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自動化業務流程
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            建立簡單儲存後記錄觸發流程

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            3. 自動化業務流程

            建立簡單儲存後記錄觸發流程

            瞭解如何建立儲存後記錄觸發流程,以自動建立記錄。此範例會在使用者建立商機記錄時建立追蹤工作,以確保小組永遠不會錯過重要後續步驟。

            必要版本

            檢視支援的版本。
            所需的使用者權限
            若要使用 Flow Builder 中所有可用的流程類型、元素和功能 (包括 Einstein 和 Agentforce for Flow) 來開啟、編輯、建立、啟用或停用流程: 管理流程

            新商機需要追蹤,因為這只是客戶關係的開頭。建立商機後,通常需要追蹤工作,例如連絡商機、排程簡介通話,或在通話後傳送感謝備註。

            您不必每次手動建立這些工作,而是執行自動建立這些工作的流程。只要使用者建立商機,您的流程就會建立指派給商機擁有者的工作,並顯示提醒以追蹤該商機的後續狀況。

            此範例使用儲存後流程,因為您正在建立記錄 (工作),這需要先儲存商機,使其具有記錄識別碼。您需要商機記錄識別碼才能將工作連結至商機擁有者。

            建立記錄觸發的流程

            1. 開啟「流程」清單檢視。
              • 進入「設定」，在「快速尋找」方塊中，輸入流程，然後選取「流程」。
              • 進入「自動化」應用程式,選取「流程」 索引標籤。
              • 從任何 Lightning 應用程式的「流程」 索引標籤中,按一下動作功能表,然後選取「開啟流程」。
            2. 建立記錄觸發的流程。
              1. 進入「自動化 Lightning」應用程式,按一下「新增」。選取「觸發的自動化」圖標,然後選取「記錄觸發流程」圖標。
              2. 進入「設定」,按一下「新增流程」,選取「觸發的自動化」圖標,然後選取「記錄觸發流程」圖標。
              「設定開始」面板隨即開啟。

            指定流程執行的時機

            您想讓流程在建立商機時執行。若要追蹤商機,您需要電子郵件或電話號碼。

            設定您要執行流程的時間。
            1. 在「設定起點」面板上,針對「物件」選取「商機」。
            2. 針對「觸發流程的時機」，選取「已建立記錄」。
              若要讓流程在新商機沒有任何連絡人資訊時無法執行,請將條件新增至「開始」元素。
            3. 在「設定項目條件」區段中,針對「條件需求」選取「符合任一條件 (OR)」。
              「符合任一條件 (OR)」選項表示僅必須符合其中一個條件。如果商機有電子郵件地址、電話號碼或兩者,則流程會執行。
            4. 針對「欄位」,選取「電子郵件」。
            5. 針對「運算子」,選取「為 Null」。
              空值表示沒有值。
            6. 針對「值」,選取「False」。
            7. 按一下 + 新增條件。
              現在,新增電話號碼的條件。
            8. 針對「欄位」,選取「電話」。
            9. 針對「運算子」,選取「為 Null」。
            10. 針對「值」,選取「False」。
            11. 針對「最佳化流程」,選取「動作與相關記錄」 圖標。
              「動作與相關記錄」選項是使其成為儲存後流程的選項。

            start 元素如下所示。

            填入開始元素以在建立商機時開始

            使用「建立記錄」元素建立工作

            「建立記錄」元素是您在流程中建立記錄的方式。您指定要建立及填入其欄位值的記錄類型。

            1. 使用「建立記錄」元素建立工作。
              1. 按一下 新增元素加號圖示,然後選取「建立記錄」。
                「建立記錄」面板隨即開啟。
              2. 針對「標籤」,輸入 建立追蹤工作。
                API 名稱會根據您的標籤自動填入。
              3. 針對「描述」,輸入 建立商機擁有者追蹤商機的工作。
              4. 針對「如何設定記錄欄位值」,選取「手動」。

                此步驟可讓您完全控制要填入的欄位以及要設定的值。

              5. 針對「物件」,選取「工作」。

                此步驟會告知 Salesforce 您正在建立工作記錄。

              6. 在「工作」區段的「設定欄位值」中,針對「欄位」搜尋並選取「指派對象識別碼」。
              7. 針對「值」,搜尋並選取「觸發商機」,然後搜尋並選取「擁有者識別碼」。如果有多個「擁有者識別碼」選項,請選取純文字值的「擁有者識別碼」,而非記錄對應。其旁邊沒有箭頭。

