Tipps zum Arbeiten mit Aktivitätsfeldern in Formeln

Formeln für Aufgaben- und Ereignisseitenlayouts

Sie können im Aktivitätsobjekt erstellte Formelfelder zu Aufgaben- und Ereignisseitenlayouts hinzufügen. Formeln, die ausschließlich auf Felder eines Aktivitätstyps verweisen, zeigen jedoch häufig leere Werte oder allgemeine Standardwerte an, wenn sie im Layout des anderen Typs angezeigt werden.

• Aufgabenspezifische Felder: Formeln, die auf Felder wie Status oder Priorität verweisen, zeigen keine nützlichen Daten in Ereignisseitenlayouts an.
• Ereignisspezifische Felder: Formeln, die auf Felder wie DurationInMinutes, ShowAs oder IsAllDayEvent verweisen, zeigen keine nützlichen Daten in Aufgabenseitenlayouts an.

Verwenden Sie zum Vermeiden von Verwirrung das Briefvorlagenfeld IsTask, um bedingte Formeln zu erstellen, die beide Aktivitätstypen entsprechend verarbeiten. Einzelheiten finden Sie im Abschnitt "Unterscheiden zwischen Aufgaben und Ereignissen" in diesem Thema. Alternativ können Sie separate Formelfelder für bestimmte Anwendungsfälle erstellen und sie nur dem entsprechenden Aufgaben- oder Ereignisseitenlayout hinzufügen.

Aufgaben- und Ereignisidentifikation

Das Feld IsTask ist der Schlüssel zur Bestimmung, ob es sich bei einer Aktivität um eine Aufgabe oder ein Ereignis handelt. Es gibt TRUE für Datensätze zurück, bei denen es sich um Aufgaben handelt, und FALSE für Ereignisse. Verwenden Sie dieses Feld in bedingten Formeln, um eine Logik zu erstellen, die für beide Aktivitätstypen ordnungsgemäß funktioniert.

Diese Formel zeigt beispielsweise "Dies ist eine Aufgabe" in einem Aufgabendatensatz oder "Dies ist ein Ereignis" in einem Ereignisdatensatz an.

IF( IsTask, "This is a task", "This is an event" )

In einem anderen Beispiel zeigt diese Formel dynamisch die Priorität eines Datensatzes an, wenn es sich um eine Aufgabe handelt, oder seine Dauer, wenn es sich um ein Ereignis handelt.

IF( IsTask, 
    "Priority: " & TEXT( Priority ), 
    "Duration: " & TEXT( DurationInMinutes ) & " minutes" )

Wer und welche Verweise

Aktivitäten verwenden zwei spezielle Felder: WhoID (Name) und WhatID (Bezug zu), um eine Verbindung mit anderen Datensätzen herzustellen. Diese Felder können auf viele verschiedene Datensatztypen verweisen, beispielsweise Kontakte, Leads und Accounts. Formeln verhalten sich je nach Objekt, auf das sie verweisen, unterschiedlich.

• Wer (WhoID): Verweist auf Personen (Leads und Kontakte). Verwenden Sie beispielsweise Who.FirstName, um den Vornamen der Person abzurufen.

• What (WhatID): Verweist auf Geschäftsobjekte (Accounts, Opportunities, benutzerdefinierte Objekte usw.). Verwenden Sie beispielsweise What.Name, um den Datensatznamen abzurufen.

Nicht alle Kombinationen sind gültig. Stellen Sie sich beispielsweise vor, dass eine Aktivität mit einem Lead (WhoID) verknüpft ist. Die WhatID ist in der Regel leer, da Leads nicht auf dieselbe Weise Accounts oder Opportunities zugeordnet sind wie Kontakte.

Aktivitätsspezifische Felder und Datentypen

Aufgaben und Ereignisse verwenden dasselbe zugrunde liegende Aktivitätsobjekt, sie speichern jedoch Daten in unterschiedlichen Feldern. Wenn Sie auf ein Feld verweisen, das zum falschen Aktivitätstyp gehört, beispielsweise nach der Dauer einer Aufgabe fragen, kann dies zu Fehlern oder leeren Werten führen.

• Datums- und Datums-/Uhrzeitfelder: ActivityDate für Aufgaben ist ein Datumsfeld, während ActivityDateTime für Ereignisse ein Datums-/Uhrzeitfeld ist. Vermeiden Sie das Mischen dieser Felder in Formeln ohne entsprechende Konvertierungsfunktionen.
  • Aufgaben: Verwenden Sie ActivityDate, um auf das Fälligkeitsdatum zu verweisen.
  • Ereignisse: Verwenden Sie StartDateTime und EndDateTime, um auf die Ereigniszeiteinteilung zu verweisen.
• Aufgabenspezifische Felder: Diese Felder funktionieren nur für Aufgaben. Wenn in einer Formel auf einem Ereignisseitenlayout oder Datensatz verwiesen wird, geben sie in der Regel leere Werte oder Fehler zurück.
  • Status
  • Priorität
  • IsClosed
  • IsRecurrence
  • TaskSubtype
  • CallType
• Ereignisspezifische Felder: Diese Felder funktionieren nur für Ereignisse. Wenn in einer Formel auf einem Aufgabenseitenlayout oder Datensatz verwiesen wird, werden sie nicht richtig berechnet.
  • StartDateTime und EndDateTime
  • DurationInMinutes
  • IsAllDayEvent
  • ShowAs
  • IsReccurrence2
• Freigegebene Felder: Für Aufgaben und Ereignisse werden diese Standardfelder verwendet. Sie können sicher in Formeln für beide Aktivitätstypen darauf verweisen, ohne bedingte Logik (wie IsTask) zu benötigen.
  • Betreff
  • Beschreibung
  • OwnerId
  • CreatedDate
  • LastModifiedDate

