Liiketoimintatehtävän automatisoinnin aloittaminen kululla
Suunnittele automatisointisi huolellisesti varmistaaksesi, että ratkaisu onnistuu. Määritä selkeät tavoitteet ja tarkat ohjeet ennen kuin aloitat perinteisten kulkujen rakentamisen tai tekoälyn agenttien käyttämisen. Tunnista liiketoimintahaasteet ja niiden juurisyyt määrittääksesi, mikä automatisointitapa ratkaisee prosessiesi ongelmat parhaiten.
Vaaditut versiot
| Näytä tuetut Edition-versiot. |
Noudata seuraavia ohjeita organisoidaksesi ajatuksesi ja oppiaksesi tarkkoja ohjeita, joilla voit tunnistaa, voiko automatisointi ratkaista haasteesi ja kääntää sen sitten kuluksi.
Liiketoimintatarpeidesi tunnistaminen
Määritä ongelma, jota yrität ratkaista automaatiolla. Aloita ottamalla seuraavat kysymykset huomioon.
- Tee työntekijöille:
- Oletko turhautunut tai estetty liiketoimintaprosesseistasi?
- Unohdatko tai puuttuu aikaa tärkeiden tehtävien suorittamiseen?
- Käytätkö liikaa aikaa datan syöttämiseen etkä tarpeeksi aikaa asiakkaidesi kanssa?
- Onko sinulla Salesforce-organisaatiossasi virheellisiä tietoja, jotka aiheuttavat ongelmia?
- Oletko huomannut, missä vaiheessa asiakkaasi ovat?
- Onko sinulla dataa vanhoissa järjestelmissä tai työpöytäsovelluksissa, joilla ei ole API-rajapintoja?
- Siirtävätkö työntekijäsi tietoja manuaalisesti ulkoisten sovellusten ja Salesforcen välillä?
- Onko olemassa verkkopohjaisia prosesseja, jotka vaativat datan syöttämisen tai lomakkeen täyttämisen manuaalisesti?
- Onko sinulla tärkeitä tietoja asiakirjoissa (PDF-tiedostoissa, kuvissa, lomakkeissa), jotka vaativat manuaalisen keruun?
Ratkaisusi löytäminen Flow Builderista
Kun olet päättänyt, että voit ratkaista haasteesi automaattisesti, on aika tarkastaa, voitko löytää ratkaisun Flow Builderilla. Tutustu näihin tehtäviin, joita kulku voi suorittaa nähdäksesi, voiko jokin ratkaista liiketoimintasi haasteen.
Kulut voivat automatisoida seuraavat tehtävät.
| Tehtävä | Oletetaan esimerkiksi, että haluat: |
|---|---|
| Työskentele tietueiden kanssa. |
|
| Kommunikoida, kerätä tietoja tai ilmoittaa. |
|
| Lähetä tietue hyväksyttäväksi. | Vaadi esimiesten hyväksymään alennukset. |
| Suorita toinen kulku tämänhetkisen kulun asiayhteydessä. | Suorita toinen kulku, joka luo yhteyshenkilön tilin luontikulussasi. |
| Käytä ulkoisia järjestelmiä ja dataa API:lla tai ilman. | Muodosta yhteys ulkoisiin järjestelmiin ilman koodia ja suorita sitten toimintoja ulkoisen järjestelmän datan muutosten perusteella. Käynnistä esimerkiksi automaatio Salesforcessa, kun Jira-tietue muuttuu. Voit myös päivittää ulkoisen järjestelmän, kuten NetSuite, suoraan Salesforcesta. |
| Kutsu mukautettua kutsuttavaa toimintoa. | Suorita mukautettu Apex-metodi, joka käyttää InvocableMethod-annotaatiota. Sinä päätät, mitä toiminto tekee. |
| Lähetä lähteviä viestejä. | Käynnistä hyväksytyn kustannusraportin korvausprosessi lähettämällä viesti ulkoiseen henkilöstöhallintojärjestelmään. |
| Muodosta yhteys vanhoihin järjestelmiin ilman API-rajapintoja. | Nouda asiakastietoja työpöytäsovelluksesta ja luo Salesforce-tietueita. |
| Nouda tietoja asiakirjoista. | Nouda tietoja PDF-tiedostoista, kuvista ja lomakkeista automaattisesti luodaksesi tai päivittääksesi tietueita. |
Ratkaisun suunnitteleminen
Jos liiketoimintasi haaste voidaan ratkaista kululla, on aika löytää ratkaisu. Tunnista Salesforce-organisaatiosi tehtävät, jotka vastaavat liiketoimintatarpeitasi.
