Introdução a fluxos acionados por registro
Fluxos acionados por registro são executados automaticamente quando alguém cria, atualiza ou exclui um registro no Salesforce. Depois de serem acionados, eles realizam ações como atualizar registros, criar registros e enviar emails. Há dois tipos de fluxos acionados por registro. Saiba como eles diferem para que você possa usar aquele que funciona melhor para sua situação.
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O que são fluxos acionados por registro?
Fluxos acionados por registro são diferentes de outros tipos de fluxos. Os fluxos de tela exigem que alguém clique nas telas e os fluxos agendados são executados em horários específicos (como todos os dias à meia-noite). Fluxos acionados por registro são executados automaticamente em segundo plano sempre que alguém cria, atualiza ou exclui um tipo específico de registro.
Depois de ativar um fluxo acionado por registro, ele é executado sempre, seja por meio da interface do Salesforce, de uma importação de planilha ou de uma integração de API.
Por que usar fluxos acionados por registro?
Imagine que você está gerenciando oportunidades. Sempre que alguém fecha um negócio importante, você cria uma tarefa de acompanhamento, envia um email ao gerente de vendas e atualiza um campo de desconto. Isso é muito trabalho manual e é fácil esquecer uma etapa.
Com fluxos acionados por registro, você configura a automação uma vez e ela é executada automaticamente sempre. Não é mais preciso esquecer etapas importantes, não é mais necessário inserir dados manualmente e não há mais processos inconsistentes. O fluxo observa seus registros 24 horas por dia, 7 dias por semana, e age sempre que um registro atende às suas condições.
Pense em fluxos acionados por registro como assistentes incansáveis que nunca dormem, nunca esquecem e sempre seguem suas regras exatamente. Eles são perfeitos para:
- Aplicar a qualidade dos dados e as regras de negócios de modo consistente em toda a sua organização.
- Eliminando tarefas manuais repetitivas que desperdiçam tempo.
- Garanta que ações de acompanhamento importantes nunca sejam perdidas.
- Manter registros relacionados sincronizados automaticamente.
- Padronizar processos para que todos sigam as mesmas etapas.
- Responder instantaneamente às alterações sem intervenção humana.
O que os fluxos acionados por registro podem fazer?
Fluxos acionados por registro são incrivelmente versáteis. Aqui estão alguns exemplos do que você pode automatizar:
- Atualize os campos em um registro antes de ele ser salvo, como calcular um desconto ou definir um status.
- Depois de salvar um registro, crie um registro relacionado, como uma tarefa ou um caso.
- Envie notificações por email quando ocorrerem alterações importantes, como alertar um gerente sobre uma oportunidade de alto valor.
- Evite que dados ruins sejam salvos validando registros e mostrando mensagens de erro.
- Gere códigos de confirmação, números de referência ou outros valores calculados automaticamente.
Os dois tipos de fluxos acionados por registro
Fluxos acionados por registro vêm em dois tipos, e entender a diferença o ajuda a escolher o certo para suas necessidades:
| Tipo de fluxo | Quando é executado | Quando usar |
|---|---|---|
| Fluxos antes de salvar (atualizações de campo rápidas) | Exatamente quando alguém clica em Salvar, antes que o Salesforce grave o registro no banco de dados. | Quando você deseja atualizar campos, validar dados ou evitar duplicatas no registro acionador. Até 10 vezes mais rápido que fluxos após salvar, pois ignoram uma operação de salvamento extra. |
| Fluxos após salvar (ações e registros relacionados) | Depois que o Salesforce salvar o registro no banco de dados e atribuir a ele um ID de registro. | Quando você deseja criar registros, enviar emails ou se conectar a sistemas externos, tudo além de atualizar ou verificar o registro acionador. |
Saiba mais em Escolher entre fluxos acionados por registro antes de salvar e depois de salvar
Determinar quando o acionador de fluxo
Decidir quando você deseja que seu fluxo acionado por registro comece a ser executado começa com o resultado comercial desejado. Considere quais alterações no objeto que inicia a automação. Por exemplo, ao qualificar um lead, marque uma oportunidade como Fechada e ganha ou escale um caso. Isso informa o objeto, se você se importa em criar, atualizar ou excluir e qual alteração de campo ou estado importa.
Use o elemento Iniciar para definir o acionador (quando um usuário cria, atualiza ou exclui um registro). Em seguida, adicione condições de entrada para que o fluxo seja executado apenas quando o registro corresponder a esses critérios. As condições impedem que o fluxo seja executado em cada alteração e o ajudam a manter-se dentro dos limites enquanto direciona os registros certos.
Saiba mais em Como as condições de entrada funcionam em fluxos acionados por registro.
Como trabalhar com o registro acionador
Em fluxos acionados por registro, o registro acionador é o registro cuja criação, atualização ou exclusão inicia o fluxo. Você trabalha com esse registro em todo o fluxo usando o recurso Acionando {Record} ($Record), que está disponível em todos os elementos no fluxo. O nome da API dessa variável é $Record e o rótulo é Acionando {Record}, em que {Record} é o objeto do registro. Por exemplo, Acionando contato.
$Record reflete a versão salva do registro. É uma variável de registro e apresenta os valores de campo atuais do registro acionador diretamente antes da execução do fluxo. Use $Record para realizar ações posteriormente no fluxo. Por exemplo, crie uma oportunidade relacionada para uma Conta de acionamento ou envie um email para o Contato de acionamento.
Saiba mais em Usar o registro acionador em fluxos acionados por registro.
Dicas para o sucesso
Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo a ter sucesso com fluxos acionados por registro:
- Comece simples. Crie um fluxo básico que faça uma coisa bem, então adicione complexidade à medida que você fica mais confortável.
- Sempre teste em um sandbox antes de ativar fluxos em produção. Você pode experimentar sem afetar dados reais.
- Use rótulos e descrições claros e descritivos para seus fluxos e elementos. Isso facilita para você ou outra pessoa atualizar o fluxo no futuro.
- Adicione condições de entrada aos acionadores para que os fluxos sejam executados apenas quando necessário. Isso melhora o desempenho e evita execuções de fluxo desnecessárias.
