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Processamento do lockbox
Os serviços de lockbox coletam cheques do cliente por meio de um banco terceiro e os envia para sua empresa para processamento. Esse serviço evita que sua empresa gaste um tempo excessivo processando grandes volumes de cheques. Como cada banco possui um formato diferente de arquivo de lockbox, o Salesforce não tem nenhuma integração pré-criada com provedores de lockbox. Quando você configura sua integração entre o Salesforce Billing e um serviço de lockbox, certifique-se de seguir as principais diretrizes. (Pacote gerenciado do Salesforce Billing)
Edições obrigatórias
| Disