Diretrizes para o sucesso com papéis
Entenda regras de comportamento importantes e aplique práticas recomendadas para ser bem-sucedido com os papéis.
Edições obrigatórias
| Disponível em: Salesforce Classic e Lightning Experience |
| Disponível em: Edições Professional, Enterprise, Performance, Unlimited e Developer |
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Para conhecer as práticas recomendadas para o projeto do acesso de registros em uma organização de grande porte, consulte Como projetar o acesso a registros em escala corporativa. |
Geral
- Para simplificar o gerenciamento de usuário em organizações do Salesforce com muitos usuários, permita que administradores delegados gerenciem usuários em papéis específicos e papéis subordinados.
- Em organizações do Salesforce criadas na Spring '21 ou posterior, você pode criar até 5 mil papéis. Em organizações criadas antes da versão Spring ’21, você pode criar até 500 papéis e entrar em contato com o Suporte ao cliente do Salesforce para aumentar esse limite.
- Todo usuário deve ter um papel atribuído; do contrário, seus dados não são exibidos em relatórios de oportunidade, totalizações de previsões e outras exibições baseadas em papéis.
- Coloque todos os usuários que precisam de visibilidade de toda a organização no nível mais alto na hierarquia.
- Não crie papéis individuais para cada cargo na sua empresa. Em vez disso, defina uma hierarquia de papéis para controlar o acesso às informações inseridas pelos usuários nos papéis de nível inferior.
- Crie papéis apenas para seus requisitos atuais. Não crie papéis de espaço reservado temporários prevendo necessidades futuras.
- Não use os requisitos de relatório para determinar de que níveis de hierarquia você precisa.
- Quando você altera o papel do usuário, as regras de compartilhamento do novo papel são aplicadas.
- Os usuários do Salesforce Knowledge podem modificar as configurações de visibilidade da categoria na página de detalhes do papel.
- Quando não se atribui um papel ao proprietário de uma conta, o acesso de compartilhamento referente a contatos relacionados é de leitura/gravação, desde que o padrão para toda a organização em relação aos contatos não seja Controlado pelo pai. O acesso de compartilhamento em oportunidades e casos relacionados é Sem acesso.
- Se a organização usa o Gerenciamento de território, as previsões se baseiam na hierarquia de territórios e não na hierarquia de papéis.
- Para evitar interrupções, evite alterar a hierarquia de papéis durante o horário comercial.
- A menos que sua organização use contas pessoais para associação ao site, qualquer usuário do site ou portal criado será um contato relacionado a contas comerciais. Os proprietários da conta e os usuários internos acima deles na hierarquia de papéis podem acessar dados compartilhados com os usuários do portal ou do site da conta por meio de regras de compartilhamento ou compartilhamento manual. Por exemplo, você tem uma conta comercial, Acme, de propriedade de um usuário interno com o papel de Gerente de vendas. A configuração Conceder acesso usando hierarquias está habilitada para contas, pois é um objeto padrão, de modo que todos os usuários com o papel de Gerente de vendas e acima têm acesso aos registros de conta que os usuários do site e do portal associados à Acme podem acessar. Se você compartilhar registros de conta com esses usuários (por exemplo, criando uma regra de compartilhamento direcionada ao grupo Todos os usuários do portal de clientes), qualquer pessoa que tenha atribuído o papel de Gerente de vendas ou um papel superior na hierarquia terá acesso automaticamente aos registros de conta que você compartilhou. Para evitar o compartilhamento de dados de registro com usuários internos que não podem ter acesso, faça uma auditoria dos papéis na sua organização. Crie um papel diferente para usuários internos da organização que são proprietários de contas que têm contatos associados que são usuários do site ou portal. Ou compartilhe registros com usuários do site ou portal usando um grupo público que tenha a configuração Conceder acesso usando hierarquias desabilitada.