- Jos ihmiset unohtavat suorittaa tehtävän, auttaako muistutus?
- Jos työntekijäsi ovat liian kiireisiä pysyäkseen ajan tasalla tietueiden päivittämisestä ja luomisesta, onko muita tietueita, jotka sisältävät kyseiset tiedot? Löydätkö tavan, jolla tietueen päivittäminen tai luominen on helpompaa? Lisääkö esimerkiksi tietuesivulle ruutukulku kerätäksesi tietueen luomiseen tarvittavat vähimmäistiedot?
- Jos syötät liikaa tietoja ja virheitä, voitko käyttää verkkolomaketta kerätäksesi tietoja? Jos ihmiset syöttävät omia tietojaan, ne ovat todennäköisemmin oikeita. Voit myös suunnitella lomakkeesi lisäämään tietojen syöttötapoja.
- Jos et tiedä missä vaiheessa asiakkaasi ovat, auttaisiko muistutusten lähettäminen tai kenttien päivittäminen asiakastietueessa, kun jotain tapahtuu?
- Täytyykö sinun muodostaa yhteys ulkoisiin järjestelmiin?
Päätä mitä automatisointiominaisuuksia käytetään
Ota seuraavat vaihtoehdot huomioon tässä järjestyksessä muodostaaksesi yhteyden ulkoisiin järjestelmiin:
- Käytä käytettävissä olevaa kolmannen osapuolen liitintä.
- Jos haluat kommunikoida järjestelmien kanssa, joilla ei ole käyttövalmista liitintä, mutta joilla on API, rakenna yhteys Määritykset-valikosta ja luo HTTP-callout. Jos yhteys on yksinkertainen HTTP-protokollalla, käytä HTTP-callout-toimintoa.
- Jos järjestelmällä ei ole API:a, käytä MuleSoft RPA:a vuorovaikuttaaksesi työpöytä- tai verkkosovellusten kanssa graafisen käyttöliittymän kautta.
Päätä milloin kulku suoritetaan
Nyt kun tunnet haasteesi ja ratkaisusi, on aika ajatella kuin robotti. Automatisointiin täytyy kertoa, milloin se voidaan käynnistää. Tätä kutsutaan käynnistimeksi. Jokainen automatisointityyppi käynnistyy eri tavalla. Esimerkiksi tietueiden käynnistämä kulku voi alkaa, kun tietue luodaan, päivitetään tai poistetaan. Mieti, mikä liiketoimintaprosessisi vaihe sisältää tunnistamasi haasteen. Tavallisesti tämä on aika aloittaa automatisointi.
- Jos ihmiset unohtavat suorittaa tehtävän tai heillä ei ole aikaa, mitä tapahtuu juuri ennen kuin heidän tulisi suorittaa tehtävä? Jos esimerkiksi haluat heidän päivittävän tietueen kokouksen jälkeen, käynnistin on kokouksen päättyminen.
- Jos käytät verkkolomaketta, käynnistin on, kun lomake lähetetään.
