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Automatisieren Ihrer Geschäftsprozesse
Erstellen eines Flows vor dem Speichern für eine bessere Datenqualität

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Erstellen eines Flows vor dem Speichern für eine bessere Datenqualität

Erstellen Sie vor dem Speichern einen durch einen Datensatz ausgelösten Flow, der die Datenqualität validiert und Geschäftsregeln erzwingt, bevor Kursteilnehmerdatensätze erstellt werden. Unabhängig davon, wie ein Kursteilnehmer erstellt wird, verhindert dieser Flow doppelte Registrierungen, validiert die Kurskapazität und gewährleistet die Datenintegrität, indem ungültige Datensätze blockiert und basierend auf Geschäftslogik geeignete Status festgelegt werden.

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Öffnen, Bearbeiten, Erstellen, Aktivieren oder Deaktivieren eines Flows mit allen in Flow Builder verfügbaren Flow-Typen, -Elementen und -Funktionen, einschließlich Einstein und Agentforce für Flow: Flow verwalten

Dieser Beispiel-Flow funktioniert in Verbindung mit den anderen Beispiel-Flows unter Automatisieren eines Kursverwaltungsprozessprojekts.

Dieser Flow vor dem Speichern wird während der Datensatzerstellung ausgeführt, bevor der Kursteilnehmerdatensatz in der Datenbank gespeichert wird. Durch die Optimierung für schnelle Feldaktualisierungen fängt der Flow den Speichervorgang ab und validiert die Daten zum Zeitpunkt der Erstellung. Zunächst wird überprüft, ob bereits ein identischer Kursteilnehmerdatensatz vorhanden ist, indem Datensätze mit demselben Kontakt und derselben Kurszustellung abgefragt werden. Wenn ein Duplikat gefunden wird, blockiert der Flow die Speicherung sofort mit einer benutzerdefinierten Fehlermeldung und verhindert so, dass fehlerhafte Daten in das System gelangen. Wenn der Datensatz eindeutig ist, überprüft der Flow dann die Kurszustellungskapazität, indem er vorhandene Teilnehmer zählt und mit dem maximal zulässigen Wert vergleicht. Basierend auf dieser Anzahl legt der Flow den Status des neuen Teilnehmers automatisch auf "Registriert" oder "Warteliste" fest und generiert einen Bestätigungscode für registrierte Teilnehmer. Durch diesen Ansatz wird sichergestellt, dass die Datenvalidierung unabhängig davon, wie der Datensatz erstellt wird – ob über die Benutzeroberfläche, die API, den Datenimport oder einen Bildschirm-Flow – konsistent erfolgt, und sichergestellt, dass Geschäftsregeln erzwungen werden, bevor ungültige Daten in die Datenbank gelangen.

