Att tänka på vad gäller guiden för att konvertera externa användares åtkomst
Tänk på dessa saker och begränsningar när du använder guiden Konvertera extern användares åtkomst.
Versioner som krävs
| Tillgängliga i: både Salesforce Classic (inte tillgängligt i alla organisationer) och Lightning Experience |
| Tillgängliga i: Utgåvorna Enterprise, Performance, Unlimited och Developer |
I alla organisationer som skapats den 8 februari 2024 eller senare och i alla organisationer som aktiverade digitala upplevelser efter utgåvan Winter ’26 förblir poster som delas med gruppen Roller och Interna underordnade genom delningsregler eller andra mekanismer endast tillgängliga för dessa interna användare. Du behöver inte använda guiden Konvertera extern användaråtkomst för att säkra åtkomst.
Funktioner som täcks av guiden för att konvertera externa användares åtkomst
Guiden påverkar dessa funktioner i din Salesforce-organisation:
- Delningsregler
- Guiden Konvertera åtkomst för externa användare kan konvertera ägarbaserade eller kriteriebaserade delningsregler som inkluderar roller, interna och portalunderordnade till att istället inkluderar roller och interna underordnade.
- Datainställningskategorin roller och interna underordnade låter dig skapa delningsregler som inkluderar alla användare i en specificerad roll plus alla användare i roller under denna roll, förutom alla roller för webbplatsroller.
-
Anteckning Efter att du har kört guiden Konvertera externa användares åtkomst måste du omberäkna delningsreglerna för att tillämpa ändringarna. I Inställningar, skriv Inställningar för delning i rutan Snabbsökning. I varje objekts delningsregelsektion, klicka på Omberäkna och klicka sedan på OK.
Roller-, interna- och portalunderordnade data angivet i denna kategori är endast tillgängligt i din organisation efter att du skapat minst en roll i rollhierarkin.
Rollerna och intern underordnad data angivet i denna kategori är endast tillgängligt i din organisation efter att du skapat minst en roll i rollhierarkin och aktiverat digitala upplevelser.
- Mappdelning
-
Guiden för konvertering av externa användares åtkomst låter dig även automatiskt konvertera åtkomstnivån för alla rapporter, instrumentpaneler eller dokument mappar som kan kommas åt till roller, interna och portalunderordnade till en mer restriktiv åtkomstnivå: Roller och interna underordnade. Detta hjälper till att förhindra externa användare från att komma åt mappar. Användande av guiden är effektivare än att hitta olika mappar i Salesforce och ange dess åtkomstnivå individuellt.
- Guiden konverterar inte mappar som kan kommas åt för alla användare eller som kan kommas åt av offentliga grupper. Du måste manuellt uppdatera åtkomstnivåerna på dessa mappar.
Funktioner som inte täcks av guiden för att konvertera externa användares åtkomst
Guiden konverterar inte åtkomst för de följande funktionerna eller delningsmekanismerna, men du kan följa dessa rekommendationer för att manuellt säkra externa användares åtkomst till din organisations data.
- Manuell delning
- Ta bort roller, interna och portalunderordnade från listan Dela med för dina manuella delningar och lägg till roller och interna underordnade istället.
- För att identifiera manuella delningar som delas med roller, interna och portalunderordnade, använd denna SOQL-fråga:
Select Id, UserOrGroupId from AccountShare where UserOrGroupId IN (SELECT Id FROM Group WHERE Type = 'RoleAndSubordinates') AND RowCause = 'Manual' - Ersätt
AccountSharemed det delningsobjekt du frågar. - Apex-hanterad delning
- Uppdatera din Apex-kod så att den skapar delningar till gruppen Roll och Interna underordnade. Eftersom denna konvertering är en stor åtgärd, överväg att använda sats-Apex.
- Offentliga grupper
- Granska offentliga grupper som innehåller medlemmar av typen Roller, Interna och Portalunderordnade. Ta bort dessa medlemmar och ersätt med Roll och Interna underordnade efter behov.
- För att identifiera offentliga grupper som innehåller medlemmar av typen Roller, Interna och Portalunderordnade, använd denna SOQL-fråga:
Select Id, GroupId, UserOrGroupId from GroupMember where GroupId in (SELECT Id FROM Group WHERE Type = 'Regular') AND UserOrGroupId in (SELECT Id FROM Group WHERE Type = 'RoleAndSubordinates') - Köer
- Granska köer som innehåller medlemmar av typen Roller, Interna och Portalunderordnade. Ta bort dessa medlemmar och ersätt med Roll och Interna underordnade efter behov.
- För att identifiera köer som innehåller medlemmar av typen Roller, Interna och Portalunderordnade, använd denna SOQL-fråga:
Select Id, GroupId, UserOrGroupId from GroupMember where GroupId in (SELECT Id FROM Group WHERE Type = 'Queue') AND UserOrGroupId in (SELECT Id FROM Group WHERE Type = 'RoleAndSubordinates') - Listvyer
- Uppdatera listvyer så att de delas med roll och internt underordnade istället för roller, internt och portalunderordnade.
