Miten tapahtumien osallistujat synkronoidaan Einsteinin toimintojen kaappauksella

Milloin osallistujat synkronoidaan

Tapahtuman osallistujien lisätiedot synkronoidaan, kun:

• Tapahtuman järjestäjä on Salesforce-käyttäjä, joka on määritetty synkronoimaan tapahtumia Einsteinin toimintojen kaappauksella.
• Tapahtumaan osallistunut on Salesforce-käyttäjä, yhteyshenkilö tai liidi.

Kun tapahtumien järjestäjät esimerkiksi luovat tapahtumia Salesforcessa, he voivat kutsua osallistujia, jotka ovat Salesforce-käyttäjiä, yhteyshenkilöitä tai liidejä. Osallistujakenttä synkronoidaan. Osallistujat, jotka eivät vastaa Salesforce-tietuetta, ovat ulkoisia osallistujia, ja heidät täytyy kutsua tapahtumiin järjestäjien ulkoisista Microsoft- tai Google-kalentereista. Tällöin osallistujan kenttää ei synkronoida Salesforceen, koska mikään Salesforcessa ei vastaa toisiaan.

Einsteinin toimintojen kaappaus synkronoi minkä tahansa käyttäjien, yhteyshenkilöiden yhdistelmän ja liidit enintään 50 osallistujalle per tapahtuma. Kaikkia osallistujia, jotka eivät vastaa tietuetta, ei synkronoida. Seuraa yli 50 osallistujan tapahtumia, kuten webinaareja tai suuria kokouksia, suoraan ulkoisesta kalenteristasi tai käyttämällä vaihtoehtoisia seurantatyökaluja.

Tärkeää

Chatter Free -käyttäjät eivät voi osallistua tapahtumiin. Chatter Free -lisenssi on tarkoitettu käyttäjille, joilla ei ole Salesforce-lisenssejä, mutta jotka tarvitsevat Chatter. Nämä käyttäjät voivat käyttää vakiomuotoisia Chatter-kohteita, kuten ihmisiä, profiileja, ryhmiä ja tiedostoja, mutta he eivät voi käyttää Salesforce-objekteja tai -tietoja tietoturvasyistä.

Miten tapahtumat synkronoidaan järjestäjille ja osallistujille

Salesforcessa tapahtumien järjestäjät ja osallistujat kokevat samat tapahtumat eri tavalla.

• Tapahtumat synkronoidaan tapahtuman järjestäjän synkronointiohjeen mukaan, joten on parempi, että pääkäyttäjät määrittävät tapahtumien synkronoinnin koko tiimeille, eivätkä yksittäisille käyttäjille. Muussa tapauksessa, kun tapahtuman järjestäjä, joka ei ole määritetty synkronoimaan tapahtumia, kutsuu osallistujan, joka on määritetty synkronoimaan tapahtumia, osallistuja kokee odottamattoman synkronointitoiminnon. Esimerkiksi kokouksen järjestäjä luo tapahtuman Exchange- tai Googlessa, mutta sitä ei ole määritetty synkronoimaan saapuvia tapahtumia. Järjestäjä kutsuu käyttäjän osallistumaan tapahtumaan. Osallistuja saa tapahtumasta erillisen version kalenterista.
• Tapahtuman järjestäjä voi tarkastella ja muokata mitä tahansa tapahtumakenttää. Kaikki tapahtumaan tehdyt muutokset, joita järjestäjä tekee, näytetään osallistujille.
• Jos tapahtuman järjestäjä poistaa tapahtuman osallistujan Microsoft-kalenterista, vastaavuutta ei poisteta osallistujan Salesforce-kalenterista.
• Osallistujat voivat nähdä tapahtuman lisätiedot, muokata tapahtuman muistutusta ja merkitä tapahtuman yksityiseksi.
• Jos osallistuja poistaa tapahtuman Salesforce-kalenteristaan, tapahtuma poistetaan vain osallistujan Salesforce-kalenterista. Osallistujan nimi tallennetaan tapahtuman Luoja- ja Viimeksi päivittänyt -kenttiin.

Miten tapahtumat synkronoidaan, kun järjestäjä ei ole synkronointikokoonpanossa

Jos tapahtuman järjestäjää ei ole määritetty synkronoimaan tapahtumia ja osallistujat on määritetty synkronoimaan tapahtumia, osallistujat kokevat odottamattoman synkronointitavan.

• Kun tapahtuman järjestäjä luo tapahtuman Salesforcessa, synkronoivat osallistujat näkevät tapahtuman itsenäisen version Salesforce-kalenterissaan. Tapahtuma ei synkronoidu Salesforcesta osallistujien ulkoisiin kalentereihin.
• Kun tapahtuman järjestäjä luo tapahtuman ulkoiseen kalenteriinsa, tapahtuma synkronoidaan ulkoisesta kalenterista osallistujien Salesforce-kalentereihin. Salesforcessa jokainen osallistuja on tapahtuman järjestäjä eikä muita osallistujia näytetä. Osallistujat voivat muokata tapahtumakenttiä, mutta niitä ei synkronoida ulkoiseen kalenteriinsa. Jos järjestäjä päivittää tapahtuman ulkoisesta kalenterista, järjestäjän muokkaukset korvaavat osallistujan ja synkronoidaan Salesforceen. Tällä tavalla osallistuja näkee kokouksen uusimmat tiedot.