  1. Öffnen Sie die Listenansicht "Flows".
    • Geben Sie unter "Setup" im Feld "Schnellsuche" den Text Flows ein und wählen Sie dann Flows aus.
    • Wählen Sie in der Automatisierungsanwendung die Registerkarte Flows aus.
    • Klicken Sie in einer beliebigen Lightning-Anwendung auf der Registerkarte "Flows" auf das Aktionsmenü und wählen Sie Flow öffnen aus.
  2. Erstellen Sie einen durch einen Datensatz ausgelösten Flow.
    1. Klicken Sie in der Automatisierungsanwendung auf Neu. Wählen Sie Ausgelöste Automatisierungen und dann Durch Datensätze ausgelöster Flow aus.
    2. Klicken Sie unter "Setup" auf Neuer Flow, wählen Sie Ausgelöste Automatisierungen und dann Durch Datensätze ausgelöster Flow aus.
    Der Bereich "Start konfigurieren" wird geöffnet.
  3. Konfigurieren Sie das Startelement.
    1. Wählen Sie im Bereich "Start konfigurieren" für "Objekt" die Option Kursteilnehmer aus.
    2. Wählen Sie in "Flow auslösen, wenn" die Option Ein Datensatz erstellt wird aus.
    3. Wählen Sie für "Optimieren des Flows für" die Option Schnelle Feldaktualisierungen aus.
  4. Rufen Sie alle Datensätze mit demselben Kursteilnehmer und derselben Kurszustellung wie der neue Datensatz mit einem Element vom Typ "Datensätze abrufen" ab.
    1. Klicken Sie auf Symbol 'Element hinzufügen' mit Pluszeichen und wählen Sie Datensätze abrufen aus.
      Der Bereich "Datensätze abrufen" wird geöffnet.
    2. Geben Sie für "Bezeichnung" den Text Doppelte Datensätze abrufen ein.
      Der API-Name wird automatisch ausgefüllt.
    3. Geben Sie für "Beschreibung" den Text Abruft alle Kursteilnehmerdatensätze ab, die dieselbe Kontakt-ID und dieselbe Kursdatensatz-ID aufweisen wie der auslösende Datensatz. Speichert das Ergebnis in der Datensatzsammlung "Kursteilnehmer aus doppelten Datensätzen abrufen".
    4. Wählen Sie für "Objekt" die Option Kursteilnehmer aus.
    5. Wählen Sie für "Feld" die Option Teilnehmer aus.
    6. Wählen Sie für "Operator" die Option Gleich aus.
    7. Wählen Sie für "Wert" die Option Auslöserkurs_Teilnehmer__c > Teilnehmer > Kontakt-ID aus.
    8. Klicken Sie auf + Bedingung hinzufügen.
      Dem Element "Datensätze abrufen" wird eine zweite Filterbedingung hinzugefügt.
    9. Wählen Sie für "Feld" die Option Kurszustellung aus.
    10. Wählen Sie für "Operator" die Option Gleich aus.
    11. Wählen Sie für "Wert" die Option Auslösender Kurs_Teilnehmer__c > Kurszustellung > Datensatz-ID aus.
    12. Wählen Sie Alle Datensätze für "Wie viele Datensätze sollen gespeichert werden?" aus.
  5. Legen Sie fest, ob das Element "Datensätze abrufen" Datensätze mit einem Entscheidungselement zurückgegeben hat.
    1. Klicken Sie auf Symbol 'Element hinzufügen' mit Pluszeichen und wählen Sie Entscheidung aus.
      Der Entscheidungsbereich wird geöffnet.
    2. Geben Sie für "Bezeichnung" den Text Gefundene doppelte Datensätze? ein.
      Der API-Name wird automatisch ausgefüllt.
    3. Geben Sie unter "Beschreibung" den Text Bestimmt, ob doppelte Kursteilnehmerdatensätze gefunden wurden ein.
    4. Wählen Sie für "Entscheidungslogik auswählen" die Option Manuell definieren (Standard) aus.
    5. Geben Sie als Ergebnisbezeichnung Ja ein.
    6. Geben Sie als Ergebnis-API-Name IsDuplicateRecord ein.
    7. Wählen Sie für "Ressource" die Option Kursteilnehmer unter "Doppelte Datensätze abrufen" aus.
    8. Wählen Sie für "Operator" die Option Ist Null aus.
    9. Wählen Sie für "Wert" die Option Falsch aus.
    10. Wählen Sie unter "Ergebnisreihenfolge" die Option Standardergebnis aus.
    11. Geben Sie für "Bezeichnung" Nein ein.
  6. Fügen Sie einen benutzerdefinierten Fehler hinzu, wenn der neue Datensatz ein Duplikat mit einem Element vom Typ "Benutzerdefinierter Fehler" ist.
    1. Klicken Sie im Pfad "Ja" auf Symbol 'Element hinzufügen' mit Pluszeichen und wählen Sie Benutzerdefinierter Fehler aus.
      Der Bereich "Benutzerdefinierte Fehlermeldung" wird geöffnet.
    2. Geben Sie für "Bezeichnung" den Text Erstellen einer doppelten Datensatzfehlermeldung ein.
      Der API-Name wird automatisch ausgefüllt.
