Funzioni di condivisione e accesso ai record
In Salesforce è possibile controllare l'accesso ai dati su svariati livelli. Impostare l'accesso degli utenti ai record di cui non sono titolari utilizzando le varie funzioni di condivisione e accesso ai record, che consentono di ottenere un caso d'uso diverso.
Versioni (Edition) richieste
| Disponibile in: Salesforce Classic e Lightning Experience |
Disponibile in: Professional Edition, Enterprise Edition, Performance Edition, Unlimited Edition, Developer Edition e Database.com Edition I team non sono disponibili nella versione Database.com Edition |
Esistono diversi meccanismi di condivisione che si possono utilizzare per configurare l'accesso ai record per gli utenti.
Impostazioni predefinite organizzazione
Le impostazioni di condivisione predefinite dell'organizzazione offrono un livello di accesso di base per ogni oggetto. Le impostazioni predefinite dell'organizzazione specificano il livello predefinito di accesso degli utenti ai record di altri utenti. Ad esempio, è possibile impostare il valore predefinito dell'organizzazione per i lead su Privato se si desidera che gli utenti possano visualizzare e modificare soltanto i lead di cui sono titolari. Quindi, è possibile creare le regole di condivisione dei lead in modo da estendere l'accesso ai lead a utenti o gruppi pubblici specifici.
Gerarchia dei ruoli
La gerarchia dei ruoli concede automaticamente agli utenti l'accesso ai record di proprietà o condivisi con i loro subordinati nella gerarchia. È possibile controllare l'accesso con condivisione utilizzando le gerarchie per qualsiasi oggetto personalizzato, ma non per gli oggetti standard.
Regole di condivisione
Le regole di condivisione rappresentano le eccezioni alle impostazioni di condivisione predefinite dell'organizzazione. Consentono di estendere l'accesso ai record agli utenti indipendentemente dalla loro posizione nella gerarchia dei ruoli. Se le impostazioni predefinite di condivisione dell'organizzazione sono Sola lettura pubblica o Privato, è possibile definire regole che forniscano a più utenti l'accesso ai record di cui non sono titolari. È possibile creare regole di condivisione basate sul titolare del record o sui valori dei campi nel record e specificare i gruppi e i ruoli pubblici a cui viene concesso l'accesso.
Condivisione manuale
Talvolta non è possibile definire un gruppo omogeneo di utenti che necessitano di accesso a un particolare insieme di record. I titolari di record possono utilizzare la condivisione manuale per concedere le autorizzazioni di lettura e modifica agli utenti che non possono accedere in altro modo. La condivisione manuale non è automatizzata come le impostazioni di condivisione a livello di organizzazione, le gerarchie dei ruoli o le regole di condivisione. Tuttavia, offre ai titolari di record la flessibilità di condividere i record con gli utenti che devono vederli.
Condivisione gestita Apex
Se le regole di condivisione e la condivisione manuale non offrono il controllo dell'accesso necessario, è possibile utilizzare la condivisione gestita Apex. La condivisione gestita Apex consente agli sviluppatori di condividere in modo programmatico gli oggetti personalizzati. Quando si utilizza la condivisione gestita Apex per condividere un oggetto personalizzato, solo gli utenti che dispongono dell'autorizzazione “Modifica tutti i dati” possono aggiungere o cambiare la condivisione sul record dell'oggetto personalizzato e l'accesso in condivisione viene mantenuto per i cambiamenti apportati dal titolare del record.
Altri metodi per controllare l'accesso ai record
Oltre alle impostazioni di condivisione principali, esistono altri metodi per consentire a più utenti di accedere a determinati record oppure per applicare filtri in modo che gli utenti non abbiano un accesso troppo ampio.
- Aree di attesa
Le aree di attesa consentono di definire le priorità per i record, di distribuirli e di assegnarli ai team che condividono i carichi di lavoro. I membri dell'area di attesa e gli utenti al di sopra di loro nella gerarchia dei ruoli possono accedere alle aree di attesa dalle visualizzazioni elenco e diventare titolari dei record di un'area di attesa.
Sono disponibili aree di attesa per casi, richieste di contatto, lead, ordini, oggetti personalizzati, contratti di servizio e versioni degli articoli Knowledge.
- Team
- Per gli account, le opportunità e i casi, i titolari dei record possono utilizzare i team per consentire ad altri utenti di accedere ai loro record. Un team è un gruppo di utenti che lavorano insieme su un account, un'opportunità di vendita o un caso. I titolari dei record possono creare un team per ogni record di cui sono titolari. Il titolare dei record aggiunge i membri del team e per ogni membro del team specifica il livello di accesso al record; pertanto, alcuni membri del team possono avere un accesso di sola lettura e altri un accesso in lettura/scrittura. Il titolare del record può anche specificare un ruolo per ogni membro del team, ad esempio “Sponsor responsabile”. Nei team account, i membri del team hanno accesso anche ai referenti, alle opportunità e ai casi associati a un account.
Nota Un membro del team può disporre di un livello di accesso a un record superiore per altri motivi, ad esempio un ruolo o una regola di condivisione. In tal caso, il membro del team ha il livello massimo di accesso concesso, indipendentemente dal livello di accesso specificato nel team. - Territori
- Gestione territorio di livello aziendale consente di definire l'accesso e la proprietà dei record in base ai territori geografici. Utilizzare se la copertura account dei team si basa sui territori.
- Mappatura dei gruppi di categorie ai ruoli
- Controllare l'accesso alle categorie di dati mappandole ai ruoli utente.
- Regole di restrizione
- Quando si applica una regola di restrizione a un utente, i dati a cui gli utenti hanno accesso in lettura tramite le impostazioni di condivisione vengono ulteriormente limitati ai record che soddisfano i criteri dei record impostati. Questo comportamento è simile all'applicazione di un filtro ai risultati di una visualizzazione elenco o di un rapporto, tranne per il fatto che è permanente.
- Insiemi di condivisione e gruppi di condivisione
- Se sono state abilitate le esperienze digitali, sono disponibili funzioni di condivisione specifiche per concedere l'accesso agli utenti esterni. Utilizzare gli insiemi di condivisione per concedere agli utenti del sito l'accesso ai record associati a un account o a un referente che corrisponde all'account o al referente dell'utente. Utilizzare i gruppi di condivisione per condividere i record di cui sono titolari utenti di siti Experience Cloud a volume elevato con utenti interni ed esterni autenticati.
