Viktige punkter om deaktivering av brukere

Situasjoner som hindrer deaktivering

Enkelte situasjoner kan hindre deg i å deaktivere en bruker. I slike tilfeller må du fryse brukerens konto først for å hindre pålogging mens du tildeler eierskap, medlemskap og så videre på nytt etter behov. Så kan du deaktivere senere.

Du kan ikke deaktivere bestemte brukertyper, som Automatisert prosess-brukere eller integrasjonsbrukere.

Brukerlisenser og fakturering

En deaktivert bruker teller ikke i forhold til organisasjonens tilgjengelige brukerlisenser. Deaktivering av en bruker reduserer imidlertid ikke antall brukerlisenser som firmaet blir fakturert for. Hvis du vil endre faktureringen, må du endre antall lisenser for organisasjonen.

Brukere i tilpassede hierarkifelt

Du kan ikke deaktivere en bruker som er valgt i et tilpasset hierarkifelt, selv om du sletter feltet. Hvis du vil slette en bruker i et tilpasset hierarkifelt, sletter du og fjerner feltet permanent først.

Prosessbygger

Prosesser kan ikke oppdatere poster som eies av inaktive brukere. Når du deaktiverer en bruker, overfører du også brukerens poster til en aktiv bruker for å unngå mislykkede prosesser.

Mottakere av arbeidsflyt-e-postvarsler

Du kan ikke deaktivere brukere som er tildelt som eneste mottaker av et e-postvarsel for arbeidsflyt.

Kundeportaladministratorbrukere

Du kan ikke deaktivere en bruker som er valgt som kundeportaladministrator.

Tildeling av tillatelsessett og tillatelsessettgrupper

Inaktive brukere kan fremdeles tildeles tillatelsessett og tillatelsessettgrupper. Vi anbefaler at du fjerner disse tildelingene etter at du har deaktivert brukere.

Generelt sett kan ikke standard tillatelsessett relatert til tillatelsessettlisenser legges til i tillatelsessettgrupper som er tildelt inaktive brukere. Virkemåten oppstår fordi du ikke kan tildele den relaterte lisensen til inaktive brukere. Men hvis de inaktive brukerne ble separat tildelt tillatelsessettlisensen før de ble deaktivert, kan du legge til standardtillatelsessettet i tillatelsessettgruppen. Standard tillatelsessett relatert til brukerlisenser kan også legges til i tillatelsessettgrupper hvis alle tildelte brukere, både aktive og inaktive, har den nødvendige lisensen. For å unngå denne virkemåten anbefaler vi at du fjerner brukere fra tillatelsessett og tillatelsessettgrupper etter at du har deaktivert dem.

Posttilgang

Deaktiverte brukere mister tilgangen til eventuelle poster som ble delt med dem manuelt, eller poster som ble delt med dem som teammedlemmer. Brukere som er høyere i rollehierarkiet relativt til de deaktiverte brukerne, mister også tilgang til disse postene. Men du kan fremdeles overføre dataene til andre brukere og se navnene deres på Brukere-siden.

Hvis en bruker har fått delt mer enn 10 000 kontoposter manuelt, kan du oppleve ytelsesproblemer når du deaktiverer brukeren. Vi anbefaler at du først sletter disse manuelle kontodelinger med Bulk API før du deaktiverer brukeren.

Merk Hvis organisasjonen har aktivert asynkron sletting av foreldede delinger (pilot), kjøres fjerning av manuelle delinger og teamdelinger på tidspunkter med lite trafikk mellom 18:00 og 04:00, basert på organisasjonens standard tidssone.

Deaktiverte bruker mister umiddelbart tilgang til delte poster. Brukere som er høyere i rollehierarkiet, vil fortsatt ha tilgang til denne tilgangen slettes asynkront. Hvis denne synligheten er et problem, fjerner du posttilgangen som er tildelt de deaktiverte brukerne, før deaktivering.

Chatter

Hvis du deaktiverer brukere i en organisasjon der Chatter er aktivert, blir de fjernet fra Følger- og Følgere-listene. Hvis du aktiverer brukerne igjen, gjenopprettes abonnementsinformasjonen i Følger- og Følgere-listene.

