Suggerimenti introduttivi sui flussi attivati da record
I flussi attivati da record vengono eseguiti automaticamente quando qualcuno crea, aggiorna o elimina un record in Salesforce. Dopo essere stati attivati, eseguono azioni come aggiornare i record, creare record e inviare email. Esistono due tipi di flussi attivati da record. Di seguito vengono fornite informazioni sulle differenze in modo da poter utilizzare quella più adatta alla propria situazione.
Versioni (Edition) richieste
| Visualizzare le versioni supportate. |
| Autorizzazioni utente necessarie | |
|---|---|
| Per aprire, modificare, creare, attivare o disattivare un flusso utilizzando tutti i tipi di flusso, gli elementi e le funzioni disponibili in Flow Builder, inclusi Einstein e Agentforce per Flusso: | Gestisci flusso |
Che cosa sono i flussi attivati da record?
I flussi attivati da record sono diversi dagli altri tipi di flussi. I flussi schermata richiedono che qualcuno faccia clic sulle schermate e i flussi pianificati vengono eseguiti a orari specifici (ad esempio ogni giorno a mezzanotte). I flussi attivati da record vengono eseguiti automaticamente in background ogni volta che qualcuno crea, aggiorna o elimina un tipo specifico di record.
Dopo l'attivazione, un flusso attivato da record viene eseguito ogni volta, tramite l'interfaccia Salesforce, un'importazione di fogli di calcolo o un'integrazione API.
Perché utilizzare i flussi attivati da record?
Si immagini di gestire delle opportunità. Ogni volta che qualcuno chiude una trattativa importante, si crea un'operazione di follow-up, si invia un'email al responsabile vendite e si aggiorna un campo sconto. È molto lavoro manuale ed è facile dimenticare un passaggio.
Con i flussi attivati da record, l'automazione viene impostata una volta e viene eseguita automaticamente ogni volta. Niente più dimenticanza di passaggi importanti, niente più immissione manuale dei dati e niente più processi incoerenti. Il flusso controlla i record 24 ore su 24, 7 giorni su 7 e agisce ogni volta che un record soddisfa le proprie condizioni.
Pensare ai flussi attivati da record come a assistenti instancabili che non dormono mai, non dimenticano mai e seguono sempre esattamente le proprie regole. Sono perfetti per:
- Applicare la qualità dei dati e le regole aziendali in modo coerente in tutta l'organizzazione.
- Eliminazione delle operazioni manuali ripetitive che fanno perdere tempo.
- Assicurarsi che le azioni di follow-up importanti non vadano mai perse.
- Mantenere automaticamente sincronizzati i record correlati.
- Standardizzare i processi in modo che tutti seguano gli stessi passaggi.
- Rispondere immediatamente ai cambiamenti senza intervento umano.
Che cosa possono fare i flussi attivati da record?
I flussi attivati da record sono incredibilmente versatili. Di seguito sono riportati alcuni esempi di ciò che è possibile automatizzare:
- Aggiornare i campi di un record prima che venga salvato, ad esempio calcolare uno sconto o impostare uno stato.
- Dopo aver salvato un record, creare un record correlato, ad esempio un'operazione o un caso.
- Inviare notifiche tramite email quando si verificano modifiche importanti, ad esempio avvisare un responsabile di un'opportunità di valore elevato.
- Impedire il salvataggio di dati non corretti convalidando i record e visualizzando messaggi di errore.
- Generare codici di conferma, numeri di riferimento o altri valori calcolati automaticamente.
I due tipi di flussi attivati da record
I flussi attivati da record sono disponibili in due varianti e comprendere la differenza consente di scegliere quella giusta per le proprie esigenze:
| Tipo di flusso | Quando viene eseguito | Quando si utilizza |
|---|---|---|
| Flussi prima del salvataggio (aggiornamenti di campo rapidi) | Proprio quando qualcuno fa clic su Salva, prima che Salesforce scriva il record nel database. | Quando si desidera aggiornare i campi, convalidare i dati o impedire la duplicazione del record di attivazione. Fino a 10 volte più veloce dei flussi dopo il salvataggio perché saltano un'operazione di salvataggio aggiuntiva. |
| Flussi dopo il salvataggio (azioni e record correlati) | Dopo che Salesforce ha salvato il record nel database e gli ha assegnato un ID record. | Quando si desidera creare record, inviare email o connettersi a sistemi esterni, oltre ad aggiornare o controllare il record di attivazione. |
Ulteriori informazioni sono disponibili in Scelta tra flussi attivati da record prima del salvataggio e dopo il salvataggio
Determinazione dell'attivazione del flusso
Decidere quando avviare l'esecuzione del flusso attivato da record inizia dall'esito aziendale desiderato. Considerare le modifiche apportate all'oggetto che avvia l'automazione. Ad esempio, quando si qualifica un lead, contrassegnare un'opportunità come Chiusa/Conseguita o inoltrare un caso al livello superiore. Questo indica l'oggetto, se si desidera creare, aggiornare o eliminare e quale modifica di campo o stato è importante.
Utilizzare l'elemento iniziale per impostare il trigger (quando un utente crea, aggiorna o elimina un record). Quindi, aggiungere le condizioni di immissione in modo che il flusso venga eseguito solo quando il record soddisfa tali criteri. Le condizioni impediscono l'esecuzione del flusso a ogni modifica e consentono di rimanere entro i limiti pur indirizzandosi ai record corretti.
Per ulteriori informazioni, vedere Come funzionano le condizioni di immissione nei flussi attivati da record.
Come utilizzare il record di attivazione
Nei flussi attivati da record, il record di attivazione è il record la cui creazione, aggiornamento o eliminazione avvia il flusso. Si lavora con questo record in tutto il flusso utilizzando la risorsa Triggering {Record} ($Record), disponibile in ogni elemento del flusso. Il nome API di questa variabile è $Record e l'etichetta è Triggering {Record}, dove {Record} è l'oggetto del record. Ad esempio, Referente di attivazione.
$Record riflette la versione salvata del record. È una variabile di record e fornisce i valori di campo correnti del record di attivazione subito prima dell'esecuzione del flusso. Utilizzare $Record per eseguire azioni nelle fasi successive del flusso. Ad esempio, creare un'opportunità correlata per un account di attivazione o inviare un'email al referente di attivazione.
Per ulteriori informazioni, vedere Utilizzo del record di attivazione nei flussi attivati da record.
Suggerimenti per il successo
Di seguito sono riportati alcuni suggerimenti utili per gestire correttamente i flussi attivati da record:
- Inizia semplice. Creare un flusso di base che faccia bene una cosa, quindi aggiungere complessità man mano che si diventa più comodi.
- Testare sempre in un Sandbox prima di attivare i flussi in produzione. È possibile sperimentare senza influire sui dati reali.
- Utilizzare etichette e descrizioni chiare e descrittive per i flussi e gli elementi. In questo modo sarà più semplice per l'utente o per qualcun altro aggiornare il flusso in futuro.
- Aggiungere condizioni di immissione ai trigger in modo che i flussi vengano eseguiti solo quando necessario. Ciò migliora le prestazioni e impedisce esecuzioni inutili dei flussi.