- Jos olet luomassa tietuetta käyttämällä kenttiä olemassa olevasta tietueesta, käynnistin voi olla, kun olemassa oleva tietue päivitetään.
| Jos haluat jotain tapahtuvan: | Käytä käynnistintä: | Tämän kulkutyypin käyttäminen: |
|---|---|---|
| Kun uusi tapaus luodaan. | Kun tietue luodaan. | Käynnistetty tietueesta |
| Kun liidin tila-kenttää muutetaan. | Kun tietue päivitetään. | Käynnistetty tietueesta |
| Kun tietue luodaan tai päivitetään. | Kun tili luodaan tai tilin prioriteettikenttää muutetaan. | Käynnistetty tietueesta |
| Kun tietue poistetaan. | Kun yhteyshenkilö poistetaan. | Käynnistetty tietueesta |
| Viikko tarjouksen luonnin jälkeen. | Tietyn ajan kuluttua. | Tietueiden käynnistämä. Huomautus: Lisää ajoitettu polku |
| Joka lauantai keskiyöllä. | Määritettynä ajankohtana ja yleisyydellä. | Ajoitettu käynnistimeen |
| Kun asiakas syöttää yhteystiedot kulkuruutuun ja napsauttaa Seuraava-painiketta. | Kun käyttäjä napsauttaa painiketta lomakkeesta. | Näyttö |
| Kun työntekijä napsauttaa pyydä palkallista vapaata -painiketta hänen työntekijätietueestaan, joka avaa lomakkeen, jonka täytyy täyttää. | Kun käyttäjä napsauttaa pikatoimintopainiketta. | Näyttö |
| Kun käyttäjä napsauttaa Valmis myynti -painiketta mahdollisuuden sulkemisen jälkeen ja haluat aloittaa taustalla tapahtuvia automaatioita, kuten päivittää tietueita ja lähettää sähköpostia sidosryhmille. | Kun käyttäjä napsauttaa mukautettua painiketta tai linkkiä. | Automaattisesti käynnistyvä |
| Kun kulku suorittaa toisen kulun samassa käynnissä olevassa instanssissa toistaakseen pääkulussa toistumisen. | Kun toinen kulku kutsuu. | Automaattisesti käynnistyvä tai Ruutu |
| Kun Apex-luokka käynnistetään mahdollisuuden vaiheen muutoksesta, joka käynnistää automaattisesti käynnistyvän kulun. | Kun Apex kutsuu. | Automaattisesti käynnistyvä |
| Kun integroitu tulostin loppuu musteesta ja se julkaisee sovellusalustan tapahtumaviestin. | Kun sovellusalustan tapahtumaviesti vastaanotetaan. | Sovellusalustan tapahtuman käynnistämä |
| Kun yhteyshenkilötietue päivitetään NetSuitessa ja yhdistetyn Salesforce-organisaation siihen liittyvä yhteyshenkilötietue päivitetään. | Kun kulun ajoitettu kysely löytää ulkoisessa järjestelmässä tapahtuneen muutoksen. | Ulkoisen järjestelmän muutosten käynnistämä |
| Kun tiedosto liitetään tilitietueeseen. | Kun automatisointitapahtuma, kuten lomakkeen lähetys, vastaanotetaan. | Automatisointitapahtumien käynnistämä kulku |
Suoritettavien toimintojen tunnistaminen kululle
Kun olet määrittänyt, milloin haluat kulkusi käynnistyvän, seuraava vaihe on kertoa kululle, mitä tehdä sen käynnistämisen jälkeen. Käytä valitsemaasi ratkaisua määrittääksesi, mitä tiettyjä toimintoja sinun täytyy suorittaa kulussasi.
- Jos ihmiset unohtavat tehdä jotain, luo tehtävätietue muistuttaaksesi heitä.
- Jos ihmisillä ei ole aikaa suorittaa tehtäviä, päivitä tai luo tietueita automaattisesti käyttämällä toisen tietueen kenttäarvoja.
- Jos syötät liikaa tietoja tai virheitä, pyydä asiakkaitasi täyttämään verkkolomake omilla tiedoillaan.
- Jos et näe asiakkaita, luo tehtävätietue, jota tietueen omistaja voi seurata. Voit myös luoda korkean prioriteetin tapaustietueen tietyn ajan kuluttua.
Esimerkkikulku: Lähetä sähköposti
- Haaste: Myyntiedustajamme unohtavat lähettää sähköpostia uusille asiakkaille toivotakseen heidät tervetulleiksi.
- Ratkaisu: Lähetä sähköposteja uusille yhteyshenkilöille automaattisesti.
- Käynnistin: Kun yhteyshenkilö on luotu.
