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Überlegungen zu freigegebenen Outlook-Ordnern in der Outlook-Integration
Vertriebsmitarbeiter können über freigegebene Outlook-Ordner E-Mails und Ereignisse in Salesforce protokollieren. Beispielsweise delegiert jemand den Zugriff auf seine Inbox oder seinen Kalender an ein Teammitglied oder eine Gruppe verwendet eine freigegebene E-Mail-Adresse wie info@company.com. Lesen Sie die Überlegungen zur Funktionsweise der Outlook-Integrationsfunktionen in freigegebenen Ordnern.
Erforderliche Editionen
| Verfügbarkeit: Salesforce Classic und Lightning Experience |
| Verfügbar mit Sales Cloud, Service Cloud und Lightning Platform in: Essentials, Group, Professional, Enterprise, Performance, Unlimited und Developer Edition |
Unterstützte Umgebungen
Wenden Sie sich an Ihren IT-Experten, um festzustellen, ob Ihr Unternehmen und Ihr E-Mail-Account richtig eingerichtet sind. Die Unterstützung freigegebener Ordner ist verfügbar, wenn Sie die folgenden Anforderungen erfüllen:
- Sie verwenden Exchange Online (Build 15.20.3283.23 oder höher)
- Sie verwenden einen der folgenden E-Mail-Clients:
- Microsoft 365-Abonnementversion 1910 (auch als Office 365 bezeichnet) (Build 12130.20272) oder höher
- Office 2019, einmaliger Erwerb (Einzelhandel) mit der Buildversion 1910 (Build 12130.20272) oder höher
- Outlook im Web
Hinweis Integrationsfunktionen für freigegebene Ordner werden in Outlook auf dem Mac nicht unterstützt. - Sie sind Mitglied des freigegebenen Ordners mit uneingeschränktem Zugriff und diese automatische Zuordnung ist für Ihren E-Mail-Account aktiviert.
- "Erweiterte E-Mail" ist in Salesforce aktiviert.
Outlook-Integrationsfunktionen
Beachten Sie beim Verwenden der Outlook-Integrationsfunktionen aus einem freigegebenen Ordner folgende Überlegungen:
- Zum Protokollieren von E-Mails und Ereignissen aus einer freigegebenen Inbox oder einem freigegebenen Kalender wird Ihr Salesforce-Benutzer verwendet. Ihr Salesforce-Benutzer ist beispielsweise Martha Major und Sie protokollieren eine E-Mail von info@company.com. Die Aktivitätszeitachse zeigt, dass Martha Major die E-Mail protokolliert hat, nicht info@company.com.
- Das Protokollieren von Kontaktinformationsdateien (.vcf) und XML-Dateien wird nicht unterstützt.
- Wenn Sie die Funktion "E-Mail beim Senden protokollieren" aus dem freigegebenen Ordner verwenden möchten, fügen Sie die freigegebene Adresse Ihrer Liste "Meine akzeptablen E-Mail-Adressen" in Salesforce hinzu. Diese Liste finden Sie unter Meine E-Mail an Salesforce in Ihren persönlichen Einstellungen in Salesforce.
- Wenn Sie eine E-Mail über einen freigegebenen Ordner senden, sind die verfügbaren E-Mail-Vorlagen die Vorlagen, die Ihrem Salesforce-Benutzer zur Verfügung stehen. Wenn mehrere Benutzer über eine freigegebene Adresse auf dieselbe E-Mail-Vorlage zugreifen müssen, stellen Sie sicher, dass die Vorlage öffentlich oder für diese Benutzer freigegeben ist.
Outlook-Integration mit Inbox Funktionen
Inbox-Funktionen wie "Verfügbarkeit", "Später senden", "E-Mail-Verfolgung" und "Textbausteine" sind für Benutzer über einen freigegebenen Ordner verfügbar. Die Funktionen verwenden jedoch Ihre primäre E-Mail-Adresse oder Ihren Kalenderaccount, nicht die freigegebene E-Mail-Adresse oder den freigegebenen Kalender.
Wenn Sie beispielsweise eine E-Mail über die Inbox oder den Kalender eines freigegebenen Ordners oder im Namen einer anderen Person verfassen:
- Wenn Sie die Einfügeverfügbarkeit verwenden, wird Ihr Kalender angezeigt und nicht der freigegebene Kalender.
- Wenn Sie planen, dass eine E-Mail später über einen freigegebenen Ordner gesendet wird, wird der Entwurf im Ordner "Entwürfe" Ihres E-Mail-Accounts gespeichert. Sie wird nicht im Ordner "Entwürfe" im freigegebenen Ordner gespeichert. In der Liste der geplanten E-Mails auf der Registerkarte "Geplant" werden die von Ihnen geplanten E-Mails angezeigt. Sie enthält keine E-Mails, die andere Personen, die den freigegebenen Ordner verwenden, geplant haben. Wenn die E-Mail jedoch gesendet wird, wird sie über den freigegebenen E-Mail-Account gesendet.
- E-Mail-Engagements werden in Ihrem E-Mail-Verfolgungsfeed angezeigt, nicht im Feed im freigegebenen Ordner.
- Textbausteine, die in eine E-Mail eingefügt werden können, sind Ihre Tastenkombinationen. Sie können nicht auf Tastenkombinationen anderer Benutzer zugreifen.
Funktionsweise des Ereignisinhaberabgleichs
Wenn ein Delegierter ein Ereignis im Kalender eines Delegierten protokolliert, verwendet die Outlook-Integration die E-Mail des Kalenders des Delegierten, um nach dem Salesforce-Benutzer des Delegierten zu suchen. Wenn eine Übereinstimmung gefunden wird, weist die Outlook-Integration diesem Benutzer das protokollierte Ereignis als Ereignisinhaber und Organisator zu. Wenn der Delegierte am Ereignis teilnimmt, wird er dem Ereignis zudem als Teilnehmer hinzugefügt.
Wenn keine Übereinstimmung gefunden wird, weist die Integration das protokollierte Ereignis dem Delegierten zu.
Wenn es sich bei dem Delegierten um einen Ereignisteilnehmer handelt, fügt die Integration dem Ereignis automatisch den Delegierten hinzu.
Sales Engagement-Arbeitswarteschlange
Ihre primäre E-Mail-Adresse wird verwendet, wenn Sie eine E-Mail aus der Sales Engagement-Arbeitswarteschlange in der Integration verfassen. Wenn Sie die Von-Adresse zu einer freigegebenen Adresse ändern, funktionieren einige Sales Engagement-Funktionen, beispielsweise das Erweitern des Rhythmus, nicht ordnungsgemäß.
