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Primeros pasos con flujos desencadenados por registros
Los flujos desencadenados por registros se ejecutan automáticamente cuando alguien crea, actualiza o elimina un registro en Salesforce. Después de desencadenarse, realizan acciones como la actualización de registros, la creación de registros y el envío de emails. Existen dos tipos de flujos desencadenados por registros. Aprenda en qué se diferencian de modo que pueda utilizar el que mejor funcione para su situación.
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| Para abrir, modificar, crear, activar o desactivar un flujo utilizando todos los tipos de flujo, elementos y funciones disponibles en Flow Builder, incluyendo Einstein y Agentforce for Flow: | Gestionar flujo |
¿Qué son los flujos desencadenados por registros?
Los flujos desencadenados por registros son diferentes a otros tipos de flujos. Los flujos de pantalla requieren que alguien haga clic en pantallas y los flujos programados se ejecutan a horas específicas (como todos los días a medianoche). Los flujos desencadenados por registros se ejecutan automáticamente en segundo plano siempre que alguien crea, actualiza o elimina un tipo específico de registro.
Después de activar un flujo desencadenado por registro, se ejecuta siempre, ya sea a través de la interfaz de Salesforce, una importación de hoja de cálculo o una integración de API.
¿Por qué utilizar flujos desencadenados por registros?
Imagine que está gestionando oportunidades. Cada vez que alguien cierra una negociación importante, crea una tarea de seguimiento, envía un email al gerente de ventas y actualiza un campo de descuento. Es mucho trabajo manual, y es fácil olvidar un paso.
Con flujos desencadenados por registro, configura la automatización una vez y se ejecuta automáticamente cada vez. No más olvidos de pasos importantes, no más entrada de datos manual y no más procesos incoherentes. El flujo vigila sus registros 24/7 y actúa siempre que un registro cumple sus condiciones.
Piense en flujos desencadenados por registros como asistentes incansables que nunca duermen, nunca olvidan y siempre siguen sus reglas exactamente. Son perfectos para:
- Aplicar reglas de negocio y calidad de datos de forma coherente en su organización.
- Eliminación de tareas manuales repetitivas que hacen perder tiempo.
- Garantizar que nunca se pierdan acciones de seguimiento importantes.
- Mantener registros relacionados sincronizados automáticamente.
- Estandarización de procesos de modo que todos sigan los mismos pasos.
- Respuesta instantánea a cambios sin intervención humana.
¿Qué pueden hacer los flujos desencadenados por registros?
Los flujos desencadenados por registros son increíblemente versátiles. Estos son algunos ejemplos de lo que puede automatizar:
- Actualice campos en un registro antes de guardarlo, como calcular un descuento o establecer un estado.
- Después de guardar un registro, cree un registro relacionado, como una tarea o un caso.
- Envíe notificaciones por email cuando se produzcan cambios importantes, como alertar a un gestor sobre una oportunidad de alto valor.
- Evite que se guarden datos incorrectos validando registros y mostrando mensajes de error.
- Genere códigos de confirmación, números de referencia u otros valores calculados automáticamente.
Los dos tipos de flujos desencadenados por registros
Los flujos desencadenados por registros tienen dos sabores, y comprender la diferencia le ayuda a elegir el correcto para sus necesidades:
| Tipo de flujo | Cuando se ejecuta | Cuándo utilizar |
|---|---|---|
| Flujos antes de guardar (Actualizaciones de campo rápidas) | Justo cuando alguien hace clic en Guardar, antes de que Salesforce escriba el registro en la base de datos. | Cuando desee actualizar campos, valide datos o evite duplicados en el registro desencadenante. Hasta 10 veces más rápido que los flujos posteriores al guardado porque omiten una operación de guardado adicional. |
| Flujos posteriores al guardado (Acciones y registros relacionados) | Después de que Salesforce guarde el registro en la base de datos y le asigne un Id. de registro. | Cuando desea crear registros, enviar emails o conectarse a sistemas externos, todo va más allá de la actualización o comprobación del registro desencadenante. |
Obtenga más información en Seleccionar entre flujos desencadenados por registro antes de guardar y después de guardar
Determinación de cuándo se desencadena el flujo
Decidir cuándo desea que su flujo desencadenado por registro comience a ejecutarse comienza con el resultado de negocio que desea. Considere qué cambios en qué objeto inicia la automatización. Por ejemplo, cuando califica un prospecto, marque una oportunidad como Cerrada ganada o distribuya un caso. Eso le indica el objeto, si le importa crear, actualizar o eliminar, y qué campo o cambio de estado importa.
Utilice el elemento Inicio para establecer el desencadenador (cuando un usuario crea, actualiza o elimina un registro). A continuación, agregue condiciones de entrada de modo que el flujo se ejecute solo cuando el registro coincida con esos criterios. Las condiciones evitan que el flujo se ejecute en cada cambio y le ayudan a permanecer dentro de los límites mientras dirige los registros correctos.
Aprenda más sobre Cómo funcionan las condiciones de entrada en flujos desencadenados por registros.
Cómo trabajar con el registro desencadenante
En flujos desencadenados por registro, el registro desencadenante es el registro cuya creación, actualización o eliminación inicia el flujo. Trabaje con este registro durante todo el flujo utilizando el recurso Desencadenamiento {Registro} ($Registro), que está disponible en cada elemento del flujo. El nombre de API de esta variable es $Record, y la etiqueta es Desencadenando {Record}, donde {Record} es el objeto del registro. Por ejemplo, Desencadenar contacto.
$Record refleja la versión guardada del registro. Es una variable de registro y le proporciona los valores de campo actuales del registro desencadenante justo antes de que se ejecute el flujo. Utilice $Record para realizar acciones más adelante en el flujo. Por ejemplo, cree una oportunidad relacionada para una cuenta desencadenante o envíe un email al contacto desencadenante.
Obtenga más información en Uso del registro desencadenante en flujos desencadenados por registro.
Sugerencias para el éxito
Estas son algunas sugerencias para ayudarle a tener éxito con flujos desencadenados por registros:
- Empiece sencillo. Cree un flujo básico que haga una cosa bien, luego agregue complejidad a medida que se sienta más cómodo.
- Pruebe siempre en un entorno sandbox antes de activar flujos en producción. Puede experimentar sin afectar a datos reales.
- Utilice etiquetas y descripciones claras y descriptivas para sus flujos y elementos. Facilita a usted o a otra persona la tarea de actualizar el flujo en el futuro.
- Agregue condiciones de entrada a sus desencadenadores de modo que los flujos se ejecuten solo cuando sea necesario. Esto mejora el desempeño y evita ejecuciones de flujos innecesarias.
