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Cómo funcionan las condiciones de entrada en flujos desencadenados por registros
Las condiciones de entrada controlan cuándo se ejecutan los flujos desencadenados por registros. Utilice AND, OR, lógica personalizada o condiciones basadas en fórmulas en el elemento Inicio para ejecutar su flujo solo cuando cambian los registros correctos.
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Cómo funcionan las condiciones de entrada y por qué son importantes
El elemento Inicio es fundamental para cada flujo desencadenado por registro. Primero seleccione el objeto del registro desencadenante y luego seleccione tener el desencadenador de flujo cuando cree, actualice o elimine un registro.
A continuación, configure las condiciones de entrada. Las condiciones de entrada son importantes porque limitan cuando se ejecuta su flujo. Sin condiciones, un flujo puede ejecutarse en cada cambio de registro y alcanzar límites o provocar una automatización no deseada. Con condiciones, el flujo se ejecuta solo cuando el registro cumple sus criterios, lo que mejora el desempeño y mantiene la automatización centrada en los registros correctos.
En la sección Establecer condiciones de entrada del elemento Inicio, seleccione cómo evaluar las condiciones de modo que el flujo determine cuándo se cumplen: todas las condiciones cumplidas (AND), cualquier condición cumplida (OR), se cumple la lógica personalizada o una fórmula que se evalúa como true. Revise cada opción para comprender su comportamiento.
Se cumplen todas las condiciones (AND)
Para ejecutar el flujo cuando todas las condiciones son verdaderas, utilice la opción Se cumplen todas las condiciones (AND). En la sección Establecer condiciones de entrada en el elemento Inicio, para Requisitos de condición, seleccione Se cumplen todas las condiciones (AND).
El flujo se ejecuta solo cuando un registro pasa de fallar al menos una condición a cumplir todas ellas. Si un registro cumple todas las condiciones y aún se cumplen después de actualizar el registro, el flujo no se ejecuta. Salesforce programa rutas programadas solo si la versión anterior del registro no cumplió los requisitos y el registro actualizado sí cumple los requisitos.
Por ejemplo, un flujo desencadenado por registro se ejecuta cuando un usuario crea una cuenta o actualiza una cuenta para cumplir estas condiciones: Industry equals Agriculture YBilling State equals CA.
Para nuevos registros, Salesforce trata el estado antes como que no cumple ninguna condición, de modo que un nuevo registro que cumple todas las condiciones siempre desencadena el flujo.
| Escenario | Resultado |
|---|---|
Una nueva cuenta donde:
|
El flujo se desencadena porque el registro cumple ambas condiciones. Salesforce programa cualquier ruta programada. |
Una nueva cuenta donde:
|
El flujo no se desencadena. El registro solo cumple una condición. Salesforce no programa ninguna ruta programada. |
Una cuenta existente donde:
Actualizaciones en:
|
El flujo no se desencadena. El registro cumplió las condiciones antes de que el usuario actualizara el registro y el registro aún cumple las condiciones. Saelsforce no programa nuevas rutas programadas, pero las rutas ya programadas permanecen programadas. |
Una cuenta existente donde:
Actualizaciones en Industria = Agricultura |
El flujo se desencadena. El registro no cumplía las condiciones antes de la actualización, pero ahora cumple las condiciones. Salesforce programa rutas programadas por hormigas. |
Se cumple cualquier condición (OR)
Para ejecutar el flujo cuando un registro cumple una o más condiciones, utilice la opción Se cumple cualquier condición (OR). En la sección Establecer condiciones de entrada en el elemento Inicio, para Requisitos de condición, seleccione Se cumple cualquier condición (OR).
Esta opción desencadena el flujo solo cuando una actualización provoca que un registro pase de no cumplir ninguna de las condiciones a cumplir al menos una. Si un registro cumplió al menos una condición antes de la actualización, el flujo no se ejecuta, incluso si el registro cumple más condiciones más adelante. Las rutas programadas siguen la misma regla: solo están programadas cuando la actualización crea esta transición, pero cualquier ruta ya programada permanece programada. Si una actualización hace que el registro deje de cumplir todas las condiciones, Salesforce cancela cualquier ruta ya programada.
Por ejemplo, un flujo desencadenado por registro se ejecuta cuando un usuario crea o actualiza un registro de cuenta y cumple al menos una de estas condiciones: Industry equals Agriculture OR Billing State equals CA.
Para nuevos registros, Salesforce trata el estado antes como que no cumple ninguna condición, de modo que un nuevo registro que cumple al menos una condición siempre desencadena el flujo.
| Escenario | Resultado |
|---|---|
Una nueva cuenta donde:
|
El flujo se desencadena porque se cumple una condición. Salesforce programa cualquier ruta programada. |
Una cuenta existente donde:
Actualizaciones en Estado de facturación = CA |
El flujo no se desencadena. El registro cumplió al menos una condición antes de que el usuario actualizara el registro. Salesforce no programa ninguna ruta programada, pero las rutas ya programadas permanecen programadas. |
Una cuenta existente donde:
Actualizaciones en Industria = Agricultura |
El flujo se desencadena. El registro no cumplía ninguna condición antes, pero al menos una se cumple después de la actualización del registro. Salesforce programa cualquier ruta programada. |
Una cuenta existente donde:
Actualizaciones en Estado de facturación = NJ |
El flujo no se desencadena. Tras la actualización del registro, el registro no cumple ninguna de las condiciones. Como el registro ya no cumple las condiciones, Salesforce cancela cualquier ruta programada. |
Se cumple la lógica de condición personalizada
Cuando desea combinar condiciones de una forma específica que no sea simplemente todo (AND) o cualquier (OR), utilice lógica de condición personalizada. En la sección Establecer condiciones de entrada en el elemento Inicio, para Requisitos de condición, seleccione Se cumple lógica de condición personalizada. A continuación, en Lógica de condición, ingrese una expresión que haga referencia a sus condiciones por número, como 1 AND (2 OR 3).
