Overwegingen bij het uitsluiten van gegevens uit Einstein Activiteiten vastleggen
Beheerders en gebruikers kunnen voorkomen dat e-mailberichten en events die zijn gekoppeld aan een bepaald e-mailadres of domein, worden gekoppeld aan Salesforce-records. U kunt ook voorkomen dat events worden gesynchroniseerd tussen Salesforce en verbonden accounts. Zorg ervoor dat u inzicht hebt in de effecten van het toevoegen van e-mailberichten en domeinen aan de lijst Einstein Uitgesloten adressen vastleggen.
Vereiste editions
| Beschikbaar in: Lightning Experience |
| Beschikbaar met Einstein Activity Capture Standard in Sales in Starter, Pro Suite, Professional en Enterprise Edition |
| Beschikbaar bij Unlimited Edition, Einstein 1 Sales Edition en Agentforce 1 Edition |
| Beschikbaar bij Einstein for Sales, dat is inbegrepen in Einstein 1 Sales Edition en tegen bijbetaling beschikbaar is in Enterprise en Unlimited Edition |
| Beschikbaar bij Sales Engagement, dat is inbegrepen bij Sales in Performance en Unlimited Edition, en tegen bijbetaling beschikbaar in Professional en Enterprise Edition |
| Beschikbaar met Omzetintelligence, dat tegen bijbetaling beschikbaar is in de Enterprise en Unlimited Edition |
Opmerking We ordenen de documentatie van Einstein vastleggen opnieuw. We verplaatsen wat informatie, maar we verwijderen niets.
- De lijst Uitgesloten adressen van de beheerder voor de hele organisatie is van toepassing op alle gebruikers van Einstein Activiteiten vastleggen in de organisatie en is de baseline die altijd van kracht wordt. Gebruikers kunnen meer e-mailadressen toevoegen aan hun eigen lijst Uitgesloten adressen om de lijst voor de hele organisatie uit te breiden (maar niet te overschrijven).
- Uitsluitingen gelden alleen voor e-mailadressen en domeinen. Er is geen optie om afzonderlijke e-mailberichten uit te sluiten.
- Salesforce voegt het standaard interne domein toe aan de uitgesloten lijst, zodat e-mailberichten en events tussen gebruikers in uw bedrijf niet worden toegevoegd aan Salesforce-records of worden gesynchroniseerd. Het standaard interne domein van uw bedrijf is het domein dat wordt gebruikt in het e-mailadres van de beheerder. Als uw bedrijf andere interne domeinen gebruikt, moet de beheerder deze toevoegen aan de uitgesloten lijst.
- E-mailberichten waarvan alle e-mailadressen deel uitmaken van het interne domein (interne e-mailberichten) worden altijd uitgesloten. Als de afzender, de ontvanger en het cc-adres een intern domein bevatten dat u hebt opgegeven in de lijst van uitgesloten, wordt het e-mailbericht als intern beschouwd. Als de afzender, de ontvanger en het cc-adres hetzelfde domein van een verbonden gegevensbron bevatten, wordt het e-mailbericht als intern beschouwd.
- Events waarbij alle deelnemers, inclusief de organisator, deel uitmaken van het interne domein (interne events), kunnen worden opgenomen of uitgesloten. Events met de organisator van de vergadering als enige deelnemer worden ook in aanmerking genomen. Ga naar Einstein-instellingen voor activiteiten vastleggen en schakel Interne events synchroniseren in of uit.
- Interne domeinen kunnen niet worden verwijderd uit de lijst van uitgesloten adressen wanneer het domein overeenkomt met het primaire e-mailadres (het e-mailadres in de gebruikersrecord) van:
- Salesforce-beheerder
- Salesforce-gebruiker met de machtiging Toepassing aanpassen of Alle gegevens wijzigen
-
Als de e-mailadressen in een Salesforce-record allemaal tot een intern domein behoren, worden e-mailberichten en events niet toegevoegd aan de tijdlijn van de record. Het interne domein dat wordt gebruikt om Einstein Activity Capture in te stellen, is bijvoorbeeld acme.com. John Smith is een contactpersoonsrecord in Salesforce met het e-mailadres john@acme.com. De contactpersoonsrecord John Smith toont geen e-mailberichten of events, omdat het e-mailadres john@acme.com deel uitmaakt van het interne domein acme.com.
- Om gebruikers te beschermen tegen het onbedoeld delen van gevoelige informatie probeert Einstein Activiteiten vastleggen geautomatiseerde en niet-geautomatiseerde e-mailberichten met gevoelige informatie te identificeren. De e-mailberichten worden ingesteld op de instelling Niet delen, ongeacht de individuele instelling voor delen van de gebruiker. De e-mailberichten worden gemarkeerd als gevoelig, zodat gebruikers weten waarom de instelling voor delen is gewijzigd. Zo worden e-mailberichten die een creditcardnummer van een klant bevatten, privé gehouden. Geautomatiseerde reacties over het opnieuw instellen van een wachtwoord worden ook privé gehouden. De e-maileigenaar kan de instelling voor delen later wijzigen in iets minder beperkends. De instellingen die voorkomen dat deze e-mailberichten worden gedeeld, zijn standaard ingeschakeld, maar u kunt ze uitschakelen.
Sommige geautomatiseerde e-mailantwoorden zijn nuttig voor uw collega's en zijn niet ingesteld op privé. Voorbeelden omvatten antwoorden bij afwezigheid en kennisgevingen over het retourneren van e-mailberichten.
