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Funciones de colaboraciĆ³n y acceso a registros
En Salesforce, puede controlar el acceso a los datos en muchos niveles diferentes. Configure el acceso que tienen los usuarios a registros que no poseen utilizando las diversas funciones de colaboraciĆ³n y acceso a registros, todas las cuales logran un caso de uso diferente.
Ediciones necesarias
| Disponible en: Salesforce Classic y Lightning Experience |
Disponible en: Professional Edition, Enterprise Edition, Performance Edition, Unlimited Edition, Developer Edition y Database.com Edition Los equipos no estƔn disponibles en Database.com |
Existen varias funciones de colaboraciĆ³n que puede utilizar para configurar el acceso de registro para sus usuarios.
Valores predeterminados de toda la organizaciĆ³n
La configuraciĆ³n de colaboraciĆ³n predeterminada de toda su organizaciĆ³n le proporciona un nivel de lĆnea base de acceso para cada objeto. Los valores predeterminados de toda la organizaciĆ³n especifican el nivel predeterminado de acceso que tienen los usuarios a los registros de otros usuarios. Por ejemplo, puede definir el valor predeterminado para candidatos como Privado en toda la organizaciĆ³n si desea que los usuarios sĆ³lo visualicen y modifiquen los candidatos que les pertenecen. A continuaciĆ³n, puede crear reglas de colaboraciĆ³n de candidatos para ampliar el acceso de candidatos a usuarios o grupos pĆŗblicos concretos.
JerarquĆa de funciones
La jerarquĆa de funciones otorga automĆ”ticamente a los usuarios acceso a los registros propiedad o compartidos con sus subordinados en la jerarquĆa. Puede controlar el acceso de colaboraciĆ³n utilizando jerarquĆas para cualquier objeto personalizado, pero no objetos estĆ”ndar.
Reglas de colaboraciĆ³n
Las reglas de colaboraciĆ³n representan las excepciones de la configuraciĆ³n predeterminada de toda su organizaciĆ³n. Le permiten ampliar el acceso a registros a usuarios independientemente de su lugar en la jerarquĆa de funciones. Si los valores predeterminados de colaboraciĆ³n de toda la organizaciĆ³n son SĆ³lo lectura pĆŗblica o Privado, puede definir las reglas que dan acceso adicional a los usuarios a registros que no poseen. Puede crear reglas de colaboraciĆ³n basadas en el propietario del registro o valores de campo en el registro y especificar los grupos pĆŗblicos y funciones que reciben acceso.
ColaboraciĆ³n manual
En ocasiones no es posible definir un grupo coherente de usuarios que necesitan acceder a un conjunto concreto de registros. Los propietarios de los registros pueden utilizar la colaboraciĆ³n manual para conceder permisos de lectura y modificaciĆ³n a los usuarios que no tienen acceso al registro de otro modo. La colaboraciĆ³n manual no estĆ” automatizada como la configuraciĆ³n de colaboraciĆ³n predeterminada de toda la organizaciĆ³n, las jerarquĆas de funciones o las reglas de colaboraciĆ³n. No obstante, proporciona a los propietarios de registros la flexibilidad de compartir registros con usuarios que deben verlos.
ColaboraciĆ³n gestionada por Apex
Si las reglas de colaboraciĆ³n y colaboraciĆ³n manual no proporcionan el control de acceso requerido, puede utilizar la colaboraciĆ³n gestionada por Apex. La colaboraciĆ³n gestionada por Apex permite a los desarrolladores compartir objetos personalizados de forma programĆ”tica. Cuando utilice la colaboraciĆ³n gestionada por Apex para compartir un objeto personalizado, sĆ³lo los usuarios con el permiso āModificar todos los datosā podrĆ”n aƱadir o cambiar la colaboraciĆ³n del registro del objeto personalizado, y el acceso de colaboraciĆ³n se mantendrĆ” en todos los registros que modifique su propietario.
Otros mƩtodos para controlar el acceso a los registros
AdemĆ”s de estas funciones de colaboraciĆ³n principales, existen otros mĆ©todos para permitir el acceso de mĆŗltiples usuarios a registros concretos, o para filtrar registros de modo que los usuarios no tengan demasiado acceso.
- Colas
Las colas le ayudan a priorizar, distribuir y asignar registros a equipos que comparten cargas de trabajo. Los miembros y usuarios de colas en un puesto superior de una jerarquĆa de funciones pueden acceder a las colas desde vistas de lista y tomar la propiedad de los registros de una cola.
Las colas estĆ”n disponibles para casos, solicitudes de contacto, candidatos, pedidos, objetos personalizados, contratos de servicio y versiones de artĆculos de Knowledge.
- Equipos
- Para las cuentas, oportunidades y casos, los propietarios de los registros pueden utilizar equipos para permitir acceso a otros usuarios a sus registros. Un equipo es un grupo de usuarios que trabajan juntos en una cuenta, oportunidad de ventas o caso. Los propietarios de los registros pueden crear un equipo para cada registro que posean. El propietario del registro agrega miembros de equipo y especifica el nivel de acceso de cada miembro del equipo al registro, para que algunos miembros del equipo puedan tener acceso de sĆ³lo lectura y que otros puedan tener acceso de lectura/escritura. El propietario del registro tambiĆ©n puede especificar una funciĆ³n para cada miembro del equipo, como āpatrocinador ejecutivoā. En equipos de cuentas, los miembros del equipo tambiĆ©n pueden tener acceso a cualquier contacto, oportunidad y casos asociados con una cuenta.
Nota Un miembro del equipo puede tener un gran nivel de acceso a un registro por otros motivos, como una funciĆ³n o regla de colaboraciĆ³n. En este caso, el miembro del equipo tiene el mayor nivel de acceso otorgado, con independencia del nivel de acceso especificado para el equipo. - Territorios
- GestiĆ³n de territorios de empresa le permite definir el acceso y la propiedad de registros basĆ”ndose en territorios geogrĆ”ficos. Utilice si la cobertura de cuenta de sus equipos se basa en territorios.
- Asignar grupos de categorĆas a funciones
- Controlar el acceso a categorĆas de datos asignĆ”ndolas a funciones de usuario.
- Reglas de restricciĆ³n
- Cuando se aplica una regla de restricciĆ³n a un usuario, los datos a los que tenĆan acceso de lectura a travĆ©s de su configuraciĆ³n de colaboraciĆ³n tiene como Ć”mbito Ćŗnicamente a registros que coincidan con los criterios de registro que se establecen. Este comportamiento es similar a cĆ³mo puede filtrar resultados en una vista de lista o un informe, excepto que es permanente.
- Conjuntos de colaboraciĆ³n y grupos de colaboraciĆ³n
- Si activĆ³ Experiencias digitales, hay funciones de colaboraciĆ³n disponibles especĆficas para otorgar acceso a usuarios externos. Utilice conjuntos de colaboraciĆ³n para otorgar a los usuarios del sitio acceso a registros asociados con una cuenta o un contacto que coincida con la cuenta o el contacto del usuario. Utilice grupos de colaboraciĆ³n para compartir registros propiedad de usuarios del sitio de Experience Cloud de gran volumen con usuarios internos y externos autenticados.
