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Automatizar processos comerciais
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            Atualizar registros e enviar lembretes em um exemplo de agenda

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            3. Automatizar processos comerciais

            Atualizar registros e enviar lembretes em um exemplo de agenda

            Este exemplo cria fluxos acionados por agenda que atualizam automaticamente registros e enviam notificações a contatos com base em sua agenda de negócios. Use fluxos para substituir processos manuais, como rastreamento de planilha, por fluxos de trabalho automatizados que verificam o status do registro, enviam lembretes oportunos e atualizam dados quando as condições são atendidas. Esse método mantém a precisão dos dados e a comunicação oportuna com o cliente enquanto reduz o trabalho manual.

            Edições obrigatórias

            Exibir edições com suporte.
            Permissões necessárias ao usuário
            Para abrir, editar, criar, ativar ou desativar um fluxo usando todos os tipos de fluxo, elementos e recursos disponíveis no Flow Builder, incluindo Einstein e Agentforce para Fluxo: Gerenciar fluxo

            O fluxo verifica se as associações expiraram e lembra os clientes de renovar um mês antes de uma associação terminar. Ele envia um lembrete final uma semana antes da expiração. Se o cliente não renovar até a data de expiração, o fluxo definirá o status da associação como inativo. Use os dados de associação mais precisos para criar relatórios e orientar decisões de negócios.

            Veja este vídeo em uma guia separada.

            Criar um objeto personalizado

            Crie um objeto personalizado para conter informações sobre a associação de um contato. Os campos de registro de associação incluem o contato relacionado, o status da associação e a data em que a associação foi ativada.

            Saiba mais sobre como criar objetos personalizados em Criar um objeto personalizado.

            1. Abrir Gerenciador de objetos
              • Em Configuração, clique em Gerenciador de objetos.
              • Em um registro ou página inicial, clique em Ícone de engrenagem indicando Configuração para abrir a configuração e selecione Editar objeto.
            2. Crie um objeto personalizado chamado Associação.
              1. Clique em Criar e depois em Objeto personalizado.
              2. Para Rótulo, insira Associação e para Rótulo no plural, insira Associações.
              3. Antes de salvar o objeto personalizado, em Opções de criação de objeto (disponível apenas quando o objeto personalizado é criado pela primeira vez), selecione Iniciar novo assistente de guia personalizada.
              4. Clique em Salvar.
                A tela Guias é aberta.
              5. Para Estilo da guia, clique na lupa e, em seguida, clique em Formulário.
              6. Use as configurações padrão e clique em Avançar até que você possa salvar o novo objeto.
                O objeto é aberto no Gerenciador de objetos.
              7. Clique em Salvar.
            3. Adicione um campo de pesquisa ao objeto Associação chamado Contato.
              Esse campo cria um relacionamento entre um registro de contato e um registro de associação.
              1. Selecione Campos e relacionamentos e clique em Novo.
              2. Selecione Relacionamento de pesquisa e clique em Avançar.
              3. Para Relacionado a, selecione Contato.
              4. Clique em Avançar.
              5. Use as configurações padrão e clique em Avançar até salvar o campo.

                Se Nome do campo estiver em branco, insira Contact.

              6. Clique em Salvar e novo.
                Uma nova janela de campo é aberta.
            4. Adicione um campo de lista de opções ao objeto Associação chamado Status da associação.
              1. Selecione Lista de opções e clique em Avançar.
              2. Para Rótulo do campo, insira Status de associação e clique em Avançar.
              3. Para Valores, selecione Insira valores, cada valor sendo separado por uma nova linha.
              4. Na caixa de texto, insira estes valores em linhas separadas: Ativo e Inativo.
              5. Use as configurações padrão e clique em Avançar até salvar o campo.
              6. Clique em Salvar e novo.
                Uma nova janela de campo é aberta.
            5. Adicione um campo de data ao objeto Associação chamado Data de expiração.
              1. Selecione Data e clique em Avançar.
              2. Para Rótulo do campo, insira Data de expiração e clique em Avançar.
              3. Use as configurações padrão e clique em Avançar até salvar o campo.
              4. Clique em Salvar.
              Gerenciador de objetos aberto com Campos e relacionamentos selecionado mostrando o campo Nome da associação.

