レコードトリガーフローの使用開始
レコードトリガーフローは、誰かが Salesforce でレコードを作成、更新、または削除したときに自動的に実行されます。トリガーされたら、レコードの更新、レコードの作成、メールの送信などのアクションを実行します。レコードトリガーフローには 2 種類があります。状況に最適な方法を使用できるように、これらの違いについて説明します。
必要なエディション
| サポートされているエディションを表示する。 |
| 必要なユーザー権限 | |
|---|---|
| Einstein for Flow や Agentforce for Flow など、Flow Builder で使用できるすべてのフロー タイプ、要素、機能を使用してフローを開く、編集、作成、有効化、または無効化する | 「フローの管理」 |
レコードトリガーフローとは?
レコードトリガーフローは、他の種別のフローとは異なります。画面フローでは、誰かが画面をクリックする必要があります。スケジュール済みフローは、特定の時間 (毎日午前 0 時など) に実行されます。レコードトリガーフローは、誰かが特定のレコードタイプを作成、更新、削除するたびにバックグラウンドで自動的に実行されます。
レコードトリガーフローを有効化すると、Salesforce インターフェース、スプレッドシートのインポート、API インテグレーションのいずれを使用しても、毎回実行されます。
レコードトリガーフローを使用する理由
商談を管理しているとします。誰かが大きな商談を成立させるたびに、フォローアップ ToDo を作成し、営業マネージャーにメールを送信し、割引項目を更新します。手作業が多く、ステップを忘れがちです。
レコードトリガーフローでは、自動化を 1 回設定すると、毎回自動的に実行されます。重要な手順を忘れたり、データを手動で入力したり、プロセスに一貫性がなくなったりします。フローは 24 時間 365 日体制でレコードを監視し、レコードが条件に一致するたびにアクションを実行します。
レコードトリガーフローは、決して眠らず、忘れず、常にルールに正確に従う疲れ知らずのアシスタントと考えてください。次の用途に最適です。
- データ品質とビジネスルールを組織全体で一貫して適用します。
- 時間を無駄にする反復的な手作業を排除します。
- 重要なフォローアップアクションを見逃さないようにします。
- 関連レコードを自動的に同期する。
- 全員が同じ手順に従うようにプロセスを標準化する。
- 人の介入なしで変化に即座に対応。
レコードトリガーフローでできること
レコードトリガーフローは非常に汎用的です。自動化できる例をいくつか紹介します。
- 割引の計算や状況の設定など、レコードを保存する前にレコードの項目を更新します。
- レコードを保存したら、ToDo やケースなどの関連レコードを作成します。
- 重要な変更が発生したときにメール通知を送信します (重要な商談についてマネージャーに通知する場合など)。
- レコードを検証してエラーメッセージを表示することで、不正なデータが保存されないようにします。
- 確認コード、参照番号、またはその他の自動計算値を生成します。
2 種類のレコードトリガーフロー
レコードトリガーフローには 2 つの種類があり、その違いはニーズに適したフローを選択するのに役立ちます。
| フロー種別 | When It Runs (実行されるタイミング) | 使用するケース |
|---|---|---|
| 保存前フロー (項目の高速更新) | Salesforce がレコードをデータベースに書き込む前に、誰かが [保存] をクリックしたとき。 | 項目を更新したり、データを検証したり、トリガーレコードの重複を防止したりする場合。追加の保存操作をスキップするため、保存後フローよりも最大 10 倍速くなります。 |
| 保存後フロー (アクションと関連レコード) | Salesforce がレコードをデータベースに保存し、レコード ID を割り当てた後。 | レコードの作成、メールの送信、外部システムへの接続など、トリガーレコードの更新や確認以外のことを行う場合。 |
詳細は、「保存前と保存後のレコードトリガーフローの選択」を参照してください。
フローがトリガーされるタイミングの決定
レコードトリガーフローの実行を開始するタイミングの決定は、目的のビジネス結果から始まります。自動化を開始するオブジェクトにどのような変更を加えるかを検討します。たとえば、リードを評価したり、商談を成立させたり、ケースをエスカレーションしたりします。これにより、オブジェクト、作成、更新、削除のどれが重要か、どの項目または状態の変更が重要かがわかります。
開始要素を使用して、トリガーを設定します (ユーザーがレコードを作成、更新、削除したとき)。次に、レコードがその条件に一致する場合にのみフローが実行されるようにエントリ条件を追加します。条件は、すべての変更でフローが実行されないようにし、適切なレコードを対象にしながら制限内に収めるのに役立ちます。
詳細は、「レコードトリガーフローでのエントリ条件のしくみ」を参照してください。
トリガーレコードの操作方法
レコードトリガーフローでは、作成、更新、または削除によってフローが開始されたレコードがトリガーレコードになります。このレコードは、フローのすべての要素で使用できるトリガー {Record} ($Record) リソースを使用してフロー全体で操作します。この変数の API 参照名は $Record、表示ラベルは Triggering {Record} です。{Record} はレコードのオブジェクトです。例: Triggering Contact (取引先責任者のトリガー)。
$Record には、保存されたレコードのバージョンが反映されます。これはレコード変数であり、フローが実行される直前のトリガーレコードの現在の項目値を提供します。$Record を使用して、フローの後半でアクションを実行します。たとえば、トリガー取引先に関連する商談を作成したり、トリガー取引先責任者にメールを送信したりします。
詳細は、「レコードトリガーフローでのトリガーレコードの使用」を参照してください。
成功のヒント
レコードトリガーフローを成功に導くためのヒントをいくつか紹介します。
- シンプルに始めましょう。1 つのことを適切に実行する基本的なフローを作成し、使い慣れたら複雑さを増します。
- 本番でフローを有効化する前に、必ず Sandbox でテストしてください。実際のデータに影響を与えずに実験できます。
- フローおよび要素には、わかりやすく説明された表示ラベルと説明を使用します。今後、自分または他のユーザーがフローを簡単に更新できるようになります。
- トリガーにエントリ条件を追加して、フローが必要なときにのみ実行されるようにします。これにより、パフォーマンスが向上し、不要なフローの実行が回避されます。
