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Automatizar sus procesos de negocio
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            Crear un flujo desencadenado por registro después de guardar sencillo

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            Crear un flujo desencadenado por registro después de guardar sencillo

            Aprenda cómo crear un flujo desencadenado por registro después de guardar que crea automáticamente un registro. Este ejemplo crea una tarea de seguimiento siempre que un usuario crea un registro de prospecto, garantizando que su equipo nunca se pierda un siguiente paso importante.

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            Para abrir, modificar, crear, activar o desactivar un flujo utilizando todos los tipos de flujo, elementos y funciones disponibles en Flow Builder, incluyendo Einstein y Agentforce for Flow: Gestionar flujo

            Un nuevo prospecto requiere seguimiento porque es solo el comienzo de la relación con el cliente. Después de crear un prospecto, suele haber trabajo de seguimiento por hacer, como hacer contacto con el prospecto, programar una llamada de introducción o enviar una nota de agradecimiento después de una llamada.

            En vez de crear manualmente estas tareas cada vez, ejecute un flujo que las cree automáticamente. Siempre que un usuario crea un prospecto, su flujo crea una tarea asignada al propietario del prospecto con un recordatorio de seguimiento con el prospecto.

            Este ejemplo utiliza el flujo después del guardado porque está creando un registro (la tarea), que requiere que el prospecto se guarde primero de modo que tenga un Id. de registro. Necesita el Id. de registro de prospecto para vincular la tarea al propietario del prospecto.

            Crear un flujo desencadenado por registro

            1. Abra la vista de lista Flujos.
              • En Configuración, en el cuadro Búsqueda rápida, ingrese Flujos y luego seleccione Flujos.
              • Desde la aplicación Automatización, seleccione la ficha Flujos.
              • Desde la ficha Flujos en cualquier aplicación Lightning, haga clic en el menú de acciones y seleccione Abrir flujo.
            2. Cree un flujo desencadenado por registro.
              1. Desde la aplicación Automatización Lightning, haga clic en Nuevo. Seleccione el mosaico Automatizaciones desencadenadas y luego seleccione el mosaico Flujo desencadenado por registro.
              2. Desde Configuración, haga clic en Nuevo flujo, seleccione el mosaico Automatizaciones desencadenadas y luego seleccione el mosaico Flujo desencadenado por registro.
              Se abre el panel Configurar inicio.

            Especificar cuándo se ejecuta su flujo

            Desea que el flujo se ejecute cuando se cree un prospecto. Para realizar un seguimiento con el prospecto, necesita un email o un número de teléfono.

            Configure cuándo desea que se ejecute su flujo.
            1. En el panel Configurar inicio, para Objeto, seleccione Prospecto.
            2. Para Desencadenar el flujo cuando, seleccione Se crea un registro.
              Para evitar que el flujo se ejecute cuando el nuevo prospecto no tiene ninguna información de contacto, agregue condiciones al elemento Inicio.
            3. En la sección Establecer condiciones de entrada, para Requisitos de condición, seleccione Se cumple cualquier condición (OR).
              La opción Se cumple cualquier condición (OR) significa que solo se debe cumplir una de las condiciones. El flujo se ejecuta si el prospecto tiene una dirección de email, un número de teléfono o ambos.
            4. En Campo, seleccione Email.
            5. En Operador, seleccione Es nulo.
              Nulo significa que no hay valor.
            6. Para Valor, seleccione Falso.
            7. Haga clic en + Agregar condición.
              Ahora, agregue la condición para el número de teléfono.
            8. Para Campo, seleccione Teléfono.
            9. En Operador, seleccione Es nulo.
            10. Para Valor, seleccione Falso.
            11. Para Optimizar el flujo, seleccione el mosaico Acciones y registros relacionados.
              La opción Acción y registro relacionado es la opción que la convierte en un flujo después de guardar.

            El elemento start tiene este aspecto.

            Elemento Inicio rellenado para comenzar cuando se crea un prospecto

            Crear una tarea con un elemento Crear registros

            El elemento Crear registros es el modo en que crea registros en un flujo. Usted especifica qué tipo de registro crear y rellenar sus valores de campo.

            1. Cree una tarea con un elemento Crear registros.
              1. Haga clic en Icono Agregar elemento más y seleccione Crear registros.
                Se abre el panel Crear registros.
              2. Para Etiqueta, ingrese Crear tarea de seguimiento.
                El nombre de API se rellena automáticamente basándose en su etiqueta.
              3. Para Descripción, ingrese Crea una tarea para que el propietario del prospecto realice un seguimiento con el prospecto.
              4. Para Cómo establecer valores de campo de registro, seleccione Manualmente.

                Este paso le proporciona el control completo sobre qué campos rellenar y qué valores establecer.

              5. Para Objeto, seleccione Tarea.

                Este paso indica a Salesforce que está creando un registro de tarea.

              6. En la sección Establecer valores de campo para la tarea, en Campo, busque y seleccione Asignado a Id..
              7. Para Valor, busque y seleccione Prospecto desencadenante y luego busque y seleccione Id. de propietario. Si existen múltiples opciones de Id. de propietario, seleccione el Id. de propietario que es un valor de texto sin formato, no una búsqueda de registro. No tiene una flecha al lado.

                Esto asigna la tarea a quien posea el prospecto. La tarea aparece en su lista de tareas automáticamente.