    3. Geben Sie für "Beschreibung" den Text Wird eine benutzerdefinierte Fehlermeldung ausgelöst und verhindert, dass der auslösende Kursteilnehmerdatensatz erstellt wird.
    4. Geben Sie für "Fehlermeldung" den Text Wir konnten diesen Datensatz nicht erstellen ein, da er bereits vorhanden ist.
  7. Legen Sie den benutzerdefinierten Fehler als letztes Element im Pfad "Ja" fest.
    1. Klicken Sie im Pfad "Ja" nach dem Element "Benutzerdefinierte Fehlermeldung" auf Symbol 'Element hinzufügen' mit Pluszeichen und wählen Sie dann Ende aus.
      Das letzte Element im Pfad "Ja" ist ein Endelement.
  8. Rufen Sie alle Kursteilnehmer-Datensätze mit demselben Kurs wie der neue Datensatz mit einem Element vom Typ "Datensätze abrufen" ab.
    1. Klicken Sie im Pfad "Kein" auf Symbol 'Element hinzufügen' mit Pluszeichen und wählen Sie Datensätze abrufen aus.
      Der Bereich "Datensätze abrufen" wird geöffnet.
    2. Geben Sie für "Bezeichnung" den Text Alle Kursteilnehmer abrufen ein.
      Der API-Name wird automatisch ausgefüllt.
    3. Geben Sie für "Beschreibung" den Text Gruft alle Kursteilnehmerdatensätze mit einer Kurszustellungsdatensatz-ID ab, die mit der Kurszustellungsdatensatz-ID des auslösenden Datensatzes übereinstimmt. Speichert das Ergebnis in der Datensatzsammlung "Kursteilnehmer aus Get All Course Attendees" (Alle Kursteilnehmer abrufen).
    4. Wählen Sie für "Objekt" die Option Kursteilnehmer aus.
    5. Wählen Sie für "Feld" die Option Kurszustellung aus.
    6. Wählen Sie für "Operator" die Option Gleich aus.
    7. Wählen Sie für "Wert" die Option Auslösender Kurs_Teilnehmer__c > Kurszustellung > Datensatz-ID aus.
    8. Wählen Sie Alle Datensätze für "Wie viele Datensätze sollen gespeichert werden?" aus.
  9. Fügen Sie eine Variable hinzu, um zu speichern, wie viele Datensätze das Element "Datensätze abrufen" zurückgegeben hat.
    1. Klicken Sie zum Öffnen der Toolbox auf Toolbox-Symbol..
    2. Klicken Sie auf Neue Ressource und wählen Sie dann Variable aus.
    3. Geben Sie als API-Namen AttendeeCount ein.
    4. Geben Sie für "Beschreibung" den Text Stores the number of attendees for the course delivery of the triggering record (Geschäfte für die Anzahl der Teilnehmer für die Kurszustellung des auslösenden Datensatzes) ein.
    5. Wählen Sie Zahl als Datentyp aus.
    6. Geben Sie für "Dezimalstellen" 0 ein.
    7. Klicken Sie auf Fertig.
  10. Speichern Sie die Anzahl der Kursteilnehmer-Datensätze für den Kurs in der Variablen AttendeeCount mit einem Zuweisungselement.
    1. Klicken Sie nach dem Element "Alle Kursteilnehmer abrufen" auf Symbol 'Element hinzufügen' mit Pluszeichen und wählen Sie Zuweisung aus.
      Der Bereich "Zuweisung" wird geöffnet.
    2. Geben Sie für "Bezeichnung" den Text AttendeeCount-Variable festlegen ein.
      Der API-Name wird automatisch ausgefüllt.
    3. Geben Sie unter "Beschreibung" den Text Einstellung des Werts der Variablen AttendeeCount auf die Anzahl der von Get All Course Attendees (Alle Kursteilnehmer abrufen) zurückgegebenen Datensätze ein.
    4. Wählen Sie für "Variable" die Option AttendeeCount aus.
    5. Wählen Sie für "Operator" die Option Gleich Anzahl aus.
    6. Wählen Sie für "Wert" unter "Alle Kursteilnehmer abrufen" die Option Kursteilnehmer aus.
  11. Bestimmen Sie, ob die Kurszustellung vollständig mit einem Entscheidungselement registriert ist.
    1. Klicken Sie nach dem Element "AttendeeCount Variable festlegen" auf Symbol 'Element hinzufügen' mit Pluszeichen und wählen Sie Entscheidung aus.
      Der Entscheidungsbereich wird geöffnet.
    2. Geben Sie für "Bezeichnung" den Text Ist Kurszustellung vollständig? ein.
      Der API-Name wird automatisch ausgefüllt.
    3. Geben Sie unter "Beschreibung" den Text {Bestimmt, ob die Anzahl der Kursteilnehmer für die Kurszustellung des auslösenden Datensatzes größer oder gleich der für die Kurszustellung maximal zulässigen Teilnehmerzahl ist.
    4. Wählen Sie für "Entscheidungslogik auswählen" die Option Manuell definieren (Standard) aus.
    5. Geben Sie als Ergebnisbezeichnung Ja ein.