El flujo se ejecuta solo cuando la expresión de lógica personalizada se evalúa como true para el registro desencadenante. Se aplica la misma regla que para AND y OR. El flujo se ejecuta solo cuando un usuario crea o actualiza el registro para cumplir los requisitos de condición. Las rutas programadas siguen el mismo comportamiento que otros tipos de condición.
Por ejemplo, un flujo desencadenado por registro se ejecuta cuando un usuario crea o actualiza un registro de oportunidad y cumple esta lógica de condición 1 AND (2 OR 3).
- Condición 1: Etapa | Es igual a | Propuesta
- Condición 2: Importe | Cambiado | Verdadero
- Condición 3: Fecha de cierre | Se cambia | Verdadero
El flujo se ejecuta solo cuando una oportunidad está en la etapa Propuesta y el usuario actualiza el campo Importe o el campo Fecha de cierre.
| Escenario | Resultado |
|---|---|
Nueva oportunidad creada con:
|
El flujo se desencadena porque el registro cumple la lógica personalizada. Salesforce programa cualquier ruta programada. |
Oportunidad existente con:
Actualizaciones a Importe = 10000. |
El flujo se desencadena. El registro cumple la lógica de condición 1 AND (2 OR 3): Etapa es Propuesta y Importe cambiado es verdadero. Salesforce programa cualquier ruta programada. |
Oportunidad existente con:
Actualizaciones a Fecha de cierre = dentro de tres meses. |
El flujo se desencadena. El registro cumple la lógica de condición 1 AND (2 OR 3): Etapa es Propuesta y Fecha de cierre cambiada es verdadera. Salesforce programa cualquier ruta programada. |
Oportunidad existente con:
Actualizaciones en:
|
El flujo no se desencadena. El registro cumple la condición 1, pero no cumple la condición 2 o 3 (Importe y Fecha de cierre no cambiaron). Salesforce no programa ninguna ruta programada. |
Consideraciones para la fórmula se evalúa como verdadera
Cuando la mejor forma de expresar sus criterios de entrada es en una fórmula única, utilice Fórmula se evalúa como Verdadero. En la sección Establecer condiciones de entrada en el elemento Inicio, para Requisitos de condición, seleccione Fórmula Evalúa como verdadera. A continuación, ingrese una fórmula en el campo Fórmula que devuelve true o false. La fórmula puede hacer referencia a campos en el registro desencadenante y funciones de fórmula.
El flujo se ejecuta solo cuando la fórmula se evalúa en true para el registro desencadenante. Para registros nuevos o actualizados, el flujo se ejecuta solo cuando la fórmula se evalúa como true. Salesforce programa o cancela rutas programadas del mismo modo que para otros tipos de condición.
Por ejemplo, un flujo desencadenado por registro se ejecuta cuando un usuario crea o actualiza un registro de oportunidad para hacer que esta fórmula se evalúe como true AND(Importe > 10000, TEXT(NombreEtapa) = "Propuesta"). El flujo se ejecuta solo cuando el importe de la oportunidad es superior a 10.000 y la etapa es propuesta.
| Escenario | Resultado |
|---|---|
Nueva oportunidad creada con:
|
El flujo se desencadena. La fórmula se evalúa como true. Salesforce programa cualquier ruta programada. |
Oportunidad existente con:
Actualizaciones a Importe = 20000. |
El flujo se desencadena. La fórmula era falsa antes y verdadera después de la actualización. Salesforce programa cualquier ruta programada. |
Oportunidad existente con:
Actualizaciones a Etapa = Cerrada ganada. |
El flujo no se desencadena. La fórmula se evalúa como falsa después de la actualización. Salesforce cancela cualquier ruta programada. |
Cuándo ejecutar el flujo para registros actualizados
Si su flujo está establecido para ejecutarse cuando se crea o se actualiza un registro o solo se actualiza, y está estableciendo condiciones, considere la frecuencia con la que desea que se desencadene el flujo en la actualización. Esta opción solo se muestra después de especificar condiciones de entrada.
En el elemento Inicio, bajo Establecer condiciones de entrada, para Cuándo ejecutar el flujo para registros actualizados, seleccione una de las siguientes opciones.
- Cada vez que se actualiza un registro y cumple los requisitos de condición, el flujo se ejecuta en cada actualización del registro, siempre que el registro cumpla sus condiciones de entrada después de la actualización. No importa si el registro ya cumplía las condiciones antes de la actualización. Utilice esta opción cuando desee que el flujo se ejecute en cualquier cambio en un registro que cumpla actualmente sus criterios.
- Solo cuando se actualiza un registro para cumplir los requisitos de condición: el flujo se ejecuta solo cuando una actualización hace que el registro cumpla sus condiciones de entrada. No los conocía antes, pero ahora sí. Si el registro ya cumplió las condiciones y aún las cumple después de la actualización, el flujo no se ejecuta. Utilice esta opción cuando desee que el flujo se ejecute solo cuando un registro pase a cumplir sus criterios, lo que reduce las ejecuciones innecesarias y es obligatorio para programar rutas desde el elemento Inicio.
