Introdução à automação de uma tarefa de negócios com um fluxo
Planeje sua automação com cuidado para garantir uma solução bem-sucedida. Seja para criar fluxos tradicionais ou usar agentes de IA, defina metas claras e instruções específicas antes de começar. Identifique os desafios de negócios e suas causas-raiz para determinar qual abordagem de automação resolve melhor os problemas do processo.
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Para ajudar a organizar seus pensamentos e aprender instruções específicas que você pode usar para identificar se uma automação pode resolver seu desafio e depois convertê-lo em um fluxo, siga estas etapas.
Identificar seu desafio de negócios
Determine o problema que você está tentando resolver com automação. Comece considerando estas perguntas.
- Os funcionários:
- Se sente frustrado ou bloqueado em seus processos de negócios?
- Você se esquece ou não tem tempo para concluir tarefas importantes?
- Gaste tempo demais inserindo dados e tempo insuficiente com seus clientes?
- Você tem dados incorretos na sua organização do Salesforce que estão causando problemas?
- Você perdeu o estágio em que seus clientes estão?
- Você tem dados em sistemas legados ou aplicativos de desktop que não têm APIs?
- Seus funcionários transferem dados manualmente entre aplicativos externos e o Salesforce?
- Há processos baseados na Web que exigem a inserção manual de dados ou o preenchimento do formulário?
- Você tem dados importantes presos em documentos (PDFs, imagens, formulários) que exigem extração manual?
Encontre sua solução com o Flow Builder
Depois de determinar que você pode resolver seu desafio com automação, é hora de ver se pode encontrar uma solução com o Flow Builder. Revise estas tarefas que um fluxo pode realizar para ver se elas podem ajudar a resolver seu desafio de negócios.
Os fluxos podem automatizar essas tarefas.
| Tarefa | Por exemplo, você deseja: |
|---|---|
| Trabalhe com registros. |
|
| Comunicar-se, coletar informações ou notificar. |
|
| Envia um registro para aprovação. | Exigir que os gerentes aprovem descontos. |
| Execute outro fluxo no contexto do fluxo atual. | Executar outro fluxo que crie um contato dentro do fluxo de criação de conta. |
| Acesse sistemas e dados externos com ou sem uma API. | Conecte-se a sistemas externos sem conectividade de código e tome medidas com base em alterações de dados do sistema externo. Por exemplo, acione uma automação no Salesforce quando um registro Jira mudar. Ou atualize um sistema externo, como NetSuite, diretamente do Salesforce. |
| Chame uma ação invocável personalizada. | Executar um método do Apex personalizado que use a anotação InvocableMethod. Você decide o que a ação faz. |
| Envie mensagens de saída. | Inicie o processo de reembolso de um relatório de despesas aprovado enviando uma mensagem a um sistema de RH externo. |
| Conecte-se a sistemas legados sem APIs. | Extraia dados do cliente de um aplicativo para desktop e crie registros do Salesforce. |
| Extraia dados de documentos. | Extraia automaticamente informações de PDFs, imagens e formulários para criar ou atualizar registros. |
Projetar a solução
Se seu desafio de negócios puder ser resolvido com um fluxo, é hora de detectar uma solução. Identifique as tarefas na sua organização do Salesforce que correspondem ao seu desafio de negócios.
- Se as pessoas se esquecerem de concluir uma tarefa, um lembrete ajudaria?
- Se seus funcionários estiverem ocupados demais para acompanhar a atualização e a criação de registros, há outros registros que contêm essas informações? Você pode encontrar uma maneira de tornar mais fácil atualizar ou criar um registro rapidamente? Por exemplo, adicione um fluxo de tela a uma página de registro para coletar as informações mínimas necessárias para criar um registro?
- Se você tiver entrada de dados em excesso e erros em excesso, poderá usar um formulário online para coletar informações? Se as pessoas inserirem suas próprias informações, é mais provável que estejam corretas. Além disso, você pode projetar seu formulário para adicionar proteções sobre como as pessoas inserem informações.
- Se você estiver perdendo o controle do estágio em que seus clientes estão, será útil enviar lembretes ou atualizar campos no registro do cliente quando algo acontecer?
- Você precisa se conectar a sistemas externos?
Decida quais recursos de automação usar
Para se conectar a sistemas externos, considere estas opções nesta ordem:
- Use um conector de terceiros disponível.
- Para se comunicar com sistemas que não têm um conector predefinido, mas têm uma API, crie sua conexão em Configuração e crie uma chamada HTTP. Ou, para uma conexão simples usando um protocolo HTTP, use a ação Chamada HTTP.
- Para sistemas sem uma API, use a RPA do MuleSoft para interagir com aplicativos da Web ou de desktop por meio da interface de usuário gráfica.
Decida quando o fluxo é executado
Agora que você conhece seus desafios e suas soluções, é hora de pensar como um robô. As automações devem ser informadas quando começarem a ser executadas. Isso é chamado de acionador. Cada tipo de automação é acionado de uma maneira diferente. Por exemplo, um fluxo acionado por registro pode começar quando um registro é criado, atualizado ou excluído. Pense em qual etapa do seu processo de negócios tem o desafio que você identificou. Geralmente, esse é o momento de iniciar uma automação.
