Aan de slag met door records geactiveerde stromen
Door records geactiveerde stromen worden automatisch uitgevoerd wanneer iemand een record maakt, bijwerkt of verwijdert in Salesforce. Nadat ze zijn geactiveerd, voeren ze acties uit zoals records bijwerken, records maken en e-mailberichten verzenden. Er zijn twee typen door records geactiveerde stromen. Leer hoe ze verschillen, zodat u degene kunt gebruiken die het beste werkt voor uw situatie.
Vereiste editions
| Ondersteunde editions weergeven. |
| Vereiste gebruikersmachtigingen | |
|---|---|
| Een stroom openen, bewerken, maken, activeren of deactiveren met behulp van alle stroomtypen, elementen en voorzieningen die beschikbaar zijn in Flow Builder, inclusief Einstein en Agentforce voor Flow: | Stroom beheren |
Wat zijn door records geactiveerde stromen?
Door records geactiveerde stromen verschillen van andere typen stromen. Schermstromen vereisen dat iemand door schermen klikt en geplande stromen worden op specifieke tijden uitgevoerd (zoals elke dag om middernacht). Door records geactiveerde stromen worden automatisch op de achtergrond uitgevoerd telkens wanneer iemand een specifiek type record maakt, bijwerkt of verwijdert.
Nadat u een door een record geactiveerde stroom hebt geactiveerd, wordt deze elke keer uitgevoerd—via de Salesforce-interface, een spreadsheetimport of een API-integratie.
Waarom door records geactiveerde stromen gebruiken?
Stel dat u opportunities beheert. Telkens wanneer iemand een grote deal sluit, maakt u een vervolgtaak, verzendt u een e-mailbericht naar de verkoopmanager en werkt u een kortingsveld bij. Dat is veel handmatig werk, en het is gemakkelijk om een stap te vergeten.
Bij door records geactiveerde stromen stelt u de automatisering één keer in en wordt deze elke keer automatisch uitgevoerd. Geen belangrijke stappen meer vergeten, geen handmatige gegevensinvoer en geen inconsistente processen meer. De stroom bewaakt uw records 24/7 en onderneemt actie telkens wanneer een record aan uw voorwaarden voldoet.
Beschouw door records geactiveerde stromen als onvermoeibare assistenten die nooit slapen, nooit vergeten en altijd uw regels exact volgen. Ze zijn perfect voor:
- Gegevenskwaliteit en bedrijfsregels consistent afdwingen in uw hele organisatie.
- Het elimineren van herhalende handmatige taken die tijd verspillen.
- Ervoor zorgen dat belangrijke vervolgacties nooit worden gemist.
- Gerelateerde records automatisch gesynchroniseerd houden.
- Processen standaardiseren zodat iedereen dezelfde stappen volgt.
- Onmiddellijk reageren op wijzigingen zonder menselijke tussenkomst.
Wat kunnen door records geactiveerde stromen doen?
Door records geactiveerde stromen zijn ongelooflijk veelzijdig. Hier zijn enkele voorbeelden van wat u kunt automatiseren:
- Werk velden voor een record bij voordat deze wordt opgeslagen, zoals het berekenen van een korting of het instellen van een status.
- Nadat u een record hebt opgeslagen, maakt u een gerelateerde record, zoals een taak of case.
- Verzend kennisgevingen per e-mail wanneer er belangrijke wijzigingen plaatsvinden, zoals het waarschuwen van een manager voor een opportunity van grote waarde.
- Voorkom dat slechte gegevens worden opgeslagen door records te valideren en foutberichten weer te geven.
- Genereer bevestigingscodes, referentienummers of andere automatisch berekende waarden.
De twee typen door records geactiveerde stromen
Door records geactiveerde stromen zijn er in twee varianten, en inzicht in het verschil helpt u de juiste te kiezen voor uw behoeften:
| Stroomtype | Wanneer het wordt uitgevoerd | Wanneer gebruiken |
|---|---|---|
| Stromen vóór opslaan (snelle veldupdates) | Direct wanneer iemand op Opslaan klikt, voordat Salesforce de record naar de database schrijft. | Wanneer u velden wilt bijwerken, gegevens wilt valideren of duplicaten van de activerende record wilt voorkomen. Tot 10 keer sneller dan stromen na opslaan, omdat ze een extra opslagbewerking overslaan. |
| Stromen na opslaan (acties en gerelateerde records) | Nadat Salesforce de record heeft opgeslagen in de database en hieraan een record-ID heeft toegewezen. | Wanneer u records wilt maken, e-mailberichten wilt verzenden of verbinding wilt maken met externe systemen, alles behalve het bijwerken of controleren van de activerende record. |
Ga voor meer informatie naar Kiezen tussen door records geactiveerde stromen vóór opslaan en stromen na opslaan
Bepalen wanneer de stroom wordt geactiveerd
Beslissen wanneer u uw door records geactiveerde stroom wilt laten uitvoeren, begint met de gewenste bedrijfsuitkomst. Denk na over welke wijzigingen aan welk object de automatisering start. Wanneer u bijvoorbeeld een lead kwalificeert, markeert u een opportunity Gesloten Gewonnen of escaleert u een case. Dat vertelt u het object, of u interesse heeft in maken, bijwerken of verwijderen, en welk veld of welke statuswijziging belangrijk is.
Gebruik het element Start om de trigger in te stellen (wanneer een gebruiker een record maakt, bijwerkt of verwijdert). Voeg vervolgens invoervoorwaarden toe zodat de stroom alleen wordt uitgevoerd wanneer de record aan die criteria voldoet. Voorwaarden voorkomen dat de stroom bij elke wijziging wordt uitgevoerd en helpen u binnen de perken te blijven terwijl u zich richt op de juiste records.
Zie Hoe invoervoorwaarden werken in door records geactiveerde stromen voor meer informatie.
Werken met de activerende record
In door records geactiveerde stromen is de activerende record de record waarvan het maken, bijwerken of verwijderen de stroom start. U werkt met deze record in de gehele stroom door middel van de resource Triggering {Record} ($Record), die beschikbaar is in elk element in de stroom. De API-naam van deze variabele is $Record en het label is Triggering {Record}, waarbij {Record} het object van de record is. Bijvoorbeeld Contactpersoon via trigger activeren.
$Record weerspiegelt de opgeslagen versie van de record. Het is een recordvariabele en geeft u de huidige veldwaarden van de activerende record net voordat de stroom wordt uitgevoerd. Gebruik $Record om acties later in de stroom uit te voeren. Maak bijvoorbeeld een gerelateerde opportunity voor een activerende account of verzend een e-mailbericht naar de activerende contactpersoon.
Ga voor meer informatie naar Gebruik van de activerende record in door records geactiveerde stromen.
Tips voor succes
Hier zijn enkele tips om u te helpen slagen met door records geactiveerde stromen:
- Begin eenvoudig. Stel een basisstroom samen die één ding goed doet en voeg vervolgens complexiteit toe naarmate u zich comfortabeler voelt.
- Test altijd in een sandbox voordat u stromen in productie activeert. U kunt experimenteren zonder echte gegevens te beïnvloeden.
- Gebruik duidelijke, beschrijvende labels en beschrijvingen voor uw stromen en elementen. Het maakt het voor u of iemand anders gemakkelijker om de stroom in de toekomst bij te werken.
- Voeg invoervoorwaarden toe aan uw triggers zodat stromen alleen worden uitgevoerd wanneer dat nodig is. Dit verbetert de prestaties en voorkomt onnodige stroomuitvoeringen.
