mail générale avec un lien vers la page d'enregistrement de l'enregistrement à réviser du site Experience Cloud live dont ils sont tous membres |
| Groupe attribué ou file d'attente de visiteurs de site Aura ou LWR accrédités qui sont tous membres du même site live (avec approbation unanime) | Notification par e-mail personnalisée avec un lien vers la page d'enregistrement de l'enregistrement à consulter sur le site Experience Cloud live dont ils sont tous membres |
| Groupe attribué ou file d'attente de visiteurs de site Aura ou LWR accrédités qui sont tous membres d'un ou de plusieurs sites communs en direct (sans approbation unanime) | Notification par e-mail générale avec un lien vers la page d'enregistrement de l'enregistrement à réviser du plus ancien site Experience Cloud live dont ils sont tous membres |
| Groupe attribué de visiteurs de site Aura ou LWR accrédités qui sont tous membres d'un ou de plusieurs sites communs en direct (avec approbation unanime) | Notification par e-mail personnalisée avec un lien vers la page d'enregistrement de l'enregistrement à réviser du plus ancien site Experience Cloud live dont ils sont tous membres |
| Groupe attribué ou file d'attente de visiteurs de site Aura ou LWR accrédités qui n'ont aucun site live en commun (sans approbation unanime) | Notification générale par e-mail avec un lien vers la page d'enregistrement interne de l'enregistrement à consulter Le lien n'est pas valide pour les visiteurs de site Experience Cloud, car ils n'ont pas accès aux pages internes. Ils peuvent utiliser la page Liste d'objets d'élément de travail d'approbation pour afficher et accéder aux éléments de travail qui leur ont été attribués à partir d'un site Experience Cloud dont ils sont membres. |
| Groupe attribué de visiteurs de site Aura ou LWR accrédités qui n'ont aucun site live en commun (avec approbation unanime) | Notification par e-mail personnalisée avec un lien vers la page d'enregistrement interne de l'enregistrement à vérifier Le lien n'est pas valide pour les visiteurs de site Experience Cloud, car ils n'ont pas accès aux pages internes. Ils peuvent utiliser la page Liste d'objets d'élément de travail d'approbation pour afficher et accéder aux éléments de travail qui leur ont été attribués à partir d'un site Experience Cloud dont ils sont membres. |
| Groupe attribué ou file d'attente d'utilisateurs internes et visiteurs de site Aura ou LWR accrédités (sans approbation unanime) | Notification générale par e-mail avec un lien vers la page d'enregistrement interne de l'enregistrement à consulter Le lien n'est pas valide pour les visiteurs de site Experience Cloud, car ils n'ont pas accès aux pages internes. Ils peuvent utiliser la page Liste d'objets d'élément de travail d'approbation pour afficher et accéder aux éléments de travail qui leur ont été attribués à partir d'un site Experience Cloud dont ils sont membres. |
| Groupe d'utilisateurs internes attribué et visiteurs de site Aura ou LWR accrédités (avec approbation unanime) | Notification par e-mail personnalisée avec un lien vers la page d'enregistrement interne de l'enregistrement à vérifier Le lien n'est pas valide pour les visiteurs de site Experience Cloud, car ils n'ont pas accès aux pages internes. Ils peuvent utiliser la page Liste d'objets d'élément de travail d'approbation pour afficher et accéder aux éléments de travail qui leur ont été attribués à partir d'un site Experience Cloud dont ils sont membres. |
| Utilisateur interne délégué | Notification par e-mail personnalisée avec un lien vers la page d'enregistrement interne de l'enregistrement à réviser et un lien vers l'élément de travail d'approbation |
Les processus d'approbation de flux envoient des notifications par e-mail depuis l'adresse e-mail de l'utilisateur du processus automatisé spécifiée dans Paramètres d'automatisation des processus. Si vous ne spécifiez pas ce paramètre, Salesforce recherche une adresse e-mail d'organisation avec l'option Adresse Ne pas répondre par défaut. Si elle n'existe pas, Salesforce utilise n'importe quelle adresse e-mail vérifiée de l'organisation. Si aucune adresse e-mail de l'organisation n'existe, Salesforce utilise l'adresse e-mail de l'utilisateur qui exécute le processus d'approbation de flux. Si l'exécution d'orchestration associée au processus d'approbation de flux est exécutée dans le contexte système sans utilisateur, Salesforce n'envoie pas l'e-mail. Consultez Configuration d'une adresse e-mail d'organisation pour les processus d'approbation de flux.