Als beheerders extra bescherming willen toevoegen, kunnen ze de lijst Uitgesloten adressen bijwerken met klantdomeinen en e-mailadressen van de services die hun bedrijf gebruikt. Services die payroll, financiële ondersteuning of personeel voor uw bedrijf bieden, zijn goede kandidaten om toe te voegen aan de lijst Uitgesloten. Als iemand vervolgens een Salesforce-contactpersoonsrecord maakt met het e-mailadres no-reply@confidential.tax.details.com, worden e-mailberichten van die afzender niet toegevoegd aan de activiteitentijdlijn van de contactpersoon.
- Alle interne domeinen die zijn opgenomen in de uitgesloten lijst, zijn van toepassing op Einstein Activiteiten vastleggen.
- Het toevoegen van een adres of domein aan de lijst Uitgesloten adressen filtert nieuw vastgelegde gegevens en verbergt overeenkomende gegevens uit het verleden op de activiteitentijdlijn. Het verwijdert geen eerder vastgelegde gegevens. Wanneer u een e-mailadres of klantdomein uitsluit, gebeurt het volgende:
- Nieuwe e-mailberichten en events worden niet toegevoegd aan de activiteitentijdlijn en overeenkomende events uit het verleden worden verwijderd uit de activiteitentijdlijn.
- Nieuwe events worden nog steeds toegevoegd aan de Salesforce-agenda van de gebruiker en eerdere events blijven bestaan.
- E-mail die niet overeenkomt met een gebruiker, contactpersoon, lead of andere record, wordt maximaal 30 dagen bewaard in Hyperforce en Amazon Web Services (AWS).
- Handmatig toegevoegde e-mail en events blijven op de activiteitentijdlijn en agenda staan.
- Wanneer u een e-mailadres of klantdomein uitsluit, gebeurt het volgende met betrekking tot gesynchroniseerde events.
- Nieuwe events worden niet gesynchroniseerd tussen Salesforce en de verbonden accounts.
- Nieuwe events worden niet opgeslagen in Salesforce.
- Eerder gesynchroniseerde events worden niet meer gesynchroniseerd, maar blijven in Salesforce of de verbonden accounts.
- Als u een e-mailadres of klantdomein verwijdert uit de uitgesloten lijst, worden nieuwe e-mail en events vastgelegd en gesynchroniseerd. E-mailberichten en events uit het verleden blijven uitgesloten.
- In een eventreeks worden alleen de events die voldoen aan het uitgesloten e-mailadres of domeincriteria, niet gesynchroniseerd.
- Beheerders kunnen voorkomen dat alle e-mailgegevens voor specifieke gebruikers van Einstein vastleggen worden toegevoegd aan de activiteitentijdlijn en worden opgeslagen door Salesforce. Bij het maken of bewerken van een Einstein Activiteit vastleggen-configuratie kan een beheerder e-mailberichten uitschakelen.
- Wanneer u een e-mailadres of klantdomein uitsluit, bepalen diverse regels of de gerelateerde e-mailberichten en events worden vastgelegd en gesynchroniseerd.
- Als een deelnemer aan een e-mailthread of event niet voorkomt in de van toepassing zijnde lijst Uitgesloten adressen, kan het e-mailbericht of de event nog steeds worden vastgelegd en toegevoegd aan gerelateerde Salesforce-records, zelfs als andere deelnemers zijn uitgesloten.
- De lijst van de beheerder is van toepassing op de gehele organisatie en heeft prioriteit boven lijsten van gebruikers.
- Wanneer e-mail- of eventontvangers meerdere gebruikers van Einstein Activiteiten vastleggen en een klant omvatten, moeten Einstein Activiteiten vastleggen-gebruikers het e-mailadres van de klant toevoegen aan de lijst Uitgesloten adressen.
- Wanneer e-mail- of eventontvangers Einstein vastleggen-gebruikers en meerdere klanten omvatten, moeten Einstein vastleggen-gebruikers minstens één e-mailadres of domein van de klant toevoegen aan de uitgesloten adressen.
Voorbeeld
Albert en Barry zijn gebruikers van Einstein vastleggen. Cindy is een contactpersoon voor de Acme-account. Bekijk hoe verschillende scenario's van invloed zijn op wat er wordt vastgelegd en gesynchroniseerd.
| Scenario | Lijst van uitgesloten adressen | Event toegevoegd aan activiteitentijdlijn? | Event toegevoegd aan Salesforce-agenda van gebruiker? | Event gesynchroniseerd tussen Salesforce en verbonden accounts? |
|---|---|---|---|---|
| Albert stuurt een uitnodiging voor een vergadering naar Cindy en neemt Barry op in de uitnodiging. | Albert en Barry voegen Cindy toe aan hun lijsten. | Nee | Ja | Nee |
| Albert voegt Cindy toe aan hun lijst. Barry niet. | Ja | Ja | Ja | |
| Albert voegt Cindy toe aan hun lijst. Barry niet. De beheerder voegt het e-maildomein van Cindy toe aan de lijst voor de hele organisatie. | Nee | Ja | Nee | |
| Albert stuurt een uitnodiging voor een vergadering naar Cindy en het team. Sommige ontvangers gebruiken het domein @acme.com en andere het domein @acme_jr.com. | Albert voegt alleen het e-mailadres van Cindy toe aan hun lijst. | Nee | Ja | Nee |
| Albert stuurt een uitnodiging voor een vergadering naar Cindy en het team. Sommige ontvangers gebruiken het domein @acme.com en andere het domein @acme_jr.com. Albert neemt Barry op in de uitnodiging. | Albert voegt alleen Cindy toe aan hun lijst. Barry niet. | Ja | Ja | Ja |
| De beheerder voegt het domein @acme_jr toe aan de lijst voor de hele organisatie. | Nee | Ja | Nee |
Heeft dit artikel uw probleem opgelost?
Laat ons weten wat we kunnen doen om te verbeteren!
