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InformaciĆ³n general sobre flujos desencadenados por registros
Los flujos desencadenados por registros se ejecutan automĆ”ticamente cuando alguien crea, actualiza o elimina un registro en Salesforce. DespuĆ©s de desencadenarse, realizan acciones como actualizar registros, crear registros y enviar correos electrĆ³nicos. Existen dos tipos de flujos desencadenados por registros. Aprenda en quĆ© se diferencian de modo que pueda utilizar el que mejor funcione para su situaciĆ³n.
Ediciones necesarias
| Ver ediciones compatibles. |
| Permisos de usuario necesarios | |
|---|---|
| Para abrir, modificar, crear, activar o desactivar un flujo utilizando todos los tipos de flujo, elementos y funciones disponibles en Flow Builder, incluyendo Einstein y Agentforce for Flow: | Gestionar flujo |
ĀæQuĆ© son los flujos desencadenados por registros?
Los flujos desencadenados por registros son diferentes de otros tipos de flujos. Los flujos de pantalla requieren que alguien haga clic en pantallas y los flujos programados se ejecutan a horas especĆficas (como todos los dĆas a medianoche). Los flujos desencadenados por registros se ejecutan automĆ”ticamente en segundo plano siempre que alguien crea, actualiza o elimina un tipo especĆfico de registro.
DespuĆ©s de activar un flujo desencadenado por registro, se ejecuta cada vez, ya sea a travĆ©s de la interfaz de Salesforce, una importaciĆ³n de hoja de cĆ”lculo o una integraciĆ³n de API.
ĀæPor quĆ© utilizar flujos desencadenados por registros?
Imagine que estĆ” gestionando oportunidades. Cada vez que alguien cierra una negociaciĆ³n importante, crea una tarea de seguimiento, envĆa un correo electrĆ³nico al gerente de ventas y actualiza un campo de descuento. Es mucho trabajo manual, y es fĆ”cil olvidar un paso.
Con flujos desencadenados por registros, configura la automatizaciĆ³n una vez y se ejecuta automĆ”ticamente cada vez. No olvide mĆ”s pasos importantes, no mĆ”s entrada de datos manual y no mĆ”s procesos incoherentes. El flujo vigila sus registros 24/7 y actĆŗa siempre que un registro cumple sus condiciones.
Piense en los flujos desencadenados por registros como asistentes incansables que nunca duermen, nunca olvidan y siempre siguen sus reglas exactamente. Son perfectos para:
- Aplicar la calidad de los datos y las reglas comerciales de forma coherente en su organizaciĆ³n.
- EliminaciĆ³n de tareas manuales repetitivas que hacen perder tiempo.
- Garantizar que nunca se pierdan acciones de seguimiento importantes.
- Mantener registros relacionados sincronizados automƔticamente.
- EstandarizaciĆ³n de procesos de modo que todos sigan los mismos pasos.
- Responder instantĆ”neamente a cambios sin intervenciĆ³n humana.
ĀæQuĆ© pueden hacer los flujos desencadenados por registros?
Los flujos desencadenados por registros son increĆblemente versĆ”tiles. Estos son algunos ejemplos de lo que puede automatizar:
- Actualice los campos de un registro antes de guardarlo, como calcular un descuento o establecer un estado.
- DespuƩs de guardar un registro, cree un registro relacionado, como una tarea o un caso.
- EnvĆe notificaciones por correo electrĆ³nico cuando se produzcan cambios importantes, como alertar a un gerente sobre una oportunidad de alto valor.
- Evite que se guarden datos incorrectos validando registros y mostrando mensajes de error.
- Genere cĆ³digos de confirmaciĆ³n, nĆŗmeros de referencia u otros valores calculados automĆ”ticamente.
