Considerações para desativar usuários

Situações que impedem a desativação

Algumas situações podem impedir que você desative um usuário. Nesses casos, você deve congelar a conta do usuário primeiro para evitar logins enquanto reatribui a propriedade, as associações e assim por diante, conforme necessário. Então, você poderá desativar mais tarde.

Não é possível desativar determinados tipos de usuário, como o usuário do Processo automatizado ou os usuários de integração.

Licenças de usuários e faturamento

Os usuários desativados não são incluídos no cálculo das licenças de usuários disponíveis de sua organização. Entretanto, a desativação de um usuário não reduz o número de licenças cobradas da sua organização. Para alterar seu faturamento, é preciso alterar o número de licenças da sua organização.

Usuários em campos de hierarquia personalizados

Você não pode desativar um usuário que esteja selecionado em um campo de hierarquia personalizada, mesmo que você exclua o campo. Para desativar um usuário em um campo de hierarquia personalizado, deve excluir e apagar permanentemente o campo.

Criador de processos

Os processos não podem atualizar registros pertencentes a usuários inativos. Ao desativar um usuário, transfira os registros dele a um usuário ativo para evitar processos com falha.

Destinatários do alerta de email do fluxo de trabalho

Não é possível desativar um usuário atribuído como único destinatário de um alerta de email de um fluxo de trabalho.

Usuários administradores do portal de clientes

Você não pode desativar um usuário que tenha sido selecionado como Administrador do Portal de clientes.

Atribuições do conjunto de permissões e do grupo do conjunto de permissões

Usuários inativos ainda podem ser atribuídos a conjuntos de permissões e grupos de conjuntos de permissões. Recomendamos que você remova essas atribuições depois de desativar os usuários.

Em geral, conjuntos de permissões padrão relacionados a licenças de conjunto de permissões não podem ser adicionados a grupos de conjuntos de permissões atribuídos a usuários inativos. O comportamento ocorre porque você não pode atribuir a licença relacionada a usuários inativos. No entanto, se os usuários inativos tiverem recebido separadamente a licença do conjunto de permissões antes de serem desativados, você poderá adicionar o conjunto de permissões padrão ao grupo do conjunto de permissões. Conjuntos de permissões padrão relacionados a licenças de usuário também podem ser adicionados a grupos de conjuntos de permissões se todos os usuários atribuídos, ativos e inativos, tiverem a licença necessária. Para evitar esse comportamento, recomendamos remover usuários de conjuntos de permissões e grupos de conjuntos de permissões depois de desativá-los.

Acesso ao registro

Os usuários desativados perdem o acesso a todos os registros que foram compartilhados de forma manual e direta com eles ou compartilhados implicitamente com eles como membros da equipe. Os usuários de nível mais elevado na hierarquia de papéis em relação aos usuários desativados também perdem o acesso a esses registros. Entretanto, você ainda pode transferir seus dados a outros usuários e exibir seus nomes na página Usuários.

Se um usuário tiver sido compartilhado manualmente com mais de 10 mil registros de conta, você poderá enfrentar problemas de desempenho ao desativar o usuário. Recomendamos que você exclua esses compartilhamentos manuais de conta usando a API em massa antes de desativar o usuário.

Nota Se a exclusão assíncrona de compartilhamentos obsoletos estiver habilitada na sua organização, a remoção dos compartilhamentos manuais e em equipe será executada no horário de menor movimento, das 18h às 4h, com base no fuso horário padrão da organização.

Os usuários desativados perdem imediatamente o acesso aos registros compartilhados. Os usuários com nível mais alto na hierarquia de papéis continuam tendo acesso até que o acesso seja excluído de forma assíncrona. Se a visibilidade é um problema, remova o acesso aos registros que foi concedido aos usuários desativados antes da desativação.

