共有ルールの考慮事項
共有ルールを使用する前に、次の考慮事項を確認してください。
必要なエディション
| 使用可能なインターフェース: Salesforce Classic と Lightning Experience の両方 |
| 使用可能なエディション: Professional Edition、Enterprise Edition、Performance Edition、Unlimited Edition、および Developer Edition |
- 一般的な考慮事項
- 共有ルールを使用すると、より広範囲のデータアクセス権を付与できます。アクセス権を組織全体のデフォルトレベルより低く制限することはできません。
- 共有ルールを作成するには、組織の共有設定が [公開/参照のみ] または [非公開] である必要があります。
- 複数共有ルールでユーザーにレコードへの複数のアクセスレベルが与えられた場合、ユーザーは最も権限の大きいアクセスレベルを獲得します。
- 共有ルールでは、関連レコードへの追加アクセス権を自動的に付与します。たとえば、商談、取引先責任者、またはケースの共有ルールでは、ロールまたはグループメンバーに子レコードに関連付けられた取引先へのアクセス権を付与します。
- 共有ルールカテゴリの対象として [ポータルロール]、[ポータルロール & 下位ロール]、または [ロール、内部 & ポータル下位ロール] を選択して外部ユーザーにレコードアクセス権を付与すると、共有ルールを保存するときにアラートが表示されます。
- オブジェクトが標準オブジェクトであるか、[階層を使用したアクセス許可] オプションが選択されている場合、共有ルールでは、ロール階層内のユーザーに階層内の下位ユーザーと同じアクセス権が自動的に付与されます。
- ロールをサポートするライセンスを持たないユーザーは、特定の種別の共有ルールに含めることにより、アクセス権を受け取ること、および自分が共有したレコードを所有することのみが可能になります。大規模コミュニティまたはサイトユーザー、Chatter External ユーザー、Chatter Free ユーザーは、所有者に基づく共有ルールに含めることはできません。大規模ユーザーが所有するレコードは、ゲストユーザーの共有ルールまたは条件に基づく共有ルールで共有できます。
- 所有者に基づく共有ルールでキューが所有するレコードを共有する場合、キューが所有するレコードのみが共有されます。キューの個々のメンバーが所有するレコードは共有されません。
- [次の文字列と一致する] および [次の文字列と一致しない] 演算子を含む条件に基づく共有ルール条件で空白値を使用することはお勧めしません。
- 可用性
- 取引先、キャンペーン、ケース、取引先責任者、リード、商談、およびカスタムオブジェクト共有ルールを使用可能なエディション: Enterprise Edition、Performance Edition、Unlimited Edition、および Developer Edition。
- 取引先、納入商品、キャンペーン、および取引先責任者共有ルールのみを使用可能なエディション: Professional Edition。
- Database.com Edition で利用できるのはカスタムオブジェクト共有ルールのみです。
- オブジェクトによっては、条件に基づく共有ルールを使用できない場合があります。
- 組織に、共有ルールに使用できる他のオブジェクトがある可能性もあります。使用可能な共有ルールを確認するには、[共有設定] 設定ページを参照してください。
- Product2 では、ゲストユーザー共有ルールのみを作成できます。条件に基づく共有ルールと所有者に基づく共有ルールは使用できません。
- 開発者は、他の条件ではなくレコードの所有者に基づいて、Apex を使用してプログラムでカスタムオブジェクトを共有できます。
- 更新
- 既存のルールと同じ共有元および共有先グループを使用して所有者に基づく共有ルールを作成すると、既存のルールが上書きされます。
- 共有ルールを保存した後、共有ルールを編集する場合に [共有先] 項目は変更できません。
- 共有ルールは、ソースの定義に適合する新規および既存のレコードすべてに適用されます。
- 共有ルールは、有効ユーザーと無効ユーザーに適用されます。
- 共有ルールのアクセスレベルを変更すると、レコードはすべて、新しいアクセスレベルを反映して自動的に更新されます。
- 共有ルールを削除すると、そのルールで作成された共有アクセス権は削除されます。