Los dos tipos de flujos desencadenados por registros
Los flujos desencadenados por registros tienen dos sabores y comprender la diferencia le ayuda a elegir el correcto para sus necesidades:
| Tipo de flujo | Cuando se ejecuta | CuƔndo utilizar |
|---|---|---|
| Flujos anteriores al guardado (Actualizaciones de campo rĆ”pidas) | Justo cuando alguien hace clic en Guardar, antes de que Salesforce escriba el registro en la base de datos. | Cuando desee actualizar campos, valide datos o evite duplicados en el registro que desencadena. Hasta 10 veces mĆ”s rĆ”pido que los flujos posteriores al guardado porque omiten una operaciĆ³n de guardado adicional. |
| Flujos posteriores al guardado (acciones y registros relacionados) | DespuĆ©s de que Salesforce guarde el registro en la base de datos y le asigne un Id. de registro. | Cuando desea crear registros, enviar correos electrĆ³nicos o conectarse a sistemas externos, nada mĆ”s que actualizar o comprobar el registro que desencadena. |
Obtenga mĆ”s informaciĆ³n en Seleccionar entre flujos desencadenados por registros antes de guardar y despuĆ©s de guardar
DeterminaciĆ³n de cuĆ”ndo se desencadena el flujo
La decisiĆ³n de cuĆ”ndo desea que comience a ejecutarse su flujo desencadenado por registro comienza con el resultado comercial que desea. Considere quĆ© cambios en quĆ© objeto inicia la automatizaciĆ³n. Por ejemplo, cuando califica un candidato, marca una oportunidad Cerrada ganada o distribuye un caso. Eso le indica el objeto, si le importa crear, actualizar o eliminar, y quĆ© cambio de campo o estado importa.
Utilice el elemento Inicio para establecer el desencadenador (cuando un usuario crea, actualiza o elimina un registro). A continuaciĆ³n, agregue condiciones de entrada de modo que el flujo se ejecute solo cuando el registro coincida con esos criterios. Las condiciones evitan que el flujo se ejecute en cada cambio y le ayudan a permanecer dentro de los lĆmites mientras dirige los registros correctos.
Obtenga mĆ”s informaciĆ³n en CĆ³mo funcionan las condiciones de entrada en flujos desencadenados por registros.
CĆ³mo trabajar con el registro que desencadena
En flujos desencadenados por registro, el registro desencadenante es el registro cuya creaciĆ³n, actualizaciĆ³n o eliminaciĆ³n inicia el flujo. Trabaja con este registro durante todo el flujo utilizando el recurso Desencadenamiento {Registro} ($Record), que estĆ” disponible en cada elemento del flujo. El nombre de API de esta variable es $Record, y la etiqueta es Triggering {Record}, donde {Record} es el objeto del registro. Por ejemplo, Desencadenar contacto.
$Record refleja la versiĆ³n guardada del registro. Es una variable de registro y le proporciona los valores de campo actuales del registro que desencadena justo antes de que se ejecute el flujo. Utilice $Record para realizar acciones mĆ”s adelante en el flujo. Por ejemplo, cree una oportunidad relacionada para una cuenta desencadenante o envĆe un correo electrĆ³nico al contacto desencadenante.
Obtenga mĆ”s informaciĆ³n en Uso del registro desencadenante en flujos desencadenados por registro.
Sugerencias para el Ć©xito
Estas son algunas sugerencias para ayudarle a tener Ć©xito con flujos desencadenados por registros:
- Empiece sencillo. Cree un flujo bĆ”sico que haga una cosa bien, luego agregue complejidad a medida que se sienta mĆ”s cĆ³modo.
- Pruebe siempre en un entorno sandbox antes de activar flujos en producciĆ³n. Puede experimentar sin afectar a datos reales.
- Utilice etiquetas y descripciones claras y descriptivas para sus flujos y elementos. Le facilita a usted o a otra persona actualizar el flujo en el futuro.
- Agregue condiciones de entrada a sus desencadenadores de modo que los flujos se ejecuten solo cuando sea necesario. Esto mejora el rendimiento y evita ejecuciones de flujo innecesarias.
