Tips voor het werken met activiteitvelden in formules

Formules voor taak- en eventpaginalay-outs

U kunt formulevelden die voor het object Activiteit zijn gemaakt, toevoegen aan zowel taak- als eventpaginalay-outs. Formules die verwijzen naar velden die exclusief zijn voor het ene activiteitstype, tonen echter vaak lege waarden of generieke standaardwaarden wanneer ze worden weergegeven in de lay-out van het andere type.

• Taakspecifieke velden: Formules die verwijzen naar velden zoals Status of Prioriteit, tonen geen nuttige gegevens voor eventpaginalay-outs.
• Eventspecifieke velden: Formules die verwijzen naar velden zoals DurationInMinutes, ShowAs of IsAllDayEvent, tonen geen nuttige gegevens voor taakpaginalay-outs.

Gebruik het samenvoegveld IsTask om voorwaardelijke formules te maken die beide activiteitstypen op de juiste manier afhandelen. Zie de sectie "Onderscheid maken tussen taken en events" in dit onderwerp voor details. U kunt ook afzonderlijke formulevelden maken voor specifieke gebruikscases en deze alleen toevoegen aan de relevante taak- of eventpaginalay-out.

Taak- en eventidentificatie

Het veld IsTask is de sleutel om te bepalen of een activiteit een taak of een event is. Deze retourneert TRUE (WAAR) voor records die taken zijn en FALSE (ONWAAR) voor events. Gebruik dit veld in voorwaardelijke formules om logica te maken die correct werkt voor beide activiteitstypen.

Deze formule toont bijvoorbeeld "Dit is een taak" voor een taakrecord of "Dit is een event" voor een eventrecord.

IF( IsTask, "This is a task", "This is an event" )

Voor een ander voorbeeld toont deze formule dynamisch de prioriteit van een record als het een taak is of de duur ervan als het een event is.

IF( IsTask, 
    "Priority: " & TEXT( Priority ), 
    "Duration: " & TEXT( DurationInMinutes ) & " minutes" )

Verwijzingen naar Wie en wat

Activiteiten gebruiken twee speciale velden, WhoID (Naam) en WhatID (Gerelateerd aan), om te verbinden met andere records. Deze velden kunnen verwijzen naar vele verschillende typen records, zoals contactpersonen, leads en accounts. Formules werken verschillend, afhankelijk van het object waarnaar ze verwijzen.

• Wie (WhoID): Verwijst naar mensen (leads en contactpersonen). Gebruik bijvoorbeeld Who.FirstName om de voornaam van de persoon op te halen.

• Wat (WhatID): Verwijst naar bedrijfsobjecten (accounts, opportunities, aangepaste objecten, enzovoort). Gebruik bijvoorbeeld What.Name om de recordnaam op te halen.

Niet alle combinaties zijn geldig. Stel bijvoorbeeld dat een activiteit is gerelateerd aan een lead (WhoID). De WhatID is doorgaans leeg omdat leads niet op dezelfde manier aan accounts of opportunities zijn gekoppeld als contactpersonen.

Activiteitspecifieke velden en gegevenstypen

Taken en events gebruiken hetzelfde onderliggende object Activiteit, maar slaan gegevens op in verschillende velden. Verwijzen naar een veld dat tot het verkeerde activiteitstype behoort—zoals vragen naar de duur van een taak—kan leiden tot fouten of lege waarden.

• Velden Datum t.o.v. Datum/tijd: ActivityDate voor taken is een veld Datum, terwijl ActivityDateTime voor events een veld Datum/tijd is. Vermijd het mengen van deze velden in formules zonder de juiste conversiefuncties.
  • Taken: Gebruik ActivityDate om te verwijzen naar de vervaldatum.
  • Events: Gebruik StartDateTime en EndDateTime om te verwijzen naar eventtiming.
• Taakspecifieke velden: Deze velden werken alleen voor taken. Als hiernaar wordt verwezen in een formule in een eventpaginalay-out of record, retourneren ze doorgaans lege waarden of fouten.
  • Status
  • Prioriteit
  • IsGesloten
  • IsRecurrence
  • TaskSubtype
  • CallType
• Eventspecifieke velden: Deze velden werken alleen voor events. Als hiernaar wordt verwezen in een formule in een taakpaginalay-out of record, worden ze niet correct berekend.
  • StartDateTime en EndDateTime
  • DurationInMinutes
  • IsAllDayEvent
  • ShowAs
  • IsReccurrence2
• Gedeelde velden: Zowel taken als events gebruiken deze standaardvelden. U kunt er veilig naar verwijzen in formules voor elk activiteitstype zonder voorwaardelijke logica (zoals IsTask).
  • Onderwerp
  • Beschrijving
  • OwnerId
  • CreatedDate
  • LastModifiedDate

