Tietueiden käynnistämien kulkujen käytön aloittaminen
Tietueiden käynnistämät kulut suoritetaan automaattisesti, kun joku luo, päivittää tai poistaa tietueen Salesforcessa. Kun ne on käynnistetty, he suorittavat toimintoja, kuten päivittävät tietueita, luovat tietueita ja lähettävät sähköposteja. Tietueiden käynnistämiä kulkuja on kahta tyyppiä. Katso miten ne eroavat toisistaan, jotta voit käyttää sinulle sopivinta vaihtoehtoa.
Vaaditut versiot
| Näytä tuetut Edition-versiot. |
| Tarvittavat käyttöoikeudet | |
|---|---|
| Kulun avaaminen, muokkaaminen, luominen, aktivointi tai aktivoinnin kumoaminen käyttämällä kaikkia Flow Builderissa käytettävissä olevia kulkutyyppejä, elementtejä ja ominaisuuksia, mukaan lukien Einstein ja Agentforce for Flow: | Kulkujen hallintaoikeus |
Mitä ovat tietueiden käynnistämät kulut?
Tietueiden käynnistämät kulut eroavat muista kulkujen tyypeistä. Ruutukulut vaativat, että joku napsauttaa ruutuja, ja ajoitetut kulut suoritetaan tiettyinä aikoina (kuten joka päivä keskiyöllä). Tietueiden käynnistämät kulut suoritetaan automaattisesti taustalla aina, kun joku luo, päivittää tai poistaa tietyntyyppisen tietueen.
Kun aktivoit tietueiden käynnistämän kulun, se suoritetaan joka kerta — olipa kyseessä sitten Salesforce-käyttöliittymä, laskentataulukon tuonti tai API-integraatio.
Miksi käyttää tietueiden käynnistämiä kulkuja?
Kuvittele, että hallitset mahdollisuuksia. Joka kerta, kun joku sulkee suuren diilin, luot seurantatehtävän, lähetät sähköpostia myyntipäällikölle ja päivität alennus-kentän. Se on paljon manuaalista työtä, ja vaiheen unohtaminen on helppoa.
Kun käytät tietueiden käynnistämiä kulkuja, määrität automatisoinnin kerran, ja se suoritetaan automaattisesti joka kerta. Ei enää tärkeiden vaiheiden unohtamista, ei manuaalista datan syöttämistä tai epäjohdonmukaisia prosesseja. Kulku valvoo tietueitasi 24/7 ja toimii aina, kun tietue täyttää ehtosi.
Kuvittele tietueiden käynnistämiä kulkuja väsymättöminä avustajina, jotka eivät koskaan nuku, eivät koskaan unohda ja noudattavat aina sääntöjään tarkasti. Ne soveltuvat hyvin:
- Noudatat datan laatua ja liiketoimintasääntöjä yhdenmukaisesti organisaatiossasi.
- Voit välttyä toistuvilta manuaalisilta tehtäviltä, jotka tuhlaavat aikaa.
- Varmista, että tärkeitä jatkotehtäviä ei koskaan ohiteta.
- Pidät asiaan liittyvät tietueet synkronoituina automaattisesti.
- Standardoi prosessit, jotta kaikki noudattavat samoja ohjeita.
- Reagoimalla muutoksiin välittömästi ilman ihmisten toimia.
Mitä tietueiden käynnistämät kulut voivat tehdä?
Tietueiden käynnistämät kulut ovat uskomattoman monipuolisia. Alla on muutama esimerkki siitä, mitä voit automatisoida:
- Päivitä tietueen kentät ennen sen tallentamista, esimerkiksi laske alennus tai määritä tila.
- Kun olet tallentanut tietueen, luo siihen liittyvä tietue, kuten tehtävä tai tapaus.
- Lähetä sähköposti-ilmoituksia, kun tapahtuu tärkeitä muutoksia, kuten ilmoita esimiehelle arvokkaasta mahdollisuudesta.
- Estä väärien tietojen tallentaminen vahvistamalla tietueita ja näyttämällä virheviestejä.
- Luo vahvistuskoodeja, viitenumeroita tai muita automaattisesti laskettuja arvoja.
