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開始使用流程自動化業務工作
請仔細規劃自動化,以確保解決方案成功。無論您要建立傳統流程或使用 AI 工作人員,請在開始前先定義明確的目標和特定指示。識別業務挑戰及其根本原因,以決定最能解決流程問題的自動化方法。
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若要協助組織您的想法並瞭解可用於識別自動化是否可以解決您挑戰的特定指示,然後將其翻譯為流程,請遵循以下步驟。
識別您的業務挑戰
決定您嘗試透過自動化解決的問題。從考量這些問題開始。
- 員工:
- 在您的業務流程中感到挫折或遭到封鎖?
- 忘記或缺少完成重要工作的時間?
- 花費太多時間在資料輸入上,而與客戶的時間不足?
- 您的 Salesforce 組織中是否有造成問題的資料不正確?
- 您是否忘記客戶所在的階段?
- 舊版系統或桌面應用程式中是否有沒有 API 的資料?
- 您的員工在外部應用程式與 Salesforce 之間手動傳輸資料嗎?
- 是否有需要手動輸入資料或完成表單的 Web 流程?
- 您是否在文件中 (PDF、影像、表單) 卡住了需要手動解壓的重要資料?
使用 Flow Builder 尋找解決方案
確定您可以透過自動化解決挑戰後,請查看是否可以使用 Flow Builder 找到解決方案。檢閱流程可執行的這些工作,瞭解是否可以協助解決您的業務挑戰。
流程可以自動化這些工作。
| 工作 | 例如,您想要: |
|---|---|
| 使用記錄。 |
|
| 與其通訊、收集輸入或通知。 |
|
| 提交記錄待批准。 | 要求經理批准折扣。 |
| 在目前流程的內容中執行另一個流程。 | 執行另一個流程，來在您建立帳戶的流程中建立連絡人。 |
| 存取包含或不含 API 的外部系統和資料。 | 透過無程式碼連線,連線至外部系統,然後根據外部系統資料變更採取行動。例如,在 Jira 記錄變更時,在 Salesforce 中觸發自動化。或者,直接從 Salesforce 更新 NetSuite 等外部系統。 |
| 呼叫自訂可叫用動作。 | 執行使用 InvocableMethod 註釋的自訂 Apex 方法。您決定動作執行的功能。 |
| 傳送輸出訊息。 | 例如，藉由傳送訊息到外部 HR 系統，來針對已批准的費用報告開始進行償還程序。 |
| 連線至不含 API 的舊版系統。 | 從桌面應用程式解壓縮客戶資料並建立 Salesforce 記錄。 |
| 從文件中解壓縮資料。 | 自動從 PDF、影像和表單中提取資訊,以建立或更新記錄。 |
設計解決方案
如果您的業務挑戰可透過流程解決,則可以找出解決方案。識別 Salesforce 組織中與您的業務挑戰相對應的工作。
- 如果有人忘記完成工作,提醒是否有幫助?
- 如果您的員工忙於更新和建立記錄,是否有其他記錄包含該資訊?您可以找到一種方式來更輕鬆地快速更新或建立記錄嗎?例如,將畫面流程新增至記錄頁面,以收集建立記錄所需的最低資訊?
- 如果您的資料輸入過多,錯誤過多,您可以使用線上表單來收集資訊嗎?如果使用者輸入自己的資訊,則可能更正確。此外,您可以設計表單來新增人員如何輸入資訊的護欄。
- 如果您遺失追蹤客戶所在的階段,當發生問題時,傳送提醒或更新客戶記錄上的欄位是否有幫助?
- 您是否需要連線至外部系統?