            Criar o fluxo

            Crie o fluxo que atualiza os registros de associação e verifica se as associações expiram a cada dia. O fluxo envia lembretes de renovação em 30 dias e sete dias antes da expiração.

            1. Abra o modo de exibição de lista Fluxos.
              • Em Configuração, na caixa Busca rápida, insira Fluxos e selecione Fluxos.
              • No aplicativo Automação, selecione a guia Fluxos.
              • Na guia Fluxos em qualquer aplicativo do Lightning, clique no menu de ações e selecione Abrir fluxo.
            2. Crie um fluxo acionado por programação.
              • No aplicativo Automação, clique em Novo | Automações agendadas | Fluxo acionado por agenda .
              • Em Configuração, clique em Novo fluxo | Automações agendadas | Fluxo acionado por agenda
              O novo fluxo acionado por agenda é aberto no Flow Builder.
            3. Configure o elemento Iniciar.
              1. Para Data de início, selecione a data de hoje.
              2. Para Hora de início, selecione 10:00 PM.
                Recomendamos agendar o fluxo para execução fora do horário de pico para minimizar o impacto sobre os recursos do sistema.
              3. Para Frequência, selecione Diário.
                Isso define uma agenda para que o fluxo seja executado todos os dias às 10h, começando hoje.
              4. No elemento Iniciar, clique em Escolher objeto.
              5. Para Objeto, selecione Associação.
              6. Na seção Requisitos da condição, para Campo selecione Status de ativação e para Valor, selecione Ativo.
                Isso configura o fluxo para verificar todos os registros de associação ativos um por vez. Cada registro de associação que atende aos critérios recebe um email.
            4. Adicione e configure um elemento Decisão.
              Esta etapa determina se a data de expiração está a 30 dias, a 7 dias ou hoje. Dependendo da data, o fluxo executa diferentes tarefas. Cada resultado da decisão envia registros em um caminho diferente.
              1. Clique em Ícone de mais usado para adicionar um elemento ou ação. e selecione Decisão.
              2. Para Selecionar lógica de decisão, selecione Definir manualmente (padrão).
              3. Para Rótulo, insira Quanto tempo até a expiração? e deixe o preenchimento automático do nome da API.
              4. Configure o resultado da primeira decisão. Na seção Detalhes do resultado, para Rótulo do resultado, insira 30 dias. Deixe o preenchimento automático do nome da API.
              5. Crie uma fórmula que verifique se a associação expira em 30 dias. Clique na caixa de texto Recurso e selecione Novo recurso. Para Tipo de recurso, selecione Fórmula e clique em Concluído. Para Nome da API, insira ExpiresIn30Days e, para Tipo de dados, selecione Booleano. Para Fórmula, clique Inserir um recurso | Acionar associação | Data de expiração em e insira =TODAY()+30. Então clique em Concluído.
                Recurso de fórmula
                Esse resultado da decisão verifica se a associação expira em 30 dias. Registros de associação que cumprem os critérios seguem esse caminho. O contato relacionado recebe um email informando que sua associação expira em 30 dias. Você configura a atualização de email e registro posteriormente nesse caminho.
              6. Crie o segundo resultado da decisão. Clique em Ícone de mais para um novo resultado.. Na seção Detalhes do resultado, para Rótulo, insira 7 dias. Deixe o preenchimento automático do nome da API.
              7. Crie uma fórmula que verifique se a associação expira em sete dias. Clique na caixa de texto Recurso e selecione Novo recurso. Para Tipo de recurso, selecione Fórmula e clique em Concluído. Para Nome da API, insira ExpiresIn7Days e, para Tipo de dados, selecione Booleano. Para Fórmula, clique Inserir um recurso | Acionar associação | Data de expiração em e insira =TODAY()+7. Então clique em Concluído.
                Esse resultado da decisão verifica se a associação expira em sete dias. Registros de associação que cumprem os critérios seguem esse caminho. O contato relacionado recebe um email informando que sua associação expira em sete dias. Você configura a atualização de email e registro posteriormente nesse caminho.
              8. Configure o terceiro resultado da decisão. Clique em Ícone de mais para um novo resultado.. Na seção Detalhes do resultado, para Rótulo, insira 0 dias. Deixe o preenchimento automático do nome da API.
              9. Crie uma fórmula que verifique se a associação expira no dia em que o fluxo é executado. Clique na caixa de texto Recurso e selecione Novo recurso. Para Tipo de recurso, selecione Fórmula e clique em Concluído. Para Nome da API, insira ExpiresToday e, para Tipo de dados, selecione Booleano. Para Fórmula, clique Inserir um recurso | Acionar associação | Data de expiração em e insira =TODAY(). Então clique em Concluído.
                Esse resultado da decisão verifica se a associação expira no dia da execução do fluxo. Registros de associação que cumprem os critérios seguem esse caminho. O status da associação é definido como Inativo, indicando que a associação expirou sem renovação. Você configura a atualização de registro posteriormente nesse caminho.
              10. Para o resultado rotulado como Resultado padrão, altere o rótulo para Todos os outros.
                Esse caminho é para registros que entram no fluxo, mas não cumprem os critérios de nenhum dos resultados. O caminho não realiza nenhuma ação com os registros.
              Configuração do elemento de decisão com três resultados.
            5. Adicione e configure um elemento de ação Enviar email no caminho de 30 dias.
              Esta etapa envia um email para o contato relacionado de uma associação informando que a associação expira em 30 dias.
              1. Clique em Ícone de mais usado para adicionar um elemento ou ação. e selecione Ação.
                Uma lista de ações disponíveis é aberta.
              2. Na barra de pesquisa, insira Enviar email e selecione Enviar email.
              3. Para Rótulo, insira Enviar email de lembrete de 30 dias e use o nome de API padrão: Send_30_Day_Reminder_Email.
              4. Para o valor Lista de endereços de destinatário, selecione Acionar associação, selecione o ícone Contato com um ícone de área de transferência ao lado dele e selecione Email.
                Esta etapa associa o destinatário do email ao registro de contato relacionado à associação em que o fluxo está trabalhando no momento.
              5. Selecione Compor conteúdo de email.
              6. Para Assunto, insira Sua inscrição expira em 30 dias!
              7. Para Corpo, insira Sua inscrição expira em 30 dias! Não se esqueça de renovar para continuar a desfrutar dos seus benefícios!
                Neste exemplo, o corpo do email é simples. Para obter os resultados mais eficientes, personalize o email com campos de mesclagem, como um campo de mesclagem de primeiro nome. Clique em Inserir um recurso e selecione Acionar associação | o Contato que tem uma área de transferência ao lado dele | Primeiro nome.
              8. Para Corpo formatado em rich text, selecione Verdadeiro.
              Painel de ação Enviar email mostrando a seção Configurar conteúdo de email com Assunto, Corpo e Corpo formatado em rich text preenchidos.
            6. Copie a ação Enviar email do caminho de 30 dias e cole-a no caminho de sete dias e configure-a.
              Esta etapa envia um email para o contato relacionado de uma associação informando que a associação expira em sete dias.
              1. Clique nos 3 pontos no elemento Enviar email de lembrete de 30 dias e clique em Copiar elemento.
              2. No caminho de 7 dias, clique em Ícone de mais usado para adicionar um elemento ou ação. e selecione Colar 1 elemento.
              3. Atualize o elemento Enviar email colado, substituindo 30 por 7 no Rótulo, Nome da API, Assunto e Corpo.
            7. Adicione e configure um elemento Atualizar registros no caminho de 0 dias.
              Esta etapa atualiza o status da associação para Inativo.
              1. No caminho de 0 dias, clique em Ícone de mais usado para adicionar um elemento ou ação. e selecione Atualizar registros.
              2. Para Rótulo, insira Atualizar para inativo e deixe o nome da API ser preenchido automaticamente.
              3. Para Como localizar registros para atualizar e definir seus valores, selecione Usar a variável global $Record de associação.
                Esta etapa identifica o registro a ser atualizado como o registro de associação em que o fluxo está trabalhando no momento.
              4. Na seção Definir valores de campo para o Registro de associação, para Campo, selecione Status de associação e para valor, selecione Inativo.
            8. Salve o fluxo e dê a ele um nome descritivo, como Atualizar registros de associação e Enviar lembretes de renovação em uma agenda.
              1. Teste seu fluxo usando informações de amostra.
              2. Clique em Ativar.
              Fluxo acionado por agenda com elementos configurados das instruções nesta seção.

            O fluxo verifica todas as associações todos os dias, então atualiza um por um os registros que devem ser atualizados e envia lembretes a contatos relacionados quando necessário.

             
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