- グループ、ロール、またはテリトリー内のユーザーを変更すると、共有ルールが再評価され、必要に応じてアクセス権が追加または削除されます。
- ユーザー間でレコードを転送すると、共有ルールが再評価され、転送されたレコードへのアクセス権が必要に応じて追加または削除されます。
- 共有ルールを変更すると、一度に大量のレコードの変更が必要になる場合があります。これらの変更を効率的に処理するために要求がキューに入れられた場合は、プロセスが完了したときにメール通知を受信します。
- リードを取引先、取引先責任者、商談レコードに変換した後、リード共有ルールでは、リード情報へのアクセス権は自動的に付与されません。
- 条件に基づく共有ルール
- ロールの割り当てができないユーザーは、Spring '22 リリースの後に作成された条件に基づく共有ルールに含めることができます。Spring '22 より前に作成された条件に基づく共有ルールにこれらのユーザーを含めるには、ルールを削除して、再作成するときに [ロールを割り当てることができないユーザーが所有するレコードを含める] を選択します。これらのユーザーは、他の種別の共有ルールに含めることができません。
- 条件に基づく共有ルールでは、参照項目、暗号化項目、数式項目、またはレコードの他の項目から派生した値を持つ項目は使用できません。
- 条件としてレコードタイプを参照するルールでは、開発者名ではなく表示ラベルが使用されます。問題を回避するには、レコードタイプの表示ラベルとその翻訳が一意であることを確認します。
- [次の文字列と一致する] および [次の文字列と一致しない] 演算子を含む条件に基づく共有ルール条件で空白値を使用することはお勧めしません。
- Apex を使用して条件に基づく共有ルールを作成することはできません。また、Apex を使用して条件に基づく共有ルールをテストすることはできません。
- 条件に基づく共有ルールで、ライセンスが期限切れになったライセンス付き管理パッケージの項目を参照すると、項目の表示ラベルに (expired) が追加されます。項目の表示ラベルは、[設定] のルール定義ページの [項目] ドロップダウンリストに表示されます。期限切れの項目を参照する条件に基づく共有ルールは再適用されず、そのルールに基づいて新しいレコードが共有されることはありません。ただし、パッケージが期限切れになる前の既存のレコードの共有は保持されます。
- サイトユーザーとポータルユーザー
- ほとんどの種類のサイトユーザーまたはポータルユーザーと Salesforce ユーザーの間でレコードを共有するルールを作成できます。ライセンスの種類でロールがサポートされていれば、異なる取引先のサイトユーザーまたはポータルユーザーの間の共有ルールを作成できます。ただし、大規模コミュニティまたはサイトユーザーにはロールがなく、公開グループに入れることができないため、所有者に基づく共有ルールに含めることはできません。大規模ユーザーが所有するレコードは、ゲストユーザーの共有ルールまたは条件に基づく共有ルールで共有できます。
- 2024 年 2 月 8 日より前にデジタルエクスペリエンスを有効にした Salesforce 組織では、既存の共有ルールによって外部ユーザーへのアクセスが自動的に拡張されます。この変更は、ロールと下位ロールへのアクセス権を付与する共有ルールが、ロール、内部ロールおよびポータル下位ロールへのアクセス権を付与するように変換されるためです。外部ユーザーが機密データを含むレコードまたはフォルダーにアクセスできないように共有ルールを更新します。
- [設定] の [デジタルエクスペリエンスの設定] ページの [外部ユーザーアクセス権の変換] ウィザードを使用して、ロール、内部ロールおよびポータル下位ロールを含む共有ルールをロールおよび内部下位ロールを含むように簡単に変換できます。このウィザードを使用して、公開されているレポート、ダッシュボード、およびドキュメントフォルダーを、外部ユーザー以外のすべてのユーザーがアクセスできるように変換できます。詳細は、「外部ユーザーアクセス権の変換ウィザードに関する考慮事項」を参照してください。
- ゲストユーザー共有ルールは、認証されていないゲストユーザーとレコードを共有するためにのみ使用できます。
- Experience Cloud サイトでの共有ルールの使用についての詳細は、Who Sees What in Experience Cloud: Sharing Rules (Experience Cloud で何を見るか: 共有ルール) 動画を参照してください。
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