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Considerações de compartilhamento para usar a otimização do papel da conta em sites do Experience Cloud
A combinação de compartilhamento baseado em papel e otimização do papel da conta (ARO) dá acesso a registros e relatórios entre contas em sites do Experience Cloud. Considere usar acesso de compartilhamento direcionado quando você ativa a otimização do papel da conta. Ao usar a ARO e o compartilhamento baseado em papel, os registros de uma conta são expostos a outras contas que são totalizadas para o mesmo papel pessoal compartilhado.
Aqui está um exemplo de como a otimização do papel da conta pode ajudar a gerenciar papéis.
A Acme tem um alto volume de contas do site do Experience Cloud de parceiros e clientes. A otimização do papel da conta ajuda a minimizar o número de papéis do site do Experience Cloud. Ao usar a otimização do papel da conta, várias contas do site podem compartilhar um papel pessoal.
O Acme tem código de compartilhamento do Apex que compartilha determinados tipos de registro com base em papéis. Otimização de papel da conta combinada a compartilhamento baseado em papel expõe esses registros a usuários do site entre várias contas em sites e organizações do Acme.
Os administradores e os profissionais da Acme revisam o código de compartilhamento, os acionadores e os fluxos de trabalho do Apex. Ele localiza cada instância em que o acesso ao registro está vinculado a papéis, remove o compartilhamento baseado em papel e grava o código para direcionar o acesso de compartilhamento a usuários do site específicos.
Ao usar uma otimização do papel da conta, ajuste as configurações para compartilhar diretamente com usuários da conta.
| Considerações | Recomendação |
|---|---|
| Usar o código de compartilhamento do Apex e acionadores do Apex | Revise seu código de compartilhamento, acionadores e fluxos de trabalho do Apex existentes e determine se o acesso ao registro está vinculado a papéis. Atualize seu código de compartilhamento do Apex para direcionar ao usuário, em vez de um papel, se um usuário do site do Experience Cloud de uma conta que usa a ARO precisar acessar registros específicos. Considere que ação adotar se um segundo usuário for adicionado à conta e um novo papel da conta for criado. |
| Usar acesso ao registro em um papel | Se você conceder acesso de registro usando um papel criado por ARO, o usuário original perderá o acesso ao registro se um segundo usuário for adicionado à conta. Um acionador ou um fluxo de trabalho do Apex pode impedir a perda de acesso. Recomendação: Criar um acionador ou fluxo de trabalho do Apex para permitir ao usuário do site reter o acesso a registros mesmo se um segundo usuário do site for adicionado. |
| Compartilhar registros, pastas ou relatórios com contas do site do Experience Cloud | Se você quiser que usuários da conta do site do Experience Cloud tenham acesso a:
Use compartilhamento direcionado. Se você usar regras de compartilhamento, não direcione o papel de pessoa compartilhado. O compartilhamento baseado em papel concede acesso a todas as contas totalizadas para o papel pessoal compartilhado. Recomendações: Crie um grupo público e adicione o usuário do site àquele grupo. Depois, torne o grupo público o destino da regra de compartilhamento. Outra opção é usar compartilhamento manual ou compartilhamento gerenciado do Apex para compartilhar o objeto diretamente com um usuário. Compartilhe modos de exibição de lista, pastas, relatórios ou painéis diretamente com usuários da conta, em vez de usar o compartilhamento baseado em papel. |
Em organizações do Salesforce criadas antes de 8 de fevereiro de 2024 que habilitaram experiências digitais antes da imposição da atualização de versão "Habilitar comportamento seguro de papéis e atualizar referências de grupo de compartilhamento em produção" na versão Winter '26, use o Assistente de conversão de acesso de usuário externo para reduzir a possibilidade de compartilhamento excessivo de dados. Ele converte regras de compartilhamento baseadas em critérios ou proprietário que incluam os Papéis, os Subordinados internos e os Subordinados do portal em vez disso. Em todas as organizações criadas em 8 de fevereiro de 2024 ou posteriores e em todas as organizações que habilitaram experiências digitais após a versão Winter '26, o acesso é seguro por padrão. Os registros compartilhados com o grupo Papéis e Subordinados internos por meio de regras de compartilhamento ou outros mecanismos permanecem acessíveis apenas a usuários internos.
Uma nota final sobre compartilhamento. Para contas de usuário único, a ARO é incompatível com hierarquias de contas externas. As hierarquias de contas externas usam papéis para compartilhar dados de contas filho para contas pai. A ARO usa um só papel compartilhado entre várias contas.