                這會將工作指派給擁有商機的人員。該工作會自動顯示在其工作清單上。

              8. 按一下 + 新增欄位。
              9. 針對「欄位」,選取「名稱識別碼」。
              10. 針對「值」,搜尋並選取「觸發商機」,然後搜尋並選取「商機識別碼」。

                此步驟會將工作連結至商機,因此當有人檢視商機時,他們會在商機的「活動時程表」中看見工作。

              11. 按一下 + 新增欄位。
              12. 針對「欄位」,選取「主題」。
              13. 針對「值」,輸入「跟隨新商機」。

                工作的主題是顯示在使用者工作清單上的項目。

              14. 按一下 + 新增欄位。
              15. 針對「欄位」,選取「優先順序」。
              16. 針對「值」,選取「高」。

                「優先順序」欄位是建立工作的必要欄位。如果您未針對「優先順序」設定值,則流程在執行時會失敗。跟進新客戶很重要,因此請將其標記為高優先順序。

              17. 按一下 + 新增欄位。
              18. 針對「欄位」，選取「狀態」。
              19. 針對「值」,選取「未開始」。

                「狀態」欄位是建立工作的另一個必要欄位。設定為未開始,因為它是新的。

              20. 按一下 + 新增欄位。
              21. 針對「欄位」,選取「僅到期日期」。
            2. 針對「到期日期」值,建立公式資源,將從今天開始的到期日期設定為 3 天。
              1. 在「值」欄位中,選取「新增資源」。
              2. 針對「資源類型」,選取「公式」。
              3. 針對「API 名稱」,輸入 ThreeDaysFromNow。
              4. 針對「描述」,輸入 計算工作到期日期的今日 3 天後日期。
              5. 針對「資料類型」,選取「日期」。
                我們選取「日期」,因為我們想要公式傳回流程執行後的三天以填入我們的到期日期。
              6. 針對「公式」,輸入 TODAY()+3。

                此公式會取用流程執行的日期,並加上 3 天。

              7. 按一下「檢查語法」,確認公式有效。
              8. 按一下「完成」。
                自今日起 3 天的公式資源
            3. 返回「建立記錄」面板,確認「僅到期日期」值是您的新 ThreeDaysFromNow 公式。

            「建立記錄」元素如下所示。

            建立設定為建立工作的記錄

            儲存流程

            儲存記錄觸發流程。
            1. 按一下「儲存」。
            2. 針對「流程標籤」,輸入「商機建立時建立後續追蹤工作」。
              自動填入流程 API 名稱。
            3. 針對「描述」,輸入 自動在建立商機時為商機擁有者建立追蹤工作。
            4. 按一下「儲存」。

            測試和啟用流程

            使用除錯器確認工作是否已自動建立。

            1. 建立測試商機。
              1. 移至您的商機記錄清單檢視。
              2. 使用範例資料建立商機。
            2. 執行流程除錯器。
              1. 返回您的流程。
              2. 按一下「除錯」。
              3. 搜尋並選取您的測試商機。
              4. 按一下「執行」。
            3. 檢閱除錯記錄。
              • 如果除錯執行完成且沒有錯誤,請移至下一個步驟。
              • 如果除錯執行發生錯誤,請修正除錯記錄中列出的錯誤。
            4. 更新您的測試商機並多次執行除錯器以檢查下列情況:
              • 商機沒有電話號碼或電子郵件。
              • 測試商機只有一個電話號碼。
              • 測試商機只有一封電子郵件。
              • 測試商機有電話號碼和電子郵件。
            5. 如果一切如預期運作,請按一下「啟用」。
              此流程現在已啟用,每當使用者建立商機時會自動執行。
            6. 建立另一個測試商機來測試觸發。建立商機後,請確認商機的「活動時程表」中有新工作。

            接著要處理什麼呢

            您已建立一個儲存後記錄觸發流程,此流程會自動建立記錄。現在,只要有人建立商機,您的流程就會自動建立追蹤工作,無須手動工作。

            您已瞭解重要新技巧:

            • 建立儲存後記錄觸發流程。
            • 使用「建立記錄」元素建立記錄。
            • 在新記錄上設定欄位值,包括觸發記錄的參照。
            • 建立簡單公式以計算日期。
            • 將相關記錄連結在一起 (該工作與商機相關)。

              現在,您可以透過新增其他元素,為流程提供更多功能。請參閱這些記錄觸發流程的範例,以取得更多計畫。

             
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