- Toiminto: Lähetä uudelle yhteyshenkilölle tervetulosähköposti.
Ohjeet tämän kulun rakentamiseen on kohdassa Kulun esimerkki: Lähetä sähköpostia kulusta.
Katso miten Salesforce-insinööri opastaa sinua rakentamaan tämän kulun tässä videossa.
Esimerkkikulku: Tietueen luominen kerätyistä tiedoista
- Haaste: Asiakaspuheluissa agentit keräävät tietoja asiakkaiden mielenkiinnosta uusista tuotteista. He käyttävät usein kiinnittäviä huomautuksia, joita on vaikea lukea tai jotka häviävät.
- Ratkaisu: Käytä tapauksen tietuesivulle upotettua verkkolomaketta kerätäksesi perustietoja nopeasti ja luodaksesi uuden mahdollisuuden. Agentti voi vahvistaa tiedot asiakkaan kanssa ennen puhelun lopettamista.
- Käynnistin: Kun agentti lähettää verkkolomakkeen.
- Toiminto: Käytä verkkolomaketta kerätäksesi tietoja ja luo sitten mahdollisuustietue, kun agentti lähettää lomakkeen.
Ohjeet tämän kulun rakentamiseen on kohdassa Kulun esimerkki: Käytä verkkolomaketta tietueen luomiseen.
Katso miten Salesforce-insinööri opastaa sinua rakentamaan tämän kulun tässä videossa.
Esimerkkikulku: Sähköpostien ja tietueiden päivitysten ajoittaminen
- Haaste: Emme voi seurata asiakkaidemme jäsenyyksiä. Asiakkaille ei lähetetä ilmoitusta ennen kuin heidän jäsenyytensä vanhenevat, ja menetämme tilauksen uusimisesta.
- Ratkaisu: Muistuta asiakkaita uusimaan jäsenyytensä kuukausi ennen kuin se vanhenee.
- Käynnistin: Tarkasta jäsenyystietueet joka päivä nähdäksesi, ovatko ne vanhentuneet.
- Toiminto: Lähetä asiakkaalle sähköpostia, kun hänen jäsenyytensä vanhenee. Päivitä jäsenyyden vaihe odottavaksi, jotta tiedät, mitkä jäsenyydet odottavat uusimista.
Ohjeet tämän kulun rakentamiseen on kohdassa Kulun esimerkki: Päivitä tietueita ja Lähetä muistutus aikataulussa.
Katso miten Salesforce-insinööri opastaa sinua rakentamaan tämän kulun tässä videossa.
Esimerkkikulku: Salesforce-tietueiden luomisen automatisointi ulkoisista järjestelmistä
- Haaste: Myyntiedustajamme luovat tietueita tällä hetkellä ulkoisessa NetSuite-järjestelmässä, mikä johtaa manuaaliseen ja usein viivästyneeseen prosessiin, jolla nämä uudet tiedot integroidaan Salesforceen.
- Ratkaisu: Ota käyttöön ulkoinen järjestelmän muutosten käynnistämä kulku, joka luo automaattisesti vastaavan tietueen Salesforcessa joka kerta, kun uusi tietue luodaan ulkoisessa järjestelmässä.
- Käynnistin: NetSuite luo uuden yhteyshenkilötietueen.
- Toiminto: Salesforcessa luodaan automaattisesti uusi liiditietue, joka sisältää asiaankuuluvia tietoja NetSuite-yhteyshenkilöstä.
Ohjeet tämän kulun rakentamiseen on kohdassa Esimerkki ulkoisen järjestelmän muutoksen jälkeen Luo Salesforce-tietueita.
Esimerkkikulku: Ulkoisten järjestelmätietueiden luomisen automatisointi Salesforcesta
- Haaste: Täydennyskeskuksemme käyttää myyntitilausten käsittelyyn ulkoista NetSuite-järjestelmää, kun taas myyntitiimimme seuraa niitä Salesforcessa. Myyntitilausten syöttäminen manuaalisesti NetSuiteen Salesforcesta johtaa ristiriitoihin, puuttuviin tilauksiin ja puutteellisiin tietoihin.
