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Consideraciones y prácticas recomendadas de Archivos para usuarios invitados
Para ver un archivo en un registro, los usuarios de sitio de Experience Cloud necesitan acceder al registro, y la visibilidad de archivo de registro debe permitir usuarios de sitio. Utilice el Acceso de cliente en la página de detalles de colaboración de un archivo para permitir a los clientes ver archivos individuales en registros. Los archivos compartidos con usuarios, grupos de Chatter y temas siguen el mismo modelo de colaboración que los objetos en los que están compartidos los archivos. Los archivos en bibliotecas pueden estar expuestos a usuarios de sitio, pero el usuario debe agregarse como un miembro de la biblioteca.
La lógica para compartir archivos con usuarios de sitio de Experience Cloud se aplica también a usuarios invitados. Si los usuarios invitados tienen acceso a un objeto, pueden tener acceso a archivos compartidos con ese objeto si la visibilidad de archivo permite usuarios de sitio.
Para proporcionar a usuarios invitados acceso a archivos, utilice esta preferencia de sitio: Otorgue acceso a solicitudes de API públicas en Chatter/.
- Los usuarios invitados pueden ver Notas y Archivos adjuntos, pero no la lista relacionada Archivos. (La lista relacionada Nota y Archivos adjuntos muestra archivos de Salesforce.)
- Los archivos cargados por usuarios invitados solo se pueden establecer como acceso de Visor.
- Los usuarios invitados no pueden eliminar archivos, incluyendo archivos que poseen.
- Revise permisos para quién puede crear entregas de contenido y vínculos públicos para asegurarse de que están alineados con sus necesidades comerciales.
- Revise permisos y pertenencia a bibliotecas para asegurarse de que cumplen sus necesidades comerciales.
- Puede agregar tanto usuarios como grupos públicos como miembros de una Biblioteca de contenido. Los grupos públicos suponen un riesgo de ampliación del acceso más allá de quién desea que tenga acceso.
- Revise quiénes son administradores de biblioteca. Los administradores tienen el poder de agregar más miembros de la biblioteca.
- No agregue un grupo público a una biblioteca a menos que sepa quién está en el grupo y el tipo de miembros que se agregarán en el futuro.
- Revise qué permisos de biblioteca otorgan la capacidad de crear entregas de contenido (el permiso Entregar contenido).
- Para permitir a los usuarios invitados ver archivos en una biblioteca, agregue el usuario invitado a un grupo público asociado con esa biblioteca.
- Agregue Archivos de activos a Bibliotecas de activos que no contienen carpetas, y configure la Biblioteca de activos para ser visible para usuarios invitados. Nota Solo los usuarios de contenido de Salesforce CRM pueden acceder a carpetas de contenido en la Biblioteca de activos.
- Asegúrese de que los archivos no intencionados no son públicos.
- Realice auditoría de visibilidad de archivo en registros.
- Exporte ContentVersion para obtener una lista de todos los archivos en la organización. Exporte ContentDocumentLink para ver todos los registros con los que están compartidos los archivos y cuál es la visibilidad de archivo para la participación en el registro.Nota Para cada archivo, ve múltiples participaciones, como una participación en el propietario y múltiples participaciones en diferentes registros. Algunas filas, como una participación en el propietario podrían tener la visibilidad establecida como Todos los usuarios, pero esta configuración no otorga acceso a usuarios de sitio. Solo las participaciones en registros que tienen la visibilidad establecida como Todos los usuarios significan que los usuarios de sitio que tienen acceso a ese registro tienen acceso a sus archivos relacionados.
- Salesforce no elimina la información de geolocalización de las imágenes cargadas.
