Premiers pas avec les flux déclenchés par un enregistrement
Les flux déclenchés par un enregistrement sont automatiquement exécutés lorsqu'une personne crée, met à jour ou supprime un enregistrement dans Salesforce. Une fois déclenchés, ils exécutent des actions telles que la mise à jour d'enregistrements, la création d'enregistrements et l'envoi d'e-mails. Il existe deux types de flux déclenchés par un enregistrement. Apprenez en quoi elles diffèrent pour pouvoir utiliser celle qui convient le mieux à votre situation.
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Que sont les flux déclenchés par un enregistrement ?
Les flux déclenchés par un enregistrement sont différents des autres types de flux. Les flux d'écran nécessitent qu'une personne clique sur les écrans, et les flux planifiés sont exécutés à des heures spécifiques (comme tous les jours à minuit). Les flux déclenchés par un enregistrement sont automatiquement exécutés en arrière-plan lorsqu'une personne crée, met à jour ou supprime un type d'enregistrement spécifique.
Après avoir activé un flux déclenché par un enregistrement, il est exécuté à chaque fois, que ce soit via l'interface Salesforce, une importation de feuille de calcul ou une intégration d'API.
Pourquoi utiliser des flux déclenchés par un enregistrement ?
Imaginez que vous gérez des opportunités. Chaque fois qu'une personne conclut une affaire importante, vous créez une tâche de suivi, envoyez un e-mail au responsable commercial et mettez à jour un champ de remise. C'est beaucoup de travail manuel, et c'est facile d'oublier une étape.
Avec des flux déclenchés par un enregistrement, vous configurez une seule fois l'automatisation, qui est automatiquement exécutée à chaque fois. Il n'est plus nécessaire d'oublier les étapes importantes, il n'est plus nécessaire de saisir des données manuellement et il n'est plus nécessaire d'utiliser des processus incohérents. Le flux surveille vos enregistrements 24/7 et agit dès qu'un enregistrement remplit vos conditions.
Considérez les flux déclenchés par un enregistrement comme des assistants infatigables qui ne dorment jamais, n'oublient jamais et suivent toujours vos règles avec précision. Ils sont parfaits pour:
- Application cohérente de la qualité des données et des règles métiers dans votre organisation.
- Élimination des tâches manuelles répétitives qui font perdre du temps.
- Assurez-vous que les actions de suivi importantes ne sont jamais manquées.
- La synchronisation automatique des enregistrements associés.
- Standardiser les processus pour que tout le monde suive les mêmes étapes.
- Réagir instantanément aux changements sans intervention humaine.
Que peuvent faire les flux déclenchés par un enregistrement ?
Les flux déclenchés par un enregistrement sont extrêmement polyvalents. Voici quelques exemples de ce que vous pouvez automatiser :
- Mettez à jour les champs d'un enregistrement avant sa sauvegarde, par exemple pour calculer une remise ou définir un statut.
- Après avoir enregistré un enregistrement, créez un enregistrement associé, par exemple une tâche ou une requête.
- Envoyez des notifications par e-mail en cas de modification importante, par exemple pour alerter un responsable d'une opportunité importante.
- Empêchez la sauvegarde des données incorrectes en validant les enregistrements et en affichant des messages d'erreur.
- Générez des codes de confirmation, des numéros de référence ou d'autres valeurs automatiquement calculées.
Les deux types de flux déclenchés par un enregistrement
Les flux déclenchés par un enregistrement existent en deux versions. Comprendre la différence vous aide à choisir la version adaptée à vos besoins :
| Type de flux | Quand il est exécuté | Utilisation |
|---|---|---|
| Flux avant la sauvegarde (mises à jour de champ rapides) | Juste quand quelqu'un clique sur Enregistrer, avant que Salesforce n'écrive l'enregistrement dans la base de données. | Lorsque vous souhaitez mettre à jour des champs, valider des données ou empêcher les doublons dans l'enregistrement déclenchant. Jusqu'à 10 fois plus rapide que les flux après la sauvegarde, car ils ignorent une opération de sauvegarde supplémentaire. |
| Flux après la sauvegarde (actions et enregistrements associés) | Après Salesforce enregistre l'enregistrement dans la base de données et lui attribue un ID d'enregistrement. | Lorsque vous souhaitez créer des enregistrements, envoyer des e-mails ou vous connecter à des systèmes externes, tout ce qui est autre que la mise à jour ou la vérification de l'enregistrement déclenchant. |
Pour plus d'informations, consultez Choisir entre les flux déclenchés par un enregistrement avant et après la sauvegarde
Détermination du déclenchement du flux
Le choix de l'heure à laquelle votre flux déclenché par un enregistrement commence par le résultat métier souhaité. Examinez les modifications apportées à l'objet qui démarre l'automatisation. Par exemple, lorsque vous qualifiez une piste, marquez une opportunité Fermée Gagnée ou escaladez une requête. Cela indique l'objet, si vous souhaitez créer, mettre à jour ou supprimer, et quel champ ou changement d'état est important.
Utilisez l'élément Démarrer pour définir le déclencheur (lorsqu'un utilisateur crée, met à jour ou supprime un enregistrement). Ajoutez ensuite des conditions d'entrée afin d'exécuter le flux uniquement lorsque l'enregistrement remplit ces critères. Les conditions empêchent l'exécution du flux à chaque modification et vous aident à respecter les limites tout en ciblant les enregistrements appropriés.
Pour plus d'informations, consultez Comment fonctionnent les conditions d'entrée dans les flux déclenchés par un enregistrement.
Comment utiliser l'enregistrement déclenchant
Dans les flux déclenchés par un enregistrement, l'enregistrement déclenchant est l'enregistrement dont la création, la mise à jour ou la suppression démarre le flux. Vous utilisez cet enregistrement dans tout le flux en utilisant la ressource Déclencheur {Enregistrement} ($Enregistrement), qui est disponible dans chaque élément du flux. Le nom d'API de cette variable est $Record et l'étiquette est Déclencheur {Record}, où {Record} est l'objet de l'enregistrement. par exemple Déclenchement d'un contact.
$Record reflète la version enregistrée de l'enregistrement. C'est une variable d'enregistrement qui fournit les valeurs de champ actuelles de l'enregistrement déclenchant juste avant l'exécution du flux. Utilisez $Record pour exécuter des actions plus loin dans le flux. Par exemple, créez une opportunité associée pour un compte déclenchant ou envoyez un e-mail au contact déclenchant.
Pour plus d'informations, consultez Utilisation de l'enregistrement déclenchant dans les flux déclenchés par un enregistrement.
Conseils pour réussir
Voici quelques conseils pour faciliter votre réussite avec les flux déclenchés par un enregistrement :
- Commencez simplement. Élaborez un flux de base qui fonctionne bien, puis ajoutez de la complexité à mesure que vous gagnez en confort.
- Testez toujours dans une organisation sandbox avant d'activer des flux en production. Vous pouvez expérimenter sans affecter les données réelles.
- Utilisez des étiquettes et des descriptions claires et explicites pour vos flux et éléments. Cela facilite la mise à jour future du flux pour vous ou une autre personne.
- Ajoutez des conditions d'entrée à vos déclencheurs afin d'exécuter les flux uniquement lorsque nécessaire. Cela améliore les performances et évite les exécutions de flux inutiles.