Personnalisation de la notification par e-mail d'approbation
Vous pouvez personnaliser la notification par e-mail de l'approbateur. Lorsque vous créez un e-mail personnalisé pour une étape d'approbation, il est envoyé aux approbateurs et à leurs délégués lors de la création de l'élément de travail. Pour plus d'informations sur la personnalisation des e-mails de notification, consultez Approbateur et délégué des e-mails.
Si vous réattribuez un élément de travail d'approbation, les notifications par défaut sont envoyées au nouvel approbateur et à ses délégués. Les notifications par défaut sont envoyées même lorsque l'étape d'approbation contient une notification par e-mail personnalisée.
Désactivation des notifications par e-mail d'approbation
Vous pouvez désactiver toutes les notifications par e-mail aux approbateurs et à leurs délégués. Pour gérer les paramètres de messagerie des processus d'approbation de flux, consultez Gestion des notifications par e-mail d'approbation. Vous pouvez également désactiver toutes les notifications par e-mail aux approbateurs et à leurs délégués pour un processus d'approbation de flux spécifique. Pour arrêter d'envoyer des e-mails pour un processus d'approbation de flux spécifique, consultez Contrôle des e-mails d'approbateur pour un processus d'approbation de flux.
Où terminer l'étape
Les approbateurs et leurs délégués peuvent réaliser les éléments de travail qui leur ont été attribués de plusieurs façons. La façon dont les approbateurs et leurs délégués réalisent les éléments de travail d'approbation dépend des paramètres sélectionnés.
| Disponibilité | Comment réaliser des éléments de travail d'approbation |
|---|---|
| Toujours disponible (par défaut) |
|
| Lorsque l'option Activer la réponse d'approbation par e-mail dans Paramètres d'automatisation des processus est sélectionnée | Depuis l'e-mail, en répondant à la notification par e-mail avec des mots-clés spécifiés. |
Les notifications par e-mail informent les approbateurs, les délégués et les membres de groupe ou de file d'attente des éléments de travail attribués.
Un délégué d'un approbateur attribué reçoit toujours une notification par e-mail, mais la notification elle-même peut varier. Le type de notification dépend de la configuration de l'e-mail de l'étape d'approbation et de l'attribution ou de la réattribution de l'élément de travail.
Le paramètre Activer l'automatisation des processus de réponse à l'approbation par e-mail contrôle également les notifications aux membres du groupe et de la file d'attente. Le type de notification dépend de la configuration de l'e-mail de l'étape d'approbation et de l'attribution ou de la réattribution de l'élément de travail d'approbation associé.
Vous ne pouvez pas réattribuer des éléments de travail d'approbation à partir d'étapes d'approbation qui nécessitent une approbation unanime. Avec l'approbation unanime, chaque membre du groupe attribué à l'étape d'approbation reçoit une notification personnalisée. Pour le comportement de notification d'approbation unanime, consultez Éléments de travail d'approbation et Éléments de travail d'orchestration.
| Configuration | Champ d'e-mail | Statut d'attribution | Notification reçue |
|---|---|---|---|
|
À | Attribué | Chaque membre reçoit sa propre version de la notification par e-mail de l'approbateur par défaut. |
| Réattribué | Chaque membre reçoit sa propre version de la notification par e-mail de l'approbateur par défaut. | ||
|
À | Attribué | Chaque membre reçoit sa propre version de la notification par e-mail d'approbateur de l'étape d'approbation. |
| Réattribué | Chaque membre reçoit sa propre version de la notification par e-mail de l'approbateur par défaut. | ||
|
BCC | Attribué | Chaque membre reçoit une copie de la notification par e-mail de l'approbateur par défaut. |
| Réattribué | Chaque membre reçoit une copie de la notification par e-mail de l'approbateur par défaut. | ||
|
BCC | Attribué | Chaque membre reçoit une copie de la notification par e-mail personnalisée de l'étape d'approbation. |
| Réattribué | Chaque membre reçoit une copie de la notification par e-mail de l'approbateur par défaut. |
Contexte d'exécution d'une action appelée par une étape d'approbation
Un flux d'écran actif appelé par une étape d'approbation est exécuté dans le contexte de la personne qui le termine.
