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Consideraciones para el asistente para convertir el acceso de usuario externo
Tenga en cuenta estas consideraciones y limitaciones al utilizar el Asistente para convertir el acceso de usuario externo.
Ediciones necesarias
| Disponible en: Salesforce Classic (no disponible en todas las organizaciones) y Lightning Experience |
| Disponible en: Enterprise Edition, Performance Edition, Unlimited Edition y Developer Edition |
En todas las organizaciones creadas el 8 de febrero de 2024 o versiones posteriores y en todas las organizaciones que activaron experiencias digitales después de Winter ’26, los registros compartidos con el grupo Funciones y subordinados internos a través de reglas de colaboración u otros mecanismos permanecen accesibles únicamente para estos usuarios internos. No se le requiere utilizar el Asistente de acceso de usuario externo para proteger el acceso.
Funciones cubiertas por el asistente Convertir el acceso de usuario externo
El asistente afecta a las siguientes funciones en su organización de Salesforce:
- Reglas de colaboración
- El Asistente para convertir el acceso de usuario externo puede convertir cualquier regla de colaboración basada en propietario o basada en criterios que incluye Funciones y subordinados internos y de portal para incluir en su lugar Funciones y subordinados internos.
- La categoría de conjunto de datos Funciones y subordinados internos le permite crear reglas de colaboración que incluyen a todos los usuarios en una función especificada además de todos los usuarios en funciones por debajo de esa función, excluyendo cualquier función de sitio.
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Nota Después de ejecutar el asistente para convertir el acceso de usuario externo, debe volver a calcular las reglas de colaboración para aplicar los cambios. Desde Configuración, en el cuadro Búsqueda rápida, ingrese Configuración de colaboración. En la sección de regla de colaboración de cada objeto, haga clic en Volver a calcular, luego haga clic en Aceptar.
La categoría de conjunto de datos Funciones, subordinados internos y de portal sólo está disponible en su organización después de que haya creado como mínimo una función en la jerarquía de funciones.
La categoría de conjunto de datos Funciones y subordinados internos sólo está disponible en su organización después de que haya creado como mínimo una función en la jerarquía de funciones y haya activado experiencias digitales.
- Uso compartido de carpetas
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El asistente para convertir el acceso de usuario externo también le permite convertir automáticamente los niveles de acceso de cualquier carpeta de reporte, tablero o documento que sea accesible para Funciones, Subordinados internos y de portal a un nivel de acceso más restrictivo: Funciones y subordinados internos. Esto ayuda a prevenir que los usuarios externos accedan a carpetas. Resulta más eficiente utilizar el asistente que ubicar diversas carpetas en Salesforce y establecer sus niveles de acceso individualmente.
- El asistente no convierte carpetas accesibles para todos los usuarios o accesibles para grupos públicos. Debe actualizar manualmente los niveles de acceso en esas carpetas.
Funciones no cubiertas por el asistente Convertir el acceso de usuario externo
El asistente no convierte el acceso para las siguientes funciones o mecanismos de colaboración, pero puede seguir estas recomendaciones para proteger manualmente el acceso de usuarios externos a los datos de su organización.
- Colaboración manual
- Elimine Funciones, Subordinados internos y de portal de la lista Compartir con de sus colaboraciones manuales y agregue Funciones y Subordinados internos en su lugar.
- Para identificar colaboraciones manuales compartidas con Funciones, Subordinados internos y de portal, utilice esta consulta SOQL:
Select Id, UserOrGroupId from AccountShare where UserOrGroupId IN (SELECT Id FROM Group WHERE Type = 'RoleAndSubordinates') AND RowCause = 'Manual' - Sustituya
AccountSharepor el objeto de colaboración que está consultando. - Colaboración gestionada por Apex
- Actualice su código de Apex de modo que cree colaboraciones en el grupo Función y Subordinados internos. Debido a que esta conversión es una operación de gran escala, considere el uso de Apex por lotes.
- Grupos públicos
- Revisar grupos públicos que contienen miembros de Funciones, Subordinados internos y de portal. Elimine estos miembros y sustituya con Función y Subordinados internos según necesite.
- Para identificar grupos públicos que contienen miembros de Funciones, Subordinados internos y de portal, utilice esta consulta SOQL:
Select Id, GroupId, UserOrGroupId from GroupMember where GroupId in (SELECT Id FROM Group WHERE Type = 'Regular') AND UserOrGroupId in (SELECT Id FROM Group WHERE Type = 'RoleAndSubordinates') - Colas
- Revisar colas que contienen miembros de Funciones, Subordinados internos y de portal. Elimine estos miembros y sustituya con Función y Subordinados internos según necesite.
- Para identificar colas que contienen miembros de Funciones, Subordinados internos y de portal, utilice esta consulta SOQL:
Select Id, GroupId, UserOrGroupId from GroupMember where GroupId in (SELECT Id FROM Group WHERE Type = 'Queue') AND UserOrGroupId in (SELECT Id FROM Group WHERE Type = 'RoleAndSubordinates') - Vistas de lista
- Actualice vistas de lista para compartirlas con Función y Subordinados internos en vez de Funciones, Subordinados internos y de portal.
