Handmatig delen
Met handmatig delen kunnen gebruikers afzonderlijke records delen met andere gebruikers, openbare groepen en rollen.
Vereiste editions
| Beschikbaar in: zowel Salesforce Classic als Lightning Experience |
| Beschikbaar in: Professional, Enterprise, Performance, Unlimited en Developer Edition |
Handmatig delen wordt gebruikt voor uitzonderingen op eenmalige toegang, wanneer regels voor delen of andere voorzieningen niet kunnen worden gebruikt om de beoogde toegang te verlenen. Het is bijvoorbeeld noodzakelijk om één opportunity te delen met een collega voor samenwerking, maar u wilt geen andere opportunities delen waarvan de recordeigenaar of diens rol eigenaar is. Handmatig delen is ook handig voor het delen van records voor speciale projecten of dekking terwijl collega's afwezig zijn.
Soms omvat het verlenen van toegang tot één record ook toegang tot alle gekoppelde records hiervan. Als u een andere gebruiker bijvoorbeeld toegang verleent tot een account, heeft deze gebruiker automatisch toegang tot alle opportunities en cases die aan die account zijn gekoppeld.
Handmatige shares maken
Voor het verlenen van toegang tot een record met behulp van handmatig delen moet u een van de volgende gebruikers zijn.
- De recordeigenaar
- Een gebruiker in een rol boven de eigenaar in de hiërarchie (als de instellingen voor delen van uw organisatie toegang bepalen via hiërarchieën)
- Een gebruiker met de machtiging Alle records wijzigen voor het object
- Een Salesforce-beheerder
- Als u een opportunity, contactpersoon of case handmatig deelt, moeten de gebruikers met wie u deze deelt, minstens leestoegang tot de gekoppelde bovenliggende account hebben via voorzieningen voor delen, anders moet u de mogelijkheid hebben om de account ook te delen. U kunt de account delen als u de accounteigenaar bent, Salesforce-beheerder bent, boven de accounteigenaar in de rollenhiërarchie staat en of de machtiging Alle records wijzigen voor accounts hebt. Als u de mogelijkheid hebt om de account zelf te delen, krijgen de gebruikers met wie u de opportunity, contactpersoon of case deelt, automatisch leestoegang tot de bovenliggende account.
- Als u een account deelt, kan het toegangsniveau voor onderliggende opportunities, cases en contactpersonen ervan niet groter zijn dan de standaardtoegang van de accounteigenaar vanuit standaardinstellingen voor de hele organisatie en de rol van de eigenaar. U kunt alleen een hoger toegangsniveau verlenen als u een Salesforce-beheerder bent, de machtiging Alle records wijzigen voor Account hebt of de gebruikersmachtiging Alle gegevens wijzigen hebt.
Verwijdering van handmatige shares
Als een gebruiker eigendom van een record overdraagt, verwijdert Salesforce handmatige shares die door de oorspronkelijke eigenaar van de record zijn gemaakt. Dat kan ertoe leiden dat gebruikers geen toegang meer hebben. Neem deze extra overwegingen bij het verwijderen van handmatige shares door:
- Wanneer accounteigendom wordt overgedragen, worden handmatige shares die door de oorspronkelijke accounteigenaar zijn gemaakt in onderliggende opportunity-, case- en contactpersoonsrecords, ook verwijderd.
- Wanneer de bovenliggende account voor een opportunity of case verandert, worden handmatige shares voor de opportunity of case verwijderd als de gebruiker die de wijziging aanbrengt, de nieuwe bovenliggende account niet mag delen. Als de eigenaar van de nieuwe bovenliggende account echter iemand is die boven hen in de rollenhiërarchie staat of als een Salesforce-beheerder de bovenliggende account wijzigt, worden de handmatige shares niet verwijderd. Handmatig delen wordt ook niet verwijderd als de ontvanger al toegang heeft tot de bovenliggende account.
- Wanneer de bovenliggende account verandert voor een contactpersoon die is gekoppeld aan een portal- of communitygebruiker, worden handmatige shares verwijderd voor aangepaste-objectrecords die zijn gedeeld met de portal- of communitygebruiker.
- Wanneer een opportunity wordt gesloten en de eigenaar van de bovenliggende account van de opportunity verandert, worden handmatige shares voor de opportunity verwijderd, zelfs wanneer opportunitysplitsingen zijn ingeschakeld.
- Toegang tot records verlenen met handmatig delen in Lightning Experience
Geef specifieke gebruikers toegang tot een afzonderlijke record met handmatig delen. - Toegang tot records verlenen met handmatig delen in Salesforce Classic
Gebruik handmatig delen om specifieke andere gebruikers toegang te geven tot een afzonderlijke record. - Overwegingen bij handmatig delen
Wanneer u toegang tot records verleent met handmatig delen, moet u met een aantal zaken rekening houden.