Tietueiden käynnistämien kulkujen kaksi tyyppiä
Tietueiden käynnistämiä kulkuja on kahta eri tyyppiä, ja niiden eroavaisuuksien ymmärtäminen auttaa sinua valitsemaan tarpeisiisi sopivan kulun:
| Kulun tyyppi | Milloin se suoritetaan | Milloin käyttää |
|---|---|---|
| Ennen tallennusta -kulut (kenttien nopeat päivitykset) | Kun joku napsauttaa Tallenna, ennen kuin Salesforce kirjoittaa tietueen tietokantaan. | Kun haluat päivittää kenttiä, vahvistaa dataa tai estää käynnistäneen tietueen identtisyyden. Enintään 10 kertaa nopeampi kuin tallennuksen jälkeiset kulut, koska ne ohittavat ylimääräisen tallennusoperaation. |
| Tallennuksen jälkeiset kulut (toiminnot ja niihin liittyvät tietueet) | Kun Salesforce tallentaa tietueen tietokantaan ja kohdistaa sille tietueen tunnuksen. | Kun haluat luoda tietueita, lähettää sähköposteja tai muodostaa yhteyden ulkoisiin järjestelmiin — mitä tahansa sen käynnistäneen tietueen päivittämisen tai tarkastamisen lisäksi. |
Lue lisää kohdasta Tietueiden käynnistämien kulkujen valinta ennen tallennusta ja tallennuksen jälkeen
Määritä milloin kulku käynnistyy
Kun päätät, milloin tietueiden käynnistämä kulkusi käynnistyy, se alkaa haluamallasi liiketoimintatuloksella. Mieti, mihin objektiin automaatio käynnistyy. Kun esimerkiksi hyväksyt liidin, merkitse mahdollisuus suljetuksi/voitetuksi tai eskaloi tapaus. Se kertoo sinulle objektin, haluatko luoda, päivittää vai poistaa, ja mikä kenttä tai osavaltion muutos on tärkeä.
Käytä Aloitus-elementtiä määrittääksesi käynnistimen (kun käyttäjä luo, päivittää tai poistaa tietueen). Lisää sitten syöttöehdot, jotta kulku suoritetaan vain, kun tietue täyttää kyseiset ehdot. Ehdot estävät kulun suorittamisen jokaiselle muutokselle ja auttavat sinua pysymään rajoissa ja kohdistamaan oikeat tietueet.
Lisätietoja on kohdassa Miten syöttöehdot toimivat tietueiden käynnistämissä kuluissa.
Käynnistävä tietueen työstäminen
Tietueiden käynnistämissä kuluissa käynnistävä tietue on tietue, jonka luonti, päivitys tai poistaminen käynnistää kulun. Voit työstää tätä tietuetta koko kulun ajan käyttämällä Triggering {Record} ($Record) -resurssia, joka on käytettävissä kulun jokaisessa elementissä. Tämän muuttujan API-nimi on $Record ja otsikko on Triggering {Record}, jossa {Record} on tietueen objekti. Esimerkiksi Yhteyshenkilön käynnistäminen.
$Record vastaa tietueen tallennettua versiota. Se on tietuemuuttuja ja näyttää sinulle käynnistäneen tietueen tämänhetkiset kenttäarvot juuri ennen kulun suoritusta. Käytä $Record-funktiota suorittaaksesi toimintoja myöhemmin kulussa. Luo esimerkiksi asiaan liittyvä mahdollisuus käynnistävälle tilille tai lähetä sähköpostia käynnistävälle yhteyshenkilölle.
Lisätietoja on kohdassa Käynnistävän tietueen käyttäminen tietueiden käynnistämissä kuluissa.
Vihjeitä menestymiseen
Alla on muutama vihje, jotka auttavat sinua menestymään tietueiden käynnistämien kulkujen parissa:
- Aloita yksinkertaisesti. Rakenna peruskulku, joka toimii yhdessä asiassa hyvin, ja lisää sitten monimutkaisuutta, kun se on helpompaa.
- Testaa aina sandboxissa ennen kuin aktivoit kulkuja tuotantoympäristössä. Voit kokeilla vaikuttamatta todelliseen dataan.
- Käytä kulkuihisi ja elementteihisi selkeitä ja kuvaavia otsikoita ja kuvauksia. Se tekee kulun päivittämisestä helpompaa sinulle tai muille.
- Lisää käynnistimiisi syöttöehtoja, jotta kulut suoritetaan vain tarvittaessa. Tämä parantaa suorituskykyä ja estää tarpeettomat kulkujen suoritukset.