Benutzerdefinierte Aktivitätsfelder

Benutzerdefinierte Felder, die Sie für Aktivitäten erstellen, sind für Aufgaben und Ereignisse verfügbar, es sei denn, Sie verwenden Seitenlayouts und Datensatztypen, um die Sichtbarkeit zu steuern.

• Wenn Sie ein benutzerdefiniertes Aktivitätsfeld mit einer Standardwertformel erstellen, wird die Formel für Aufgaben und Ereignisse ausgeführt. Verwenden Sie IsTask, um unterschiedliche Standardwerte anzugeben. Beispiel:

  IF( IsTask, "Follow-up required", "Meeting scheduled" )

• Stellen Sie zum Vermeiden von Fehlern sicher, dass Aktivitätsformelfelder, die auf aufgabenspezifische oder ereignisspezifische Standardfelder verweisen, die Fehlerbehandlung oder bedingte Logik enthalten. Beispiel:

  IF( IsTask, 
     IF( ISPICKVAL( Priority, "High" ), "⚠ High Priority", "Standard" ), 
     "Event - No Priority" )

Datums- und Uhrzeitangaben der Aktivität

Verweisen Sie bei Aufgaben auf das Fälligkeitsdatum, indem Sie das Datumsfeld mit dem Namen ActivityDate verwenden. Verweisen Sie bei Ereignissen mit den Datums-/Uhrzeitfeldern StartDateTime und EndDateTime auf die Ereigniszeiteinteilung.

Salesforce berechnet die Ereignisdauer automatisch. Sie können diesen Wert jedoch mithilfe von DurationInMinutes in Formeln referenzieren. Konvertieren in Stunden mit:

DurationInMinutes / 60

Vergleichen Sie zum Berechnen des Überfälligkeitsstatus für Aufgaben ActivityDate mit dem heutigen Datum und überprüfen Sie, ob die Aufgabe geschlossen ist.

IF( AND( NOT( IsClosed ), ActivityDate < TODAY() ), "Overdue", "On Track" )

Wiederkehrende Aktivitäten

Sowohl Aufgaben als auch Ereignisse unterstützen Wiederholungen, verwenden jedoch unterschiedliche Felder.

• Aufgaben verwenden IsReccurrence (mit den verwandten Feldern RecurrenceStartDate, RecurrenceEndDate usw.)

• Ereignisse verwenden IsReccurrence2 (mit den verwandten Feldern RecurrenceStartDateTime, RecurrenceEndDate usw.)

Verwenden Sie IsTask, um das entsprechende Feld für Wiederholungen zu überprüfen.

IF( IsTask, IsRecurrence, IsRecurrence2 )

Aktivitätsstatus und Abschluss

Verwenden Sie IsClosed, um zu bestimmen, ob eine Aufgabe oder ein Ereignis abgeschlossen ist. Dieses boolesche Feld funktioniert für beide Aktivitätstypen.

Die Statuswerte für Aufgaben variieren je nach Organisation und Aufgabentyp, enthalten jedoch in der Regel Werte wie "Nicht gestartet", "Wird ausgeführt" und "Abgeschlossen". Verwenden Sie ISPICKVAL oder CASE beim Referenzieren des Status.

CASE( TEXT( Status ),
    "Completed", "✓ Done",
    "In Progress", "→ Working",
    "Not Started", "○ Pending",
    "Unknown" )

Sonstige Überlegungen

• Einschränkungen polymorpher Felder: Formeln, die auf "Wer" oder "Welche Details" verweisen, funktionieren nur, wenn die Beziehung für das Zielobjekt vorhanden ist. Beispielsweise ruft Who.Account.Name den Accountnamen ab, wenn die Aktivität mit einem Kontakt verknüpft ist, gibt jedoch einen leeren Wert zurück, wenn er mit einem Lead verknüpft ist.
• Schreibgeschützte Einschränkungen: Formeln können zum Berechnen von Daten auf schreibgeschützte Aktivitätsfelder verweisen, sie können jedoch keine schreibgeschützten Felder ändern. In der Objektreferenz für Salesforce Platform finden Sie spezifische Feldeinschränkungen.
• Workflow- und Kampagnenkontexte: Bei Aktivitäten, die sich auf Kampagnen, Workflows oder Prozesse beziehen, können andere Felder verfügbar sein. Überprüfen Sie die Feldverfügbarkeit für Ihren spezifischen Anwendungsfall.