Traitement Lockbox

La banque fournit à l'entreprise une liste de copies électroniques de chèques, les informations sur les comptes clients et les montants de paiement, et transfère les fonds au compte de la banque de l'entreprise. Les entreprises utilisent ensuite ces informations pour enregistrer les paiements dans leur système de gestion des factures ou financier.

Les configurations idéales pour intégrer les paiements lockbox dans Salesforce Billing varient selon le volume des paiements et la faisabilité de votre stratégie d'automatisation.

Vue d'ensemble du workflow lockbox

Utilisez une plate-forme d'intégration pour collecter et traiter les fichiers de données. Vous pouvez également utiliser Salesforce pour charger les paiements. Nous recommandons de créer un « objet intermédiaire » personnalisé appelé Paiement Lockbox, puis de charger dans votre objet intermédiaire les paiements que vous recevez de la banque et du traitement lockbox. Vous pouvez ainsi suivre les paiements qui correspondent à un enregistrement Salesforce Billing, et toutes les divergences ou erreurs dans ce processus.

Enregistrement manuel des paiements

Si vos clients remettent un faible pourcentage des paiements par l'intermédiaire du traitement lockbox, nous recommandons d'enregistrer et d'appliquer manuellement les paiements dans Salesforce Billing. Vous pouvez créer tous les ans des enregistrements de paiement avec leurs enregistrements d'allocation de paiement correspondants afin d'allouer les paiements aux factures appropriées.

Enregistrement automatique des paiements

Nous recommandons aux entreprises qui reçoivent la majorité des paiements par l'intermédiaire du traitement lockbox d'utiliser Salesforce Platform pour automatiser les applications d'encaissement. Le processus d'automatisation de la création et de l'allocation d'enregistrements de paiement peut prendre du temps, en plus des efforts requis pour gérer le nombre de services lockbox et l'intégrité des informations de versement fournies par les clients.

Votre solution doit inclure l'élaboration d'un système de consommation des informations du fournisseur de service lockbox et l'enregistrement des paiements dans Salesforce Billing. Avec cette approche, prenez en compte le nombre de banques qui fournissent actuellement des services lockbox à votre entreprise. Puisque de nombreuses institutions bancaires utilisent différents formats de fichiers électroniques, les efforts requis pour créer et allouer les paiements augmentent avec chaque nouvelle interface.

Considérations relatives à l'allocation automatique de paiements depuis Lockbox

Après avoir enregistré un paiement dans Salesforce Billing, vous devez l'appliquer aux frais appropriés. Lorsque les clients paient par l'intermédiaire du service lockbox, veillez à contrôler la qualité des informations de versement des clients. Les paiements ne peuvent pas être enregistrés avec précision ni appliqués si les données de versement et les processus d'exception sont incomplets. Nous recommandons d'évaluer les variables ci-dessous.

• Le reçu indique-t-il le nom du client qui a payé ?
• Le reçu indique-t-il la ou les factures qui ont été payées ?
• Si le client a réglé un montant partiel, comment le paiement doit-il être alloué entre les diverses lignes de facture ?
• La banque prend-elle une commission par reçu de paiement, entraînant un montant d'encaissement inférieur au total de la facture ?

Advanced AR Application

Déterminez si les allocations de paiement sont en rapport avec l'effort d'automatisation. Dans la positive, le paramètre Advanced AR Application du package définit si Salesforce Billing alloue les paiements à l'enregistrement de facture ou de ligne de facture. Ce choix détermine si Salesforce Billing crée des enregistrements d'allocation de paiement (facture) ou d'allocation de paiement (ligne de facture) pour satisfaire les soldes en cours.

Exemple

Une société de service offre à ses clients la possibilité de payer par chèque. Chaque jour, des centaines de clients envoient un chèque pour régler leur facture de service. Examinons chaque étape de ce processus.

1. Les clients envoient leur chèque à une boîte postale. La banque récupère ensuite le chèque dans cette boîte.
2. La banque enregistre ces paiements et transfère les fonds depuis le compte bancaire du client vers le compte bancaire de la société de service.
3. La banque envoie un fichier CSV détaillant l'activité de paiement à l'un des serveurs de la société de service.
4. La société de service utilise une solution automatisée personnalisée pour ingérer le fichier et le traiter conformément au format CSV de la banque.
5. Pour chaque enregistrement, la société de service crée un enregistrement de paiement et un ou plusieurs enregistrements d'allocation de paiement. Salesforce Billing alloue ces enregistrements à la facture ou ligne de facture en fonction du paramètre Advanced AR Application du package.
6. Les enregistrements du fichier CSV dont les informations de paiement ne sont pas complètes sont marqués pour le traitement manuel.