決定要使用的自動化功能
若要連線至外部系統,請依此順序考慮這些選項:
- 使用可用的第三方連接器。
- 若要與沒有預先建置連接器但具備 API 的系統通訊,請在「設定」中建立連線並建立 HTTP 呼叫。或者,針對使用 HTTP 通訊協定的簡單連線,請使用「HTTP 呼叫」動作。
- 針對沒有 API 的系統,請使用 MuleSoft RPA 透過圖形使用者介面與桌面或 Web 應用程式互動。
決定流程執行的時機
現在您已瞭解挑戰及其解決方案,是時候像機器人一樣思考。必須告知自動化何時開始執行。這稱為觸發。各類型的自動化會以不同的方式觸發。例如,記錄觸發流程可在建立、更新或刪除記錄時啟動。請思考您在業務流程中遇到的挑戰為何。通常,這是開始自動化的時機。
- 如果人員忘記完成工作或沒有時間,則應在完成工作之前會發生什麼狀況?例如,如果您想要他們在會議後更新記錄,則觸發會是會議的結束。
- 如果您使用線上表單,則觸發是提交表單時。
- 如果您使用現有記錄中的欄位建立記錄,則觸發可能是現有記錄更新時。
| 如果您想要發生問題: | 使用觸發: | 使用此流程類型: |
|---|---|---|
| 建立新個案時。 | 建立記錄時。 | 記錄觸發 |
| 變更商機的狀態欄位時。 | 更新記錄時。 | 記錄觸發 |
| 建立或更新記錄時。 | 建立帳戶或變更帳戶優先順序欄位時。 | 記錄觸發 |
| 刪除記錄時。 | 刪除連絡人時。 | 記錄觸發 |
| 建立報價後的一週。 | 特定時間後。 | 記錄觸發。請注意：新增排程路徑 |
| 每個週六午夜時。 | 在指定的時間和頻率。 | 排程觸發 |
| 客戶將連絡人資訊輸入流程畫面，並按一下「下一步」按鈕時。 | 當使用者按一下表單上的按鈕時。 | 畫面 |
| 當員工按一下其員工記錄上的「要求 PTO」按鈕時,會開啟要完成的表單。 | 使用者按一下快速動作按鈕時。 | 畫面 |
| 當使用者在結束機會後按一下「完成銷售」按鈕,且您想要開始背景自動化,例如更新記錄和傳送電子郵件給利害關係人時。 | 當使用者按一下自訂按鈕或連結時。 | 自動啟動 |
| 流程在同一個執行例項內執行另一個流程時，可減少主要流程內的重複項目。 | 由其他流程呼叫時。 | 自動啟動或畫面 |
| 機會階段的變更觸發 Apex 類別時，觸發自動啟動流程。 | 由 Apex 程式碼呼叫時。 | 自動啟動 |
| 當整合的印表機無墨水,且發佈平台事件訊息時。 | 收到平台事件訊息時。 | 平台事件觸發 |
| 當在 NetSuite 中更新連絡人記錄,然後在已連線 Salesforce 組織中更新相關聯的連絡人記錄時。 | 當流程的排程輪詢找到外部系統中的變更時。 | 外部系統變更觸發 |
| 當檔案附加至「帳戶」記錄時。 | 收到自動化事件 (例如表單提交) 時。 | 自動化事件觸發流程 |
識別要完成流程的動作
決定您要流程何時開始後,下一步是告知流程在觸發流程後要執行的動作。若要決定您流程需要採取的特定動作,請使用您識別的解決方案。
- 如果人員忘記執行某項動作,請建立工作記錄以提醒他們。
- 如果人員沒有時間完成工作,請使用其他記錄的欄位值來自動更新或建立記錄。
- 如果您有太多資料輸入或錯誤,請讓客戶填寫具有其資訊的線上表單。
- 如果您遺失客戶的追蹤,請建立工作記錄以供記錄擁有者追蹤。或者,在一段時間後建立高優先順序個案記錄。
流程範例：傳送電子郵件
- 挑戰:我們的銷售代表忘記以電子郵件歡迎新客戶。
- 解決方案:自動傳送電子郵件給新連絡人。
- 觸發:建立連絡人後。
- 動作：傳送歡迎電子郵件給新連絡人。
如需如何建立此流程的指示,請參閱 流程範例:從流程傳送電子郵件。
觀看 Salesforce 工程師以此 影片向您展示如何建立此流程。
流程範例：從收集的資訊建立記錄
- 挑戰:在客戶通話中,工作人員會打亂,以找出客戶對新產品的興趣。他們經常使用不穩定的備註,這些備註難以閱讀或遺失。
- 解決方案:使用內嵌在個案記錄頁面上的線上表單,以快速捕捉基本資訊並建立新機會。工作人員可以在結束通話前向客戶確認資訊。
- 觸發:當工作人員提交線上表單時。
- 動作：使用線上表單來收集資訊,然後在工作人員提交表單時建立機會記錄。
如需如何建立此流程的指示,請參閱 流程範例:使用線上表單建立記錄。
觀看 Salesforce 工程師以此 影片向您展示如何建立此流程。
流程範例：排程電子郵件和記錄更新
