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Erste Schritte mit durch Datensätze ausgelösten Flows
Durch einen Datensatz ausgelöste Flows werden automatisch ausgeführt, wenn ein Datensatz in Salesforce erstellt, aktualisiert oder gelöscht wird. Nachdem sie ausgelöst wurden, führen sie Aktionen wie das Aktualisieren von Datensätzen, das Erstellen von Datensätzen und das Senden von E-Mails aus. Es gibt zwei Arten von durch einen Datensatz ausgelösten Flows. Erfahren Sie, wie sie sich unterscheiden, damit Sie die für Ihre Situation am besten geeignete verwenden können.
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| Öffnen, Bearbeiten, Erstellen, Aktivieren oder Deaktivieren eines Flows mit allen in Flow Builder verfügbaren Flow-Typen, -Elementen und -Funktionen, einschließlich Einstein und Agentforce für Flow: | Flow verwalten |
Was sind durch Datensätze ausgelöste Flows?
Durch einen Datensatz ausgelöste Flows unterscheiden sich von anderen Flow-Typen. Für Bildschirm-Flows muss sich jemand durch die Bildschirme klicken und geplante Flows werden zu bestimmten Zeiten ausgeführt (wie jeden Tag um Mitternacht). Durch einen Datensatz ausgelöste Flows werden automatisch im Hintergrund ausgeführt, sobald ein bestimmter Datensatztyp erstellt, aktualisiert oder gelöscht wird.
Nachdem Sie einen durch einen Datensatz ausgelösten Flow aktiviert haben, wird er jedes Mal ausgeführt, sei es über die Salesforce-Oberfläche, einen Tabellenblattimport oder eine API-Integration.
Warum durch Datensätze ausgelöste Flows verwenden?
Angenommen, Sie verwalten Opportunities. Jedes Mal, wenn jemand ein wichtiges Geschäft abschließt, erstellen Sie eine Folgeaufgabe, senden Sie eine E-Mail an den Vertriebsleiter und aktualisieren Sie ein Rabattfeld. Das ist viel manuelle Arbeit und man vergisst leicht einen Schritt.
Bei durch einen Datensatz ausgelösten Flows richten Sie die Automatisierung einmal ein und sie wird jedes Mal automatisch ausgeführt. Sie müssen keine wichtigen Schritte mehr vergessen, keine manuellen Dateneingaben mehr vornehmen und keine inkonsistenten Prozesse mehr ausführen. Der Flow überwacht Ihre Datensätze rund um die Uhr und handelt, sobald ein Datensatz Ihre Bedingungen erfüllt.
Stellen Sie sich durch Datensätze ausgelöste Flows als unermüdliche Assistenten vor, die niemals schlafen, nie vergessen und Ihre Regeln immer genau befolgen. Sie sind perfekt für:
- Konsistentes Erzwingen von Datenqualität und Geschäftsregeln in Ihrer Organisation.
- Dadurch entfallen sich wiederholende manuelle Aufgaben, die Zeit verschwenden.
- Stellen Sie sicher, dass wichtige Folgeaktionen nie verpasst werden.
- Halten Sie verwandte Datensätze automatisch synchron.
- Standardisieren von Prozessen, damit alle dieselben Schritte ausführen.
- Sofortiges Reagieren auf Änderungen ohne menschliche Intervention.
Was können durch Datensätze ausgelöste Flows bewirken?
Durch Datensätze ausgelöste Flows sind unglaublich vielseitig. Im Folgenden finden Sie einige Beispiele für die Automatisierung:
- Aktualisieren Sie die Felder in einem Datensatz, bevor er gespeichert wird, beispielsweise zum Berechnen eines Rabatts oder zum Festlegen eines Status.
- Erstellen Sie nach dem Speichern eines Datensatzes einen verwandten Datensatz, beispielsweise eine Aufgabe oder einen Kundenvorgang.
- Senden Sie E-Mail-Benachrichtigungen, wenn wichtige Änderungen eintreten, beispielsweise wenn Sie einen Manager über eine Opportunity mit hohem Wert benachrichtigen.
- Verhindern Sie, dass fehlerhafte Daten gespeichert werden, indem Sie Datensätze validieren und Fehlermeldungen anzeigen.
- Generieren Sie Bestätigungscodes, Referenznummern oder andere automatisch berechnete Werte.
Die zwei Typen von durch Datensätze ausgelösten Flows
Durch Datensätze ausgelöste Flows gibt es in zwei Varianten. Wenn Sie den Unterschied verstehen, können Sie die richtige für Ihre Anforderungen auswählen:
| Flow-Typ | Wenn es ausgeführt wird | Einsatzmöglichkeiten |
|---|---|---|
| Vor dem Speichern von Flows (schnelle Feldaktualisierungen) | Wenn jemand auf Speichern klickt, bevor Salesforce den Datensatz in die Datenbank schreibt. | Wenn Sie Felder aktualisieren möchten, validieren Sie Daten oder verhindern Sie Duplikate im auslösenden Datensatz. Bis zu 10-mal schneller als nach dem Speichern, da sie einen zusätzlichen Speichervorgang überspringen. |
| Nach dem Speichern von Flows (Aktionen und verwandte Datensätze) | Nachdem Salesforce den Datensatz in der Datenbank gespeichert und ihm eine Datensatz-ID zugewiesen hat. | Wenn Sie Datensätze erstellen, E-Mails senden oder eine Verbindung zu externen Systemen herstellen möchten, können Sie den auslösenden Datensatz auch nur aktualisieren oder überprüfen. |
Weitere Informationen finden Sie unter Auswählen zwischen durch einen Datensatz vor oder nach dem Speichern ausgelösten Flows
Bestimmen, wann der Flow ausgelöst wird
Die Entscheidung, wann Ihr durch einen Datensatz ausgelöster Flow ausgeführt werden soll, beginnt mit dem gewünschten Geschäftsergebnis. Überlegen Sie, welche Änderungen an welchem Objekt die Automatisierung startet. Wenn Sie beispielsweise einen Lead qualifizieren, markieren Sie eine Opportunity als "Geschlossen und gewonnen" oder eskalieren Sie einen Kundenvorgang. Dadurch erfahren Sie, für welches Objekt Sie sich interessieren, ob es um das Erstellen, Aktualisieren oder Löschen geht und welches Feld oder welche Statusänderung wichtig ist.
Verwenden Sie das Startelement, um den Auslöser festzulegen (wenn ein Benutzer einen Datensatz erstellt, aktualisiert oder löscht). Fügen Sie dann Eintrittsbedingungen hinzu, damit der Flow nur ausgeführt wird, wenn der Datensatz diese Kriterien erfüllt. Bedingungen verhindern, dass der Flow bei jeder Änderung ausgeführt wird, und helfen Ihnen, die Obergrenzen einzuhalten, während Sie die richtigen Datensätze anvisieren.
Weitere Informationen finden Sie unter Funktionsweise von Eintrittsbedingungen in durch Datensätze ausgelösten Flows.
Arbeiten mit dem auslösenden Datensatz
In durch einen Datensatz ausgelösten Flows ist der auslösende Datensatz der Datensatz, durch dessen Erstellung, Aktualisierung oder Löschung der Flow gestartet wird. Sie arbeiten während des gesamten Flows mit diesem Datensatz. Verwenden Sie dazu die Ressource "Triggering {Record} ($Record)", die in jedem Element im Flow verfügbar ist. Der API-Name dieser Variablen lautet $Record und die Bezeichnung Triggering {Record}, wobei {Record} das Objekt des Datensatzes ist. Beispiel: Auslösender Kontakt.
$Record spiegelt die gespeicherte Version des Datensatzes wider. Hierbei handelt es sich um eine Datensatzvariable, die Ihnen die aktuellen Feldwerte des auslösenden Datensatzes direkt vor der Ausführung des Flows anzeigt. Verwenden Sie $Record, um Aktionen später im Flow auszuführen. Erstellen Sie beispielsweise eine zugehörige Opportunity für einen auslösenden Account oder senden Sie eine E-Mail an den auslösenden Kontakt.
Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden des auslösenden Datensatzes in durch Datensätze ausgelösten Flows.
Tipps für den Erfolg
Im Folgenden finden Sie einige Tipps, mit denen Sie mit durch einen Datensatz ausgelösten Flows erfolgreich sein können:
- Fang einfach an. Erstellen Sie einen grundlegenden Flow, der eine Sache gut kann, und fügen Sie dann Komplexität hinzu, wenn Sie sich noch komfortabler fühlen.
- Testen Sie immer in einer Sandbox, bevor Sie Flows in der Produktion aktivieren. Sie können experimentieren, ohne dass sich dies auf reale Daten auswirkt.
- Verwenden Sie klare, aussagekräftige Bezeichnungen und Beschreibungen für Ihre Flows und Elemente. Dadurch können Sie oder eine andere Person den Flow künftig einfacher aktualisieren.
- Fügen Sie Ihren Auslösern Eintrittsbedingungen hinzu, damit Flows nur bei Bedarf ausgeführt werden. Dies verbessert die Leistung und verhindert unnötige Flow-Ausführungen.
