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開始使用記錄觸發流程
記錄觸發流程會在某人在 Salesforce 中建立、更新或刪除記錄時自動執行。觸發後,他們會執行動作,例如更新記錄、建立記錄和傳送電子郵件。記錄觸發流程有兩種類型。瞭解它們的差異,讓您可以使用最適合您情況的差異。
必要版本
| 檢視支援的版本。 |
| 所需的使用者權限 | |
|---|---|
| 若要使用 Flow Builder 中所有可用的流程類型、元素和功能 (包括 Einstein 和 Agentforce for Flow) 來開啟、編輯、建立、啟用或停用流程: | 管理流程 |
什麼是記錄觸發流程?
記錄觸發流程與其他類型的流程不同。畫面流程需要有人按一下畫面,且排程流程會在特定時間執行 (如同每天午夜)。只要有人建立、更新或刪除特定類型的記錄,記錄觸發流程就會在背景中自動執行。
啟用記錄觸發流程後,流程會每次都執行,無論是透過 Salesforce 介面、試算表匯入或 API 整合。
為何使用記錄觸發流程?
想像一下您正在管理機會。每次有人結束主要交易時,您都會建立後續工作、傳送電子郵件給銷售經理,並更新折扣欄位。這是很多手動工作,很容易忘記一個步驟。
透過記錄觸發的流程,您可以設定自動化一次,而且每次都會自動執行。不再忘記重要的步驟、不再手動輸入資料,也不再流程不一致。此流程會全天候監視您的記錄,並在記錄符合您的條件時採取行動。
將記錄觸發的流程視為永不睡眠、永不忘記,且一律精確遵循規則的無懈助理。其適用於:
- 在整個組織中一致強制執行資料品質與業務規則。
- 去除浪費時間的重複手動工作。
- 確保永遠不會遺漏重要的後續動作。
- 自動將相關記錄保持同步。
- 將流程標準化,讓每個人都遵循相同的步驟。
- 無須人力介入即可立即回應變更。
記錄觸發流程可以執行的功能為何?
記錄觸發流程非常靈活。以下是一些您可以自動化的範例:
- 在記錄儲存前更新欄位,例如計算折扣或設定狀態。
- 儲存記錄後,請建立相關記錄,例如工作或個案。
- 發生重要變更時 (例如警示經理有關高價值機會) 傳送電子郵件通知。
- 透過驗證記錄並顯示錯誤訊息,避免儲存不良資料。
- 產生確認碼、參考號碼或其他自動計算值。
記錄觸發流程的兩種類型
記錄觸發流程有兩種功能,瞭解差異有助於您根據需求選擇正確的流程:
| 流程類型 | 執行時 | 使用時機 |
|---|---|---|
| 儲存前流程 (快速欄位更新) | 當有人按一下「儲存」時,Salesforce 會將記錄寫入至資料庫。 | 當您想要更新欄位、驗證資料或防止觸發記錄重複時。最多比儲存後流程快 10 倍,因為它們會略過額外的儲存作業。 |
| 儲存後流程 (動作和相關記錄) | 在 Salesforce 將記錄儲存至資料庫並為其指派記錄識別碼後。 | 當您想要建立記錄、傳送電子郵件或連線至外部系統—更新或檢查觸發記錄以外的任何項目時。 |
深入瞭解在儲存前與儲存後記錄觸發流程之間的 選擇
決定流程觸發的時間
決定何時要記錄觸發流程開始執行,從您想要的業務成果開始。請考慮對啟動自動化的物件進行哪些變更。例如,當您使商機符合資格時,請將機會標記為「已結束成交」,或升級個案。這會告訴您物件,無論您是否關注建立、更新或刪除,以及哪些欄位或狀態變更很重要。
使用「開始」元素設定觸發 (當使用者建立、更新或刪除記錄時)。接著,新增輸入條件,讓流程只在記錄符合這些條件時執行。條件可防止流程在每次變更時執行,並協助您在鎖定正確記錄的同時保持在限制之內。
深入瞭解「項目條件如何在記錄觸發流程中運作」。
如何使用觸發記錄
在記錄觸發的流程中,觸發記錄是其建立、更新或刪除會啟動流程的記錄。您可以使用「觸發 {Record} ($Record)」資源來處理整個流程中的此記錄,此資源適用於流程中的每個元素。此變數的 API 名稱為 $Record,標籤為 Triggering {Record},其中 {Record} 是記錄的物件。例如,「觸發連絡人」。
$Record 會反映記錄的已儲存版本。這是記錄變數,提供您在流程執行之前觸發記錄的目前欄位值。使用 $Record 稍後在流程中執行動作。例如,建立觸發帳戶的相關機會,或將電子郵件傳送給觸發連絡人。
深入瞭解在記錄觸發流程中使用觸發記錄。
成功祕訣
以下是協助您成功使用記錄觸發流程的一些祕訣:
- 從簡單開始。建立一個可順利執行一個項目的基本流程,然後在您更舒適的情況下新增複雜性。
- 在生產環境中啟用流程之前,請一律在 Sandbox 中進行測試。您可以進行實驗,而不影響實際資料。
- 針對您的流程與元素使用明確的描述標籤與描述。這可讓您或其他人在未來更輕鬆地更新流程。
- 將輸入條件新增至您的觸發,以便流程僅在必要時執行。這可改善效能並避免不必要的流程執行。