Aangepaste activiteitvelden

Aangepaste velden die u maakt voor activiteiten, zijn beschikbaar voor zowel taken als events, tenzij u paginalay-outs en recordtypen gebruikt om de zichtbaarheid te bepalen.

• Als u een aangepast veld Activiteit maakt met een formule voor standaardwaarden, wordt de formule uitgevoerd voor zowel taken als events. Gebruik IsTask om verschillende standaardinstellingen op te geven. Bijvoorbeeld:

  IF( IsTask, "Follow-up required", "Meeting scheduled" )

• Als u fouten wilt voorkomen, zorgt u ervoor dat activiteitsformulevelden die verwijzen naar taakspecifieke of eventspecifieke standaardvelden, foutafhandeling of voorwaardelijke logica bevatten. Bijvoorbeeld:

  IF( IsTask, 
     IF( ISPICKVAL( Priority, "High" ), "⚠ High Priority", "Standard" ), 
     "Event - No Priority" )

Datums en tijden van activiteit

Verwijs voor taken naar de vervaldatum door middel van het veld Datum met de naam ActivityDate. Verwijs voor events naar eventtiming met de velden Datum/tijd met de namen StartDateTime en EndDateTime.

Salesforce berekent automatisch de eventduur, maar u kunt naar deze waarde verwijzen in formules met behulp van DurationInMinutes. Converteren naar uren met:

DurationInMinutes / 60

Vergelijk voor het berekenen van de achterstallige status voor taken ActivityDate met de datum van vandaag en controleer of de taak is gesloten.

IF( AND( NOT( IsClosed ), ActivityDate < TODAY() ), "Overdue", "On Track" )

Terugkerende activiteiten

Zowel taken als events ondersteunen herhaling, maar gebruiken verschillende velden.

• Taken gebruiken IsReccurrence (met gerelateerde velden RecurrenceStartDate, RecurrenceEndDate, enzovoort.)

• Events gebruiken IsReccurrence2 (met gerelateerde velden RecurrenceStartDateTime, RecurrenceEndDate, enzovoort.)

Gebruik IsTask om het juiste terugkeringsveld te controleren.

IF( IsTask, IsRecurrence, IsRecurrence2 )

Activiteitsstatus en voltooiing

Gebruik IsClosed om te bepalen of een taak of event is voltooid. Dit booleaanse veld werkt voor beide activiteitstypen.

Waarden voor Status van taak variëren per organisatie en taaktype, maar omvatten doorgaans waarden zoals Niet gestart, Bezig en Voltooid. Gebruik ISPICKVAL of CASE bij verwijzing naar status.

CASE( TEXT( Status ),
    "Completed", "✓ Done",
    "In Progress", "→ Working",
    "Not Started", "○ Pending",
    "Unknown" )

Andere overwegingen

• Polymorfische veldbeperkingen: Formules die verwijzen naar Wie- of Wat-details werken alleen als de relatie bestaat voor het doelobject. Who.Account.Name haalt bijvoorbeeld de accountnaam op als de activiteit is gerelateerd aan een contactpersoon, maar retourneert een blanco waarde als deze is gerelateerd aan een lead.
• Alleen-lezen beperkingen: Formules kunnen verwijzen naar alleen-lezen activiteitsvelden om gegevens te berekenen, maar ze kunnen geen sets alleen-lezen velden wijzigen. Zie Objectverwijzing voor het Salesforce Platform voor specifieke veldbeperkingen.
• Werkstroom- en campagnecontexten: Activiteiten die zijn gerelateerd aan campagnes, werkstromen of processen, kunnen andere velden beschikbaar hebben. Controleer de veldbeschikbaarheid voor uw specifieke gebruikscase.