Chatter

Se você desativar usuários em uma organização em que o Chatter estiver habilitado, eles serão removidos das listas Seguindo e Seguidores. Se os usuários forem reativados, as informações de assinatura nas listas Seguindo e Seguidores serão restauradas.

Se você desativar múltiplos usuários, as informações de assinatura não serão restauradas para usuários que seguem uns aos outros. Por exemplo, o usuário A segue o usuário B e o usuário B segue o usuário A. Se os usuários A e B forem desativados, as inscrições de uns com os outros serão excluídas das listas Seguindo e Seguidores. Se o usuário A e o usuário B forem reativados, as inscrições de uns com os outros não serão restauradas.

Salesforce Files

Os arquivos de propriedade de um usuário desativado não são excluídos. O usuário desativado é o proprietário do arquivo até que um administrador atribua novamente os arquivos a um usuário ativo. Os arquivos compartilhados em uma biblioteca de conteúdo podem ser editados por outros membros da biblioteca com permissões de autor ou exclusão. As regras de compartilhamento permanecem ativas até que um administrador as modifique.

Campos Criados por

Os usuários inativos podem ser listados em campos Criados por mesmo quando eles não estiverem mais ativos em uma organização. Algumas operações de sistema criam registros e alternam preferências, agindo como um usuário do administrador arbitrário para concluir a tarefa. Esse usuário pode ficar ativo ou inativo.

Registros de propriedade de usuários desativados

É possível criar e editar contas, oportunidades e registros de objetos personalizados de propriedade de usuários inativos. Por exemplo, é possível editar o campo Nome da conta em um registro de oportunidade cujo proprietário seja um usuário inativo. Esse recurso requer configuração de administrador.

É possível desativar um usuário antes de reatribuir os registros de sua propriedade. No entanto, se o usuário tiver mais de 10 mil registros para um determinado objeto, recomendamos transferir a propriedade desses registros antes de desativar o usuário para evitar problemas de desempenho quando o sistema atualizar o acesso.

Gerenciamento de território Enterprise

Usuários desativados não são mais atribuídos a territórios e são removidos dos territórios aos quais foram atribuídos.

Equipes de conta e oportunidade

Os usuários desativados são removidos das equipes padrão de oportunidades e da conta de outros usuários. As equipes padrão de oportunidades e de conta dos usuários desativados não são removidas.

Quando um usuário em uma equipe de conta ou equipe de oportunidade com acesso de Leitura/Gravação (Acesso de conta, Acesso de contato, Acesso de oportunidade e Acesso de caso) é desativado e, em seguida, reativado, o acesso padrão será Somente leitura.

Equipes de oportunidades

Se você desativar usuários em uma organização em que divisões de oportunidades estejam ativadas, eles não serão removidos de nenhuma equipe de oportunidades em que tenham recebido uma porcentagem de divisão. Para remover um usuário de uma equipe de oportunidades, primeiro redistribua a porcentagem.

Quando um proprietário da oportunidade que tem acesso de leitura/gravação da equipe da oportunidade é desativado e então reativado e o acesso padrão da organização (OWD) no objeto de oportunidade é Privado (Nenhum), o nível de acesso do membro da equipe permanece Privado (Nenhum) para oportunidades fechadas. Para oportunidades abertas, o nível de acesso do membro da equipe de Leitura/Gravação é restaurado de modo assíncrono. Em cada caso, o usuário reativado tem acesso total à oportunidade como o proprietário do registro

Administradores de usuários externos delegados

Quando um administrador delegado de usuários externos desativa um usuário do portal, o administrador não pode remover o usuário do portal de equipes das quais o usuário seja membro.

Painéis do Lightning

Quando você desativa um usuário que é proprietário de um painel ou que é o usuário em execução de um painel, o painel não retorna os resultados esperados. Para evitar o problema, altere o proprietário do painel.

CRM Analytics

Quando você desativa um usuário que agendou um fluxo de dados, a agenda do fluxo de dados é excluída e o fluxo de dados é desmarcado.