Hvis du deaktiverer flere brukere, gjenopprettes ikke abonnementsinformasjon for brukere som følger hverandre. Bruker A følger for eksempel bruker B og bruker B følger bruker A. Hvis du deaktiverer bruker A og B, slettes abonnementene deres på hverandre fra Følger- og Følgere-listene. Hvis bruker A og bruker B deretter aktiveres igjen, gjenopprettes ikke abonnementene de har på hverandre.

Salesforce Files

Filer som eies av en deaktivert bruker, blir ikke slettet. Den deaktiverte brukeren vil være fileier til en administrator tildeler filene på nytt til en aktiv bruker. Filer som deles i et innholdsbibliotek, kan redigeres av andre biblioteksmedlemmer med forfatter- eller slettetillatelse. Delingsregler vil fortsatt være aktive til en administrator endrer dem.

Opprettet av felt

Inaktive brukere kan være oppført i Opprettet av-felt selv om de ikke er aktive i organisasjonen lenger. Noen systemoperasjoner oppretter poster og slår preferanser på/av, og fungerer som en vilkårlig administratorbruker for å fullføre oppgaven. Denne brukeren kan være aktiv eller inaktiv.

Poster som eies av deaktiverte brukere

Du kan opprette eller redigere poster for kontoer, salgsmuligheter og tilpassede poster som eies av inaktive brukere. Du kan for eksempel redigere Kontonavn-feltet for en salgsmulighetspost som eies av en inaktiv bruker. Denne funksjonen krever administratoroppsett.

Det er mulig å deaktivere en bruker før du tildeler postene som brukeren eier, på nytt. Men hvis brukeren eier mer enn 10 000 poster for et gitt objekt, anbefaler vi at du overfører eierskap til disse postene før du deaktiverer brukeren for å unngå ytelsesproblemer når systemet oppdaterer tilgang.

Foretaksområdebehandling

Deaktiverte brukere tildeles ikke lenger til områder og fjernes fra områdene de ble tildelt til.

Konto- og salgsmulighetsteam

Deaktiverte brukere fjernes fra standardsalgsmuligheten og kontoteamene for andre brukere. Deaktiverte brukeres standard salgsmulighetsteam og kontoteam blir ikke fjernet.

Hvis en bruker i et kontoteam eller salgsmulighetsteam med Lese/skrive-tilgang (Kontotilgang, Kontakttilgang, Salgsmulighetstilgang og Sakstilgang) deaktiveres og deretter aktiveres på nytt, vil standardtilgangen bli Skrivebeskyttet.

Salgsmulighetsteam

Hvis du deaktiverer brukere i en organisasjon der salgsmulighetsoppdeling er aktivert, fjernes de ikke fra eventuelle salgsmulighetsteam der de er tildelt en oppdelingsprosent. For å fjerne brukeren fra et salgsmulighetsteam må du først tilordne oppdelingsprosenten på nytt.

Når en salgsmulighetseier som har Lese/skrive-tilgang for salgsmulighetsteam, deaktiveres og deretter aktiveres på nytt, og den organisasjonsomfattende standardtilgangen (OWD) for salgsmulighetsobjektet er Privat (Ingen), forblir tilgangsnivået for teammedlemmet Privat (Ingen) for avsluttede salgsmuligheter. For åpne salgsmuligheter gjenopprettes tilgangsnivået Lese/skrive for teammedlemmer asynkront. I hvert tilfelle har den gjenaktiverte brukeren full tilgang til salgsmuligheten som posteier

Delegerte eksterne brukeradministratorer

Når en delegert ekstern brukeradministrator gjør en portalbruker inaktiv, kan ikke administratoren fjerne portalbrukeren fra team som brukeren er medlem av.

Lightning

Når du deaktiverer en bruker som eier et kontrollpanel eller er den kjørende brukeren av et kontrollpanel, returnerer ikke kontrollpanelet forventede resultater. For å hindre problemet endr eier av kontrollpanelet.

CRM Analytics

Når du deaktiverer en bruker som har planlagt en dataflyt, slettes dataflytplanen og dataflyten oppheves.