Komma igång med postutlösta flöden
Postutlösta flöden körs automatiskt när någon skapar, uppdaterar eller tar bort en post i Salesforce. När de har utlösts utför de åtgärder som att uppdatera poster, skapa poster och skicka e-postmeddelanden. Det finns två typer av postutlösta flöden. Få reda på hur de skiljer sig åt så att du kan använda den som fungerar bäst för din situation.
Versioner som krävs
| Visa versioner som stöds. |
| Användarbehörigheter som krävs | |
|---|---|
| Öppna, redigera, skapa, aktivera eller inaktivera ett flöde med alla flödestyper, element och funktioner som finns i Flow Builder, inklusive Einstein och Agentforce för flöde: | Hantera flöde |
Vad är postutlösta flöden?
Postutlösta flöden skiljer sig från andra typer av flöden. Skärmflöden kräver att någon klickar igenom skärmar och schemalagda flöden körs vid specifika tidpunkter (som varje dag vid midnatt). Postutlösta flöden körs automatiskt i bakgrunden när någon skapar, uppdaterar eller tar bort en specifik typ av post.
Efter att du har aktiverat ett postutlöst flöde körs det varje gång—antingen genom Salesforce-gränssnittet, en kalkylbladsimport eller en API-integrering.
Varför använda postutlösta flöden?
Tänk dig att du hanterar säljprojekt. Varje gång någon avslutar en större affär skapar du en uppföljningsuppgift, skickar ett e-postmeddelande till säljchefen och uppdaterar ett rabattfält. Det är mycket manuellt arbete, och det är lätt att glömma ett steg.
Med postutlösta flöden konfigurerar du automatiseringen en gång och den körs automatiskt varje gång. Du behöver inte längre glömma viktiga steg, du behöver inte längre mata in manuella data och du behöver inte skapa inkonsekventa processer. Flödet bevakar dina poster 24/7 och agerar när en post uppfyller dina villkor.
Tänk på postutlösta flöden som outtröttliga assistenter som aldrig sover, aldrig glömmer och alltid följer dina regler exakt. De är perfekta för:
- Tillämpa datakvalitet och verksamhetsregler enhetligt i hela din organisation.
- Uteslut repetitiva manuella uppgifter som slösar tid.
- Säkerställ att viktiga uppföljningsåtgärder aldrig missas.
- Hålla relaterade poster synkroniserade automatiskt.
- Standardisera processer så att alla följer samma steg.
- Svara direkt på ändringar utan mänsklig inblandning.
Vad kan postutlösta flöden göra?
Postutlösta flöden är otroligt mångsidiga. Här är några exempel på vad du kan automatisera:
- Uppdatera fält i en post innan den sparas, som att beräkna en rabatt eller ange en status.
- När du har sparat en post, skapa en relaterad post, som en uppgift eller ett kundcase.
- Skicka e-postmeddelanden när viktiga ändringar sker, till exempel om ett säljprojekt med högt värde till en chef.
- Förhindra att felaktiga data sparas genom att validera poster och visa felmeddelanden.
- Skapa bekräftelsekoder, referensnummer eller andra automatiskt beräknade värden.
De två typerna av postutlösta flöden
Postutlösta flöden finns i två smaker, och att förstå skillnaden hjälper dig välja rätt för dina behov:
| Flödestyp | När den körs | När man ska använda |
|---|---|---|
| Flöden innan sparande (snabba fältuppdateringar) | Precis när någon klickar på Spara, innan Salesforce skriver posten till databasen. | Om du vill uppdatera fält, validera data eller förhindra dubbletter av den utlösande posten. Upp till 10 gånger snabbare än flöden efter sparande eftersom de hoppar över en extra sparåtgärd. |
| Flöden efter sparande (åtgärder och relaterade poster) | Efter att Salesforce har sparat posten till databasen och tilldelar den ett post-ID. | När du vill skapa poster, skicka e-post eller ansluta till externa system—allt utöver att uppdatera eller kontrollera den utlösande posten. |
Få reda på mer i Välj mellan postutlösta flöden före sparande och efter sparande
Avgöra när flödet utlöses
Att bestämma när du vill att ditt postutlösta flöde ska börja köras börjar med det verksamhetsresultat du vill ha. Tänk igenom vilka ändringar av vilket objekt som startar automatiseringen. Till exempel, när du kvalificerar ett lead, markera ett säljprojekt som avslutat vunnet eller flytta om ett kundcase. Detta berättar för dig om objektet, om du bryr dig om att skapa, uppdatera eller ta bort, och vilket fält eller vilken statusändring som är viktig.
Använd startelementet för att ställa in utlösaren (när en användare skapar, uppdaterar eller tar bort en post). Lägg sedan till inmatningsvillkor så att flödet endast körs när posten uppfyller dessa kriterier. Villkor håller flödet från att köras för varje ändring och hjälper dig hålla dig inom gränserna samtidigt som du riktar in dig på rätt poster.
Få reda på mer i Hur postvillkor fungerar i postutlösta flöden.
Att arbeta med den utlösande posten
I postutlösta flöden är den utlösande posten den post vars skapande, uppdatering eller borttagning startar flödet. Du arbetar med denna post genom flödet genom att använda resursen Utlösande {Record} ($Record), som finns i varje element i flödet. Denna variabels API-namn är $Record och etiketten är Utlösande {Record}, där {Record} är objektet för posten. Till exempel Utlösande kontakt.
$Record reflekterar den sparade versionen av posten. Det är en postvariabel och ger dig de aktuella fältvärdena för den utlösande posten precis innan flödet körs. Använd $Record för att utföra åtgärder senare i flödet. Skapa till exempel ett relaterat säljprojekt för ett utlösande konto eller skicka ett e-postmeddelande till den utlösande kontakten.
Få reda på mer i Använda den utlösande posten i postutlösta flöden.
Tips för framgång
Här är några tips för att hjälpa dig lyckas med postutlösta flöden:
- Börja enkelt. Bygg ett grundläggande flöde som gör en sak bra och lägg sedan till komplexitet när du känner dig mer bekväm.
- Testa alltid i en sandbox innan du aktiverar flöden i produktion. Du kan experimentera utan att påverka verkliga data.
- Använd tydliga, beskrivande etiketter och beskrivningar för dina flöden och element. Det gör det enklare för dig eller någon annan att uppdatera flödet i framtiden.
- Lägg till inmatningsvillkor till dina utlösare så att flöden endast körs vid behov. Detta förbättrar prestandan och förhindrar onödiga flödeskörningar.