- 挑戰:我們無法追蹤客戶的成員資格。在客戶的成員資格到期前,系統不會通知客戶,因此我們會損失續約。
- 解決方案:提醒客戶在成員資格到期前一個月開始續約。
- 觸發:每天檢查成員資格記錄,以查看是否即將到期。
- 動作：當客戶的成員資格即將到期時以電子郵件傳送電子郵件給客戶。將成員資格階段更新為待處理,以便您知道哪些成員資格正在進行續約。
如需如何建立此流程的指示,請參閱 流程範例:更新記錄並傳送排程的提醒。
觀看 Salesforce 工程師以此 影片向您展示如何建立此流程。
流程範例：從外部系統自動建立 Salesforce 記錄
- 挑戰:我們的銷售代表目前在 NetSuite (外部系統) 中建立記錄,進而導致將此新資料整合至 Salesforce 的手動且經常延遲的程序。
- 解決方案:實作「外部系統變更觸發流程」,此流程會在每當在外部系統中建立新記錄時,在 Salesforce 中自動建立對應記錄。
- 觸發:在 NetSuite 中會建立新的「連絡人」記錄。
- 動作：系統會在 Salesforce 中自動建立新的「商機」記錄,並填入 NetSuite 連絡人的相關資訊。
如需如何建立此流程的指示,請參閱 在外部系統變更後建立 Salesforce 記錄範例。
如需如何設定 MuleSoft for Flow 的概觀:整合及若要在系統之間建立自動連線,請參閱開始使用 MuleSoft for Flow:整合。
流程範例：從 Salesforce 自動化外部系統記錄建立
- 挑戰:我們的履行中心使用 NetSuite (外部系統) 來處理銷售訂單,而我們的銷售小組會在 Salesforce 中追蹤這些訂單。從 Salesforce 手動將銷售訂單輸入至 NetSuite 會導致不一致、缺少訂單和資料不完整。
- 解決方案:使用外部動作實作 Salesforce 流程,此動作會在每當在 Salesforce 中建立新的客戶訂單時,在 NetSuite 中自動建立新的「銷售訂單」。
- 觸發:系統會在 Salesforce 中建立新的客戶訂單。
- 動作：系統會在 NetSuite 中自動建立新的「銷售訂單」記錄,並填入 Salesforce 訂單中的相關資訊,以確保履行中心收到準確且及時的資料以完成訂單。
如需如何建立此流程的指示,請參閱 使用記錄在外部系統中觸發動作範例
流程範例：從舊版系統中解壓縮資料
- 挑戰:客戶資料存在於沒有 API 存取權的舊版桌面應用程式中。員工手動將資訊複製並貼到 Salesforce 中,這相當耗時且可能發生錯誤。
- 解決方案:使用 MuleSoft RPA 從舊版應用程式中提取資料,然後從您的流程中建立 Salesforce 記錄。
- 觸發:當使用者按一下記錄頁面上的按鈕起始資料解壓縮流程時。
- 動作：呼叫 MuleSoft RPA 流程,此流程會開啟舊版應用程式、瀏覽至客戶資料、提取資訊,然後從您的流程中建立對應的 Salesforce 記錄。
流程範例：從文件中解壓縮資料
- 挑戰:員工手動將來自數百個發票和表單的資料輸入至 Salesforce,這相當耗時且容易發生錯誤。
- 解決方案:使用 MuleSoft for Flow:用於自動從文件中解壓縮資料並建立記錄的 IDP。
- 觸發:上載文件至特定位置或建立記錄時。
- 動作：建立文件處理組態,並使用「將資料從文件中解壓縮」動作來解壓縮相關資訊,並建立或更新記錄。
補充的自動化工具
您是否有更複雜的業務挑戰?請考慮這些其他自動化工具。
| 如果您想要: | 例如： | 使用此工具: |
|---|---|---|
| 透過貴組織中的多個層級批准記錄。 | 需要兩個層級的管理，來檢視和批准員工 PTO 要求記錄。 | 流程批准流程 |
| 向符合您獨特業務條件的使用者，推薦供應方案和動作。 | 提示工作人員向無服務契約的客戶提供服務契約。 | Einstein Next Best Action |
| 協調多個流程，並將其指派給多個小組或個人。 | 涉及 HR、財務與雇用小組的自動雇用流程。 | 流程協調流程 |
| 針對超出排程觸發流程所允許的更多記錄執行作業。 | 一次更新所有 600,000 個連絡人。 | 批次 Apex |
| 執行 CPU 密集型作業。 | 要計算高度複雜的折扣率。 | Apex |
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