- Ratkaisu: Toteuta Salesforce-kulku ulkoisella toiminnolla, joka luo automaattisesti uuden myyntitilauksen NetSuitessa joka kerta, kun uusi asiakastilaus luodaan Salesforcessa.
- Käynnistin: Uusi asiakastilaus luodaan Salesforcessa.
- Toiminto: NetSuitessa luodaan automaattisesti uusi myyntitilaustietue, joka täytetään asiaankuuluvilla Salesforce-tilauksen tiedoilla, jotta täydennyskeskus saa tarkkoja ja oikea-aikaisia tietoja tilauksen suorittamiseksi.
Katso ohjeet tämän kulun rakentamiseen kohdasta Ulkoisten järjestelmien toimintojen käynnistämiseen käytettyjen tietueiden esimerkki
Esimerkkikulku: Datan noutaminen vanhoista järjestelmistä
- Haaste: Asiakastiedot ovat olemassa vanhassa työpöytäsovelluksessa, jolla ei ole API-käyttöoikeutta. Työntekijät kopioivat ja liittävät tietoja manuaalisesti Salesforceen, mikä on aikaa vievää ja virheellistä.
- Ratkaisu: Käytä MuleSoft RPA:a noutaaksesi dataa vanhemmasta sovelluksesta ja luodaksesi sitten Salesforce-tietueita kulustasi.
- Käynnistin: Kun käyttäjä käynnistää datan noutoprosessin napsauttamalla painiketta tietuesivulta.
- Toiminto: Kutsu MuleSoft RPA -prosessia, joka avaa vanhan sovelluksen, siirtyy asiakastietoihin, noutaa tiedot ja luo sitten kulustasi vastaavat Salesforce-tietueet.
Esimerkkikulku: Datan noutaminen asiakirjoista
- Haaste: Työntekijät syöttävät tietoja sadoista laskuista ja lomakkeista Salesforceen manuaalisesti, mikä on aikaa vievää ja virheellistä.
- Ratkaisu: MuleSoft for Flow -sovelluksen käyttäminen: IDP noutaa tietoja automaattisesti asiakirjoista ja luo tietueita.
- Käynnistin: Kun asiakirja ladataan tiettyyn sijaintiin tai kun tietue luodaan.
- Toiminto: Luo asiakirjojen käsittelykokoonpano ja käytä Nouda tietoja asiakirjoista -toimintoa noutaaksesi asiaankuuluvia tietoja ja luodaksesi tai päivittääksesi tietueita.
Täydentävät automatisointityökalut
Onko sinulla monimutkaisempi liiketoimintatehtävä? Ota seuraavat lisäautomaatiotyökalut huomioon.
| Jos haluat: | Esimerkki: | Tämän työkalun käyttäminen: |
|---|---|---|
| Hyväksy tietueita organisaatiosi useilla tasoilla. | Kaksi hallintatasoa, jotka tarkastavat ja hyväksyvät työntekijöiden palkallisen vapaan pyyntötietueita. | Kulkujen hyväksymisprosessit |
| Ehdota käyttäjille tarjouksia ja toimintoja, jotka on räätälöity omien liiketoimintaehtojesi mukaisesti. | Pyydä agentteja tarjoamaan palvelusopimuksia asiakkaille, joilla ei ole niitä. | Einstein Next Best Action |
| koordinoida useita kulkuja ja kohdistaa niitä useille tiimeille tai yksittäisille henkilöille. | Automatisoitu palkkausprosessi, joka sisältää henkilöstöosaston, talousosaston ja palkkaustiimin. | Kulkujen orkestrointi |
| Suorita toiminto useammille tietueille kuin mitä ajoitetut käynnistetut kulut sallivat. | Kaikkien 600 000 yhteyshenkilösi päivittäminen kerralla | Apex-erä |
| Suorittaa CPU-intensiivisiä toimintoja. | Monimutkaisen alennusprosentin laskeminen: | Apex |
Ratkaisiko tämä artikkeli ongelmasi?
Anna palautetta, jotta voimme kehittyä!