- Se as pessoas se esquecerem de concluir uma tarefa ou não tiverem tempo, o que acontece imediatamente antes de concluírem a tarefa? Por exemplo, se você quiser que eles atualizem um registro após uma reunião, o acionador será o fim da reunião.
- Se você estiver usando um formulário online, o acionador será quando o formulário for enviado.
- Se você estiver criando um registro usando campos de um registro existente, o acionador poderá ser quando o registro existente for atualizado.
| Se você quiser que algo aconteça: | Usar o acionador: | Usando este tipo de fluxo: |
|---|---|---|
| Quando um novo caso é criado. | Quando um registro é criado. | Acionado por registro |
| Quando o campo de status de um lead muda. | Quando um registro é atualizado. | Acionado por registro |
| Quando um registro é criado ou atualizado. | Quando uma conta é criada ou o campo de prioridade da conta é alterado. | Acionado por registro |
| Quando um registro é excluído. | Quando um contato é excluído. | Acionado por registro |
| Uma semana após a criação da cotação. | Após um determinado período. | Acionado por registro. Nota: Adicionar um caminho agendado |
| Todos sábados à meia-noite. | Em um horário e frequência especificados. | Acionado por agenda |
| Quando um cliente insere informações de contato em uma tela de fluxo e clica no botão Avançar. | Quando um usuário clica em um botão em um formulário. | Tela |
| Quando um funcionário clica no botão Solicitar PTO em seu registro de funcionário, que abre um formulário para ser preenchido. | Quando um usuário clica em um botão de ação rápida. | Tela |
| Quando um usuário clica no botão Concluir venda depois de fechar uma oportunidade e você deseja iniciar automações em segundo plano, como atualizar registros e enviar emails às partes interessadas. | Quando um usuário clica em um botão ou link personalizado. | Iniciado automaticamente |
| Quando um fluxo executa outro fluxo na mesma instância em execução para reduzir a repetição no fluxo principal. | Quando chamado por outro fluxo. | Iniciado automaticamente ou tela |
| Quando uma classe do Apex é acionada por uma alteração no estágio de uma oportunidade, o que aciona um fluxo iniciado automaticamente. | Quando chamado pelo Apex code. | Iniciado automaticamente |
| Quando uma impressora integrada está sem tinta e publica uma mensagem de evento de plataforma. | Quando uma mensagem de evento de plataforma é recebida. | Evento de plataforma: acionado |
| Quando um registro de contato é atualizado no NetSuite e o registro de contato associado na organização do Salesforce conectada é atualizado. | Quando uma alteração no sistema externo é encontrada por uma pesquisa agendada do fluxo. | Acionado por alteração do sistema externo |
| Quando um arquivo é anexado a um registro de Conta. | Quando um evento de automação, como um envio de formulário, é recebido. | Fluxo acionado por evento de automação |
Identificar as ações para o fluxo ser concluído
Depois de determinar quando deseja que seu fluxo comece, a próxima etapa é informar ao fluxo o que fazer depois de ele ser acionado. Para determinar que ações específicas seu fluxo deve executar, use a solução identificada.
- Se as pessoas se esquecerem de fazer algo, crie um registro de tarefa para lembrá-las.
- Se as pessoas não tiverem tempo para concluir tarefas, atualize ou crie os registros automaticamente usando valores de campo de outro registro.
- Se você tiver entrada de dados ou erros em excesso, peça para seus clientes preencherem um formulário online com suas próprias informações.
- Se você estiver perdendo o controle dos clientes, crie um registro de tarefa para o proprietário do registro acompanhar. Como alternativa, crie um registro de caso de alta prioridade após um determinado período.
Exemplo de fluxo: Enviar um email
- Desafio: Nossos representantes de vendas se esquecem de enviar um email para dar as boas-vindas a novos clientes.
- Solução: Envie emails para novos contatos automaticamente.
- Acionador: Após a criação de um contato.
- Ação: Envie um email de boas-vindas ao novo contato.
Para obter instruções sobre como criar esse fluxo, consulte Exemplo de fluxo: Envie um email de um fluxo.
Assista a um engenheiro do Salesforce mostrando como criar esse fluxo neste vídeo.
Exemplo de fluxo: Criar um registro a partir das informações coletadas
- Desafio: Em chamadas do cliente, os agentes se esforçam para capturar o interesse do cliente em novos produtos. Eles costumam usar notas persistentes, que são difíceis de ler ou se perderem.
- Solução: Use um formulário online integrado à página de registro do caso para capturar rapidamente informações básicas e criar uma nova oportunidade. O agente pode confirmar as informações com o cliente antes de encerrar a chamada.
- Acionador: Quando o agente envia o formulário online.
- Ação: Use um formulário online para coletar informações e crie um registro de oportunidade quando o agente enviar o formulário.
Para obter instruções sobre como criar esse fluxo, consulte Exemplo de fluxo: Use um formulário online para criar um registro.
Assista a um engenheiro do Salesforce mostrando como criar esse fluxo neste vídeo.
