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Workflow-Regel mit Migration von E-Mail-Benachrichtigungen zu einem Flow-Beispiel
Die meisten Workflow-Regeln werden zum Senden von E-Mail-Benachrichtigungen oder zum Ausführen von Feldaktualisierungen desselben Datensatzes verwendet. Diese Workflow-Regeltypen haben zwar den Ruf, schnell zu sein, aber ausgelöste Flows sind noch schneller. Es ist Zeit, Ihre Workflow-Regeln zu Flow Builder zu migrieren.
Erforderliche Editionen
| Unterstützte Editionen anzeigen. |
Im Folgenden finden Sie eine allgemeine Workflow-Regel. Diese Regel sendet eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn eine Opportunity "Geschlossen und gewonnen" und der Betrag größer als 500 $ ist.
Diese Workflow-Regel kann ganz einfach in Flow Builder erstellt werden. Im Folgenden finden Sie die Elemente in einer Workflow-Regel und ihrem Flow-Äquivalent.
| Workflow-Regelelement | Im Flow zu verwendendes Element |
|---|---|
| Neue Regel erstellen | Erstellen Sie einen durch einen Datensatz ausgelösten Flow. |
| Beschreibung | Verwenden Sie das Feld "Beschreibung". Dieses Feld steht Ihnen beim Speichern des Flows zur Verfügung. |
| E-Mail-Benachrichtigungen | Verwenden Sie im Element "Aktion" die Option "E-Mail senden". Es können vorhandene E-Mail-Benachrichtigungen ausgewählt werden. |
| Regelname | Verwenden Sie das Feld "Flow-Bezeichnung". Dieses Feld steht Ihnen beim Speichern des Flows zur Verfügung. |
| Objekt auswählen | Verwenden Sie das Feld "Objekt". Dieses Feld ist im Abschnitt "Objekt auswählen" von "Start konfigurieren" verfügbar. |
Evaluationskriterien
Wenn Sie einen Flow erstellen, werden die Evaluationskriterien im Startelement im Abschnitt "Eintrittsbedingungen festlegen" definiert. Verwenden Sie Eingabekriterien, die so spezifisch wie möglich sind. Auf diese Weise wird kein Flow ausgeführt, wenn es nicht nötig ist.
Workflow-Regel
Flow:
Zeitpunkt der Ausführung/Auslösung (1)
In der Workflow-Beispielregel wird "erstellt wird, und jederzeit, wenn er bearbeitet wird, damit er bestimmten Kriterien entspricht" verwendet. Wählen Sie für den Flow unter "Auslöser konfigurieren" die Option "Ein Datensatz erstellt oder aktualisiert wird" aus. Wählen Sie außerdem für "Flow für aktualisierte Datensätze in folgenden Fällen ausführen" die Option "Nur, wenn ein Datensatz aktualisiert wird, damit er die Bedingungsanforderungen erfüllt" aus. Sie wählen diese Option unter "Eintrittsbedingungen festlegen" aus.
Regelkriterien/Eintrittsbedingungen festlegen (2)
Die Kriterien/Bedingungen sind in der Workflow-Regel und im Flow ähnlich. Das Feld "Bedingungsanforderungen" ist auf "Bedingungen sind erfüllt" festgelegt. Feld, Operator und Wert sind fast identisch. Die Feldnamen unterscheiden sich etwas, da das Objekt nicht im Feldnamen eines Flows enthalten ist.
Hinzufügen einer Aktion
Wenn Sie eine Workflow-Regel erstellen, wird die Aktion ausgewählt, nachdem die Regelkriterien eingegeben wurden.
Im Flow gibt es unter "Element hinzufügen" die Option "E-Mail-Benachrichtigung senden".
Wählen Sie die E-Mail-Benachrichtigung aus, indem Sie in das Fenster "Neue Aktion" klicken. Wählen Sie die gewünschte Benachrichtigung in der Liste aus. Sie können vorhandene E-Mail-Benachrichtigungen verwenden, die Sie zuvor in Workflow-Regeln verwendet haben. Konfigurieren Sie E-Mail-Benachrichtigungen dafür, dass sie in Flows verwendet werden, genauso, wie Sie es für Workflow-Regeln getan haben. E-Mail-Benachrichtigungen werden unter "Workflow-Aktionen" in der Prozessautomatisierung konfiguriert.
Geben Sie im Flow in das Feld "Datensatz-ID" den Text $Record ein. Diese globale Variable enthält die Werte aus dem Datensatz, der die Ausführung auslöst. Es ist also nicht nötig, ein Element vom Typ "Datensätze abrufen" hinzuzufügen, um die Datensatzdaten abzurufen. Es müssen außerdem keine Flow-Variablen erstellt werden, um die Datensatzdaten zu speichern.
Verwenden Sie das Migrationstool, wenn Sie über eine Workflow-Regel verfügen, die diesem Beispiel ähnelt. Das Migrationstool leistet großartige Arbeit und fügt den Details des neuen Flows sogar den Namen und die Beschreibung der Workflow-Regel hinzu.