    6. Geben Sie als Ergebnis-API-Name IsFull ein.
    7. Wählen Sie als Ressource AttendeeCount aus.
    8. Wählen Sie für "Operator" die Option Größer oder gleich aus.
    9. Wählen Sie für "Wert" die Option Auslösender Kurs_Teilnehmer__c > Kurszustellung > Maximale Teilnehmerzahl aus.
    10. Wählen Sie unter "Ergebnisreihenfolge" die Option Standardergebnis aus.
    11. Geben Sie für "Bezeichnung" Nr.
  12. Wenn die Klasse vollständig ist, legen Sie den Status des Kursteilnehmers mit einem Zuweisungselement auf "Warteliste" fest.
    1. Klicken Sie im Pfad "Ja" auf Symbol 'Element hinzufügen' mit Pluszeichen und wählen Sie Zuweisung aus.
      Der Bereich "Zuweisung" wird geöffnet.
    2. Geben Sie für "Bezeichnung" den Text Auslösenden Datensatzstatus auf Warteliste setzen ein.
      Der API-Name wird automatisch ausgefüllt.
    3. Geben Sie für "Beschreibung" den Text Setzt den Status des auslösenden Datensatzes auf "Warteliste" ein.
    4. Wählen Sie für "Feld" die Option Auslöserkurs_Teilnehmer__c > Status aus.
    5. Wählen Sie für "Operator" die Option Gleich aus.
    6. Wählen Sie für "Wert" die Option Warteliste aus.
  13. Legen Sie das Element "Zuweisung" als letztes Element im Pfad "Ja" fest.
    1. Klicken Sie im Pfad "Ja" nach dem Element "Zuweisung" auf Symbol 'Element hinzufügen' mit Pluszeichen und wählen Sie Ende aus.
      Das letzte Element im Pfad "Ja" ist ein Endelement.
  14. Erstellen Sie eine Formel, um einen Kursbestätigungscode zu generieren.
    1. Klicken Sie zum Öffnen der Toolbox auf Toolbox-Symbol..
    2. Klicken Sie auf Neue Ressource und wählen Sie dann Formel aus.
    3. Geben Sie als API-Name CourseConfirmationCode ein.
    4. Geben Sie für "Beschreibung" den Text {Generiert einen Kursbestätigungscode, der den Nachnamen des Kursteilnehmers, den Monat, den Tag und das Jahr der Kurszustellung sowie die ersten 10 Zeichen des Kursnamens enthält.
    5. Wählen Sie für "Datentyp" die Option Text aus.
    6. Geben Sie für "Formel" folgenden Text ein: "CRC–" & {!$Record.AttendeeId__r.LastName} & "–" & TEXT(MONTH(TODAY())) & "–" & TEXT(DAY(TODAY())) & "–" & TEXT(YEAR(TODAY())) & "–" & LEFT({!$Record.CourseDeliveryId__r.CourseId__r.Name}, 10)
    7. Klicken Sie auf Syntax prüfen.
      Wenn Sie die Schritte unter Erstellen Ihres Datenmodells ausgeführt haben, ist die Formel gültig.
    8. Klicken Sie auf Fertig.
  15. Wenn die Klasse nicht vollständig ist, legen Sie den Status des Kursteilnehmers und den Bestätigungscode mit einem Zuweisungselement fest.
    1. Klicken Sie im Pfad "Kein" auf Symbol 'Element hinzufügen' mit Pluszeichen und wählen Sie Zuweisung aus.
      Der Bereich "Zuweisung" wird geöffnet.
    2. Geben Sie für "Bezeichnung" den Text Auslösende Datensatzfelder festlegen ein.
      Der API-Name wird automatisch ausgefüllt.
    3. Geben Sie für "Beschreibung" den Text Legt die Status- und Bestätigungscodefelder des auslösenden Datensatzes fest.
    4. Wählen Sie für "Feld" die Option Auslösender Kursteilnehmer > Status aus.
    5. Wählen Sie für "Operator" die Option Gleich aus.
    6. Wählen Sie für "Wert" die Option Registriert aus.
    7. Klicken Sie auf + Zuweisung hinzufügen
    8. Wählen Sie für "Feld" die Option Auslösender Kursteilnehmer > Bestätigungscode aus.
    9. Wählen Sie für "Operator" die Option Gleich aus.
    10. Wählen Sie für "Wert" die Option CourseConfirmationCode aus.
  16. Speichern Sie den durch einen Datensatz ausgelösten Flow.
    1. Klicken Sie auf Speichern.
    2. Geben Sie für "Flow-Bezeichnung" den Text Neue Kursteilnehmerdatensätze verwalten ein.
      Der Flow-API-Name wird automatisch ausgefüllt.
    3. Geben Sie für "Beschreibung" den Text Verwaltet neue Kursteilnehmer-Datensätze, bevor sie gespeichert werden, wodurch doppelte und ungültige Datensätze verhindert und relevante Feldwerte für Kursteilnehmer festgelegt werden.
    4. Klicken Sie auf Speichern.
    Der vor dem Speichern abgeschlossene ausgelöste Flow für neue Kursteilnehmerdatensätze.

Siehe auch:

 
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