Richtlinien zum Einrichten der Outlook-Integration

E-Mail-Client

Aktivieren Sie zum Verbessern der Leistung die Option Zwischengespeicherten Austauschmodus verwenden in den Outlook-Accounteinstellungen des Clients. Wenn der Modus "Zwischengespeicherten Austausch verwenden" aktiviert ist, kann es häufiger zu einem Fehler kommen, da eine E-Mail vorübergehend nicht mit dem Exchange-Server synchron ist. Weitere Informationen finden Sie in der Microsoft-Dokumentation.

Salesforce-Add-In und -Setup

• Jeder Vertriebsmitarbeiter benötigt das Salesforce-Add-In in Microsoft Outlook, das über Microsoft AppSource verfügbar ist. Es wird empfohlen, dass Benutzer das Add-In von Microsoft AppSource abrufen oder Exchange-Administratoren das Add-In abrufen und es mithilfe der Microsoft Centralized Deployment (MCD) bereitstellen. Wenn Ihre Sicherheitsrichtlinien keinen Zugriff auf Microsoft AppSource zulassen, laden Sie eine Installationsdatei herunter, die auf der Seite "Outlook-Integration und -Synchronisierung" im Salesforce-Setup verfügbar ist. Laut Microsoft kann die zentralisierte Bereitstellung 24–72 Stunden dauern.
• Ab dem 1. Februar 2022 müssen Benutzer, die in einem SSO-Setup auf die Outlook-Integration zugreifen und denen zudem die Benutzerberechtigung "Multi-Faktor-Authentifizierung für Anmeldungen auf der Benutzeroberfläche" zugewiesen ist, keine Multi-Faktor-Herausforderungen mehr eingeben. Dieses Verhalten gilt für alle Salesforce-Organisationen.
• Die Outlook-Integration berücksichtigt die in Salesforce festgelegte Sitzungs-Timeout-Dauer. Wenn bei einer Sitzung eine Zeitüberschreitung auftritt, werden Benutzer aufgefordert, dass ihre Sitzung abgelaufen ist. Wenn die bei der ersten Anmeldung des Benutzers bei der Integration erstellte Benutzerzuordnung noch vorhanden ist, wird die Integration durch Klicken auf OK in der Eingabeaufforderung aktualisiert, ohne sich erneut anzumelden. Sehen Sie sich die vorhandenen Benutzerzuordnungen auf der Seite "Outlook-Integration und -Synchronisierung" im Salesforce-Setup an.
• Salesforce enthält eine verwaltete Liste der Domänen der Microsoft Outlook-Webanwendung wie outlook.com und office365.com. Verwenden Sie die von Salesforce verwaltete Liste auf der Setup-Seite der Integration, um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter, die über das Web auf ihre Outlook-E-Mail zugreifen, die Integration verwenden können. Fügen Sie Ihre vertrauenswürdigen Domänen hinzu, beispielsweise webmail.your_company.com, wenn Ihre Benutzer über URLs, die speziell für Ihr Unternehmen gelten, auf Outlook zugreifen.

Outlook-Integrationsfunktionen und optionale Einrichtung

• Die Outlook-Integration verwendet Publisher-Layouts, um die globalen Schnellaktionen wie das Erstellen von Kontakten, Leads und Opportunities zu definieren. Die Integration enthält einen Standardsatz an Aktionen. Fügen Sie das Publisher-Layout hinzu oder ändern Sie es, um Benutzern Zugriff auf bestimmte globale Schnellaktionen innerhalb der Integration zu erteilen oder den Zugriff darauf zu verweigern.
• Mithilfe von "Erweiterte E-Mail" können Mitarbeiter die von ihnen verfassten E-Mails ohne Weiteres relevanten Salesforce-Datensätzen zuordnen. Wenn "Erweiterte E-Mail" deaktiviert ist, werden E-Mails als Aufgaben zugeordnet. Aktivieren Sie zudem "E-Mail an Salesforce".
• Aktivieren Sie "Gemeinsame Aktivitäten", damit Benutzer ein Ereignis bei mehreren Kontakten protokollieren können.
• Für Sales Engagement-Benutzer, die auch die Einstein-Aktivitätserfassung verwenden, fügt die Integration die E-Mail-Adresse als BCC-Empfänger in E-Mails zu Salesforce hinzu. Diese Adresse wird während des Setups automatisch für einen Benutzer in seinen Einstellungen für "Meine E-Mail an Salesforce" generiert. Die BCC-Adresse wird zum Protokollieren des Engagements für Sales Engagement verwendet und die E-Mail nicht als Aufgabe.
• Es gelten Einschränkungen, wenn ein Objekt über mehrere Datensatztypen verfügt und die Schaltfläche "Neu" in der Themenliste des Objekts überschrieben wird. Die Integration unterstützt die Schaltfläche "Neu" nur, wenn Sie die Datensatztyp-Auswahlseite in der Überschreibungskonfiguration überspringen.

Outlook-Integration in Safari auf einem iPad

Schaltflächen im E-Mail-Anwendungsbereich wie Speichern und Abbrechen befinden sich unten im Bereich.