              8. Haga clic en + Agregar campo.
              9. Para Campo, seleccione Id. de nombre.
              10. Para Valor, busque y seleccione Prospecto desencadenante y luego busque y seleccione Id. de Prospecto.

                Este paso vincula la tarea al prospecto de modo que cuando alguien visualiza el prospecto, ve la tarea en la Cronología de actividad del prospecto.

              11. Haga clic en + Agregar campo.
              12. Para Campo, seleccione Asunto.
              13. Para Valor, ingrese Seguimiento con nuevo prospecto.

                El asunto de la tarea es lo que se muestra en la lista de tareas del usuario.

              14. Haga clic en + Agregar campo.
              15. Para Campo, seleccione Prioridad.
              16. Para Valor, seleccione Alto.

                El campo Prioridad es un campo obligatorio para crear una tarea. Si no establece un valor para Prioridad, el flujo falla cuando se ejecuta. El seguimiento con un nuevo cliente es importante, por lo que márquelo como una prioridad alta.

              17. Haga clic en + Agregar campo.
              18. Para Campo, seleccione Estado.
              19. Para Valor, seleccione No iniciado.

                El campo Estado es otro campo obligatorio para crear una tarea. Establézcalo como no iniciado porque es nuevo.

              20. Haga clic en + Agregar campo.
              21. Para Campo, seleccione Solo fecha de vencimiento.
            2. Para el valor Fecha de vencimiento, cree un recurso de fórmula que establezca la fecha de vencimiento en 3 días a partir de hoy.
              1. En el campo Valor, seleccione Nuevo recurso.
              2. Para Tipo de recurso, seleccione Fórmula.
              3. Para Nombre de API, ingrese ThreeDaysFromNow.
              4. Para Descripción, ingrese Calcula la fecha dentro de 3 días para la fecha de vencimiento de la tarea.
              5. En Tipo de datos, seleccione Fecha.
                Seleccionamos Fecha porque deseamos que la fórmula devuelva una fecha que sea tres días desde la ejecución del flujo para rellenar nuestra fecha de vencimiento.
              6. Para Fórmula, ingrese TODAY()+3.

                Esta fórmula tarda el día que se ejecuta el flujo y le agrega 3 días.

              7. Haga clic en Comprobar sintaxis para asegurarse de que la fórmula es válida.
              8. Haga clic en Listo.
                Recurso de fórmula para tres días desde hoy
            3. De vuelta en el panel Crear registros, verifique que el valor Solo fecha de vencimiento es su nueva fórmula ThreeDaysFromNow.

            El elemento Crear registros tiene este aspecto.

            Crear registros configurados para crear una tarea

            Guardar el flujo

            Guarde el flujo desencadenado por registro.
            1. Haga clic en Guardar.
            2. Para Etiqueta de flujo, ingrese Crear tarea de seguimiento cuando se crea un prospecto.
              El nombre de API de flujo se rellena automáticamente.
            3. Para Descripción, ingrese Crea automáticamente una tarea de seguimiento para el propietario del prospecto cuando se crea un prospecto.
            4. Haga clic en Guardar.

            Probar y activar su flujo

            Utilice el depurador para verificar que una tarea se crea automáticamente.

            1. Cree un prospecto de prueba.
              1. Vaya a su vista de lista de registros de prospectos.
              2. Cree un prospecto con datos de muestra.
            2. Ejecute el depurador de flujos.
              1. Vuelva a su flujo.
              2. Haga clic en Depurar.
              3. Busque y seleccione su prospecto de prueba.
              4. Haga clic en Ejecutar.
            3. Revise el registro de depuración.
              • Si la ejecución de depuración finaliza sin errores, vaya al siguiente paso.
              • Si la ejecución de depuración tenía errores, solucione los errores enumerados en el registro de depuración.
            4. Actualice su prospecto de prueba y ejecute el depurador varias veces para comprobar estos escenarios:
              • El prospecto no tiene un número de teléfono o un email.
              • El prospecto de prueba solo tiene un número de teléfono.
              • El prospecto de prueba solo tiene un email.
              • El prospecto de prueba tiene un número de teléfono y un email.
            5. Si todo funciona según lo esperado, haga clic en Activar.
              El flujo está ahora activo y se ejecuta automáticamente siempre que un usuario crea un prospecto.
            6. Cree otro prospecto de prueba para probar el desencadenador. Después de crear el prospecto, verifique que hay una nueva tarea en la Cronología de actividad del prospecto.

            Qué sigue

            Construyó un flujo desencadenado por registro después de guardar que crea automáticamente un registro. Ahora, siempre que alguien crea un prospecto, su flujo crea una tarea de seguimiento automáticamente: no se requiere trabajo manual.

            Aprendió nuevas habilidades importantes:

            • Creación de un flujo desencadenado por registro después de guardar.
            • Uso del elemento Crear registros para crear un registro.
            • Establecimiento de valores de campo en el nuevo registro, incluyendo referencias al registro desencadenante.
            • Creación de una fórmula sencilla para calcular una fecha.
            • Vinculación de registros relacionados entre sí (la tarea al prospecto).

              Ahora, puede proporcionar a su flujo más funciones agregando otros elementos. Eche un vistazo a estos ejemplos de flujos desencadenados por registros para obtener más ideas.

             
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