Desempenho
- Para evitar problemas de desempenho, nenhum usuário único seja proprietário de mais de 10 mil registros de um objeto. Para usuários que precisam ter um número de objetos maior que esse, não atribua a eles um papel ou coloque-os em um papel separado no topo da hierarquia. Também é importante que esse usuário não faça parte de grupos públicos que possam ser usados como origem para regras de compartilhamento.
- Para melhorar o desempenho, minimize o número de níveis na hierarquia de papéis. Eliminar papéis que não são necessários e excluir regras de compartilhamento que concedem acesso a registros já compartilhados por meio da hierarquia de papéis.
Conceder acesso usando a configuração de hierarquias
- Independentemente das configurações de compartilhamento de sua organização, os usuários poderão ter acesso aos registros que não lhes pertencem através de outros meios, como permissões de usuário do tipo "Visualizar todos os dados", regras de compartilhamento ou compartilhamento manual de registros individuais.
- Se a opção Conceder acesso usando hierarquias estiver desmarcada, os usuários que forem superiores na hierarquia de papéis ou territórios não receberão acesso automático. Entretanto, alguns usuários, como aqueles com as permissões de objeto Visualizar todos os registros e Modificar todos os registros e as permissões do sistema Visualizar todos os dados e Modificar todos os dados, ainda poderão acessar registros que eles não possuem.
- Se você desativar a opção Conceder acesso usando hierarquias, o compartilhamento com um papel ou território e subordinados somente será realizado com os usuários associados diretamente ao papel ou território selecionado. Os usuários em papéis ou territórios acima deles nas hierarquias não ganharão acesso.
- Se a sua organização desativar a opção Conceder acesso usando hierarquias, as atividades associadas a um objeto personalizado ainda estarão visíveis para os usuários acima do encarregado da atividade na hierarquia de papéis.
- Se o relacionamento entre mestre e detalhes for interrompido ao exclui-lo, a antiga configuração padrão do objeto personalizado do detalhe será automaticamente revertida para Leitura/gravação pública e Conceder acesso usando hierarquias estiver selecionado como padrão.
- A opção Conceder acesso usando hierarquias afeta quais usuários terão acesso aos dados quando algo é compartilhado com grupos públicos, grupos pessoais, filas, papéis ou territórios. Por exemplo, a opção Exibir todos os usuários exibe membros do grupo e pessoas acima deles nas hierarquias quando um registro é compartilhado com eles usando uma regra de compartilhamento ou compartilhamento manual, e a opção Conceder acesso usando hierarquias está selecionada. Quando a opção Conceder acesso usando hierarquias não está selecionada, alguns usuários nesses grupos não terão mais acesso. Esta lista apresenta os motivos de acesso que dependem da opção Conceder acesso usando hierarquias.
- Estes motivos sempre obtêm acesso:
- Membro do grupo
- Membro da fila
- Membro do papel
- Membro de papel subordinado
- Membro do território
- Membro de território subordinado
- Estes motivos somente obtêm acesso ao usar hierarquias:
- Gerente do membro do grupo
- Gerente do membro da fila
- Gerente do papel
- Gerente do território
- Papel do usuário gerente de território
- Quando você desmarcar Conceder acesso usando hierarquias, sempre notifique os usuários das alterações nos resultados do relatório que eles podem esperar devido à perda de visibilidade dos dados de seus subordinados. Por exemplo, selecionar "Minha equipe" na lista suspensa Exibir retorna registros de propriedade do usuário. Ela não inclui registros de propriedade de seus subordinados. Para serem incluídos nesse tipo de modo de exibição de relatório, os registros de subordinados precisam ser explicitamente compartilhados com esse usuário por algum outro meio, como regra de compartilhamento ou compartilhamento manual. Portanto, se nenhum registro for compartilhado com você manualmente, as opções Meu... e Minha equipe... na lista suspensa Exibir retornarão os mesmos resultados. Porém, escolher Atividades com... qualquer tipo de relatório de objeto personalizado ao criar um relatório personalizado retorna as atividades atribuídas a você, bem como seus subordinados na hierarquia de papéis.
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