Exemplo de fluxo: Agendar emails e atualizações de registro
- Desafio: Não podemos acompanhar as associações de nossos clientes. Os clientes não são notificados antes de suas associações expirarem e perdemos em renovações.
- Solução: Lembre os clientes de renovar a associação a partir de um mês antes de ela expirar.
- Acionador: Verifique os registros de associação todos os dias para ver se algum está prestes a expirar.
- Ação: Envie um email ao cliente quando sua associação estiver prestes a expirar. Atualize o estágio de associação para pendente para saber quais associações aguardam renovação.
Para obter instruções sobre como criar esse fluxo, consulte Exemplo de fluxo: Atualize registros e envie um lembrete em uma agenda.
Assista a um engenheiro do Salesforce mostrando como criar esse fluxo neste vídeo.
Exemplo de fluxo: Automatizar a criação de registro do Salesforce de sistemas externos
- Desafio: Nossos representantes de vendas atualmente criam registros no NetSuite, um sistema externo, levando a um processo manual e frequentemente atrasado para integrar esses novos dados ao Salesforce.
- Solução: Implemente um fluxo acionado por alteração do sistema externo que crie automaticamente um registro correspondente no Salesforce sempre que um novo registro for criado no sistema externo.
- Acionador: Um novo registro de Contato é criado no NetSuite.
- Ação: Um novo registro de lead é criado automaticamente no Salesforce, preenchido com informações relevantes do Contato do NetSuite.
Para obter instruções sobre como criar esse fluxo, consulte Criar registros do Salesforce após um exemplo de alteração de sistema externo.
Para obter uma visão geral de como configurar o MuleSoft para Fluxo: Integração e para criar conexões automatizadas entre sistemas, consulte Introdução ao MuleSoft para Fluxo: Integração.
Exemplo de fluxo: Automatizar a criação de registro do sistema externo do Salesforce
- Desafio: Nossa central de cumprimento usa o NetSuite, um sistema externo, para processar pedidos de vendas, enquanto nossa equipe de vendas os rastreia no Salesforce. A inserção manual de pedidos de vendas no NetSuite do Salesforce leva a discrepâncias, pedidos ausentes e dados incompletos.
- Solução: Implemente um Salesforce Flow com uma ação externa que cria automaticamente um novo Pedido de vendas no NetSuite sempre que um novo pedido do cliente é criado no Salesforce.
- Acionador: Um novo pedido do cliente é criado no Salesforce.
- Ação: Um novo registro de Pedido de vendas é criado automaticamente no NetSuite, preenchido com informações relevantes do Pedido do Salesforce, garantindo que a central de cumprimento receba dados precisos e oportunos para concluir o pedido.
Para obter instruções sobre como criar esse fluxo, consulte Usar registros para acionar ações em sistemas externos Exemplo
Exemplo de fluxo: Extrair dados de sistemas legados
- Desafio: Os dados do cliente existem em um aplicativo de desktop legado sem acesso à API. Os funcionários copiam e colam informações manualmente no Salesforce, que é demorado e propenso a erros.
- Solução: Use a RPA do MuleSoft para extrair dados do aplicativo legado e, em seguida, criar registros do Salesforce do seu fluxo.
- Acionador: Quando um usuário inicia o processo de extração de dados clicando em um botão em uma página de registro.
- Ação: Chame um processo de RPA da MuleSoft que abra o aplicativo legado, navegue para os dados do cliente, extraia as informações e crie os registros correspondentes do Salesforce de dentro do seu fluxo.
Exemplo de fluxo: Extrair dados de documentos
- Desafio: Os funcionários inserem manualmente dados de centenas de faturas e formulários no Salesforce, que é demorado e propenso a erros.
- Solução: Usar o MuleSoft para Fluxo: IDP para extrair automaticamente dados de documentos e criar registros.
- Acionador: Quando um documento é carregado para um local específico ou quando um registro é criado.
- Ação: Crie uma configuração de processamento de documento e use a ação Extrair dados de documentos para extrair informações relevantes e criar ou atualizar registros.
Ferramentas de automação complementares
Você tem um desafio de negócios mais complexo? Considere estas ferramentas de automação adicionais.
| Se você quiser: | Por exemplo: | Usando esta ferramenta: |
|---|---|---|
| Aprovar registros por meio de vários níveis na sua organização. | Dois níveis de gerenciamento para revisar e aprovar os registros de solicitação de PTO do funcionário. | Processos de aprovação de fluxo |
| Sugerir ofertas e ações a usuários personalizadas para atender aos seus critérios de negócios exclusivos. | Para solicitar que os agentes ofereçam contratos de serviço a clientes que não os tenham. | Einstein Next Best Action |
| Coordenar vários fluxos e atribuí-los a várias equipes ou indivíduos. | Um processo automatizado de contratação que envolve RH, finanças e a equipe de contratação. | Orquestração de fluxos |
| Realizar uma operação para mais registros que os fluxos acionados por agenda permitem. | Para atualizar todos os seus 600 mil contatos de uma só vez. | Apex em lote |
| Realizar operações com uso intensivo de CPU. | Para calcular uma taxa de desconto altamente complexa. | Apex |
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