Mitä tapahtuu, kun tapahtuman järjestäjä lisätään kokoonpanoon tapahtumien synkronoinnilla

• Kun tapahtuman järjestäjä on määritetty synkronoitumaan, uusi synkronointitapahtuma luodaan. Tapahtuman järjestäjä näkee uuden synkronointitapahtuman. Identtisten tietueiden välttämiseksi osallistujat, joilla on yksittäinen versio tapahtumasta, eivät näe synkronointitapahtumaa. Jos järjestäjä lisää uusia osallistujia uuteen synkronointitapahtumaan, yksittäisen tapahtuman osallistujat näkevät identtisyyksiä. Kaikki kokouksen osallistujat näytetään ulkoisen kalenteritapahtuman yhteydessä.
• Osallistujat näkevät joskus identtisiä tietueita Salesforcessa, kun pääkäyttäjät nollaavat synkronoinnin tapahtumien järjestäjille ja osallistujille.

Miten kutsut lähetetään osallistujille

Lightning Experiencessa tai Salesforce-mobiilisovelluksessa luoduissa tapahtumissa tapahtumien kutsut ja peruutukset lähetetään osallistujille sähköpostitse sähköpostisovelluksestasi. Salesforce Classicissa luoduille tapahtumille Salesforce lähettää kutsuja ja peruutuksia.

Tapahtumien kutsujen osallistujien vastauksia ei synkronoida Salesforcesta ulkoiseen kalenteriisi. Osallistujat eivät voi vastata tapahtumakutsuihin Lightning Experiencessa tai Salesforce-mobiilisovelluksessa. Jos haluat välttyä läsnäolotilojen korvaamiselta Salesforce Classicissa, katso lisätietoja kohdasta Kuinka vastata tapahtumaketjuihin Microsoft- tai Google-kalenteristasi.

Miten tapahtumaan osallistujia verrataan Salesforce-tietueiden kutsuvieraina

Saapuvien synkronoitujen tapahtumien osallistujien sähköpostiosoitteet tarkistetaan ja täsmätään käyttäjä-, yhteyshenkilö- ja liiditietueisiin tässä järjestyksessä. Kenttätason salaus vaikuttaa käyttäjä- ja yhteyshenkilötietueiden vakiomuotoisiin tai mukautettuihin sähköpostiosoitekenttiin.

Jos kenttätason salaus on käytössä käyttäjä- tai yhteyshenkilötietueiden vakiomuotoiselle sähköpostiosoitekentälle, vakiomuotoiset ja mukautetut sähköpostikentät tarkistetaan vastaavuuksien varalta osallistujalle.

Jos salaus ei ole käytössä vakiomuotoiselle sähköpostiosoitekentälle, vain vakiomuotoiset sähköpostikentät tarkistetaan käyttäjä- ja yhteyshenkilötietueiden vastaavuuksien varalta. Mukautettuja sähköpostikenttiä ei valita.

Liiditietueiden vakiomuotoiset ja mukautetut kentät sisältyvät aina osallistujien sähköpostien vastaavuuksien tarkastukseen.

Mitä tapahtuu, kun osallistujat poistetaan synkronointitapahtumasta

Osallistujat voidaan poistaa tahattomasti tapahtumien synkronoinnista seuraavissa tilanteissa.

• Järjestäjä on määritetty jollekin seuraavista synkronointiosoitteista: Vaihda Salesforceen tai Google Salesforceen molemmilla tavoilla ja käyttäjä muuttaa tai poistaa vastaavan sähköpostiosoitteen Salesforce-käyttäjätilistä, -yhteyshenkilöstä tai -liidistä.
• Salesforce-käyttäjälle määritettiin ei-ensisijainen (alias) sähköpostiosoite.

Alkuperäisiä osallistujia voidaan kuitenkin kutsua tapahtumien synkronointiin, vaikka heidät poistettiin tarkoituksella, kun molemmat ehdot täyttyvät.

• Järjestäjä korvaa Microsoft- tai Google-tapahtuman sähköpostiosoitteen osoitteella, joka ei vastaa alkuperäistä Salesforce-käyttäjää, yhteyshenkilöä tai liidiä.
• Käyttäjä lisää Microsoft- tai Google-tapahtumaan sähköpostiosoitteen, ja sähköpostiosoite vastaa tietuetta, jolla on alkuperäisen osallistujan sähköpostiosoite mukautetussa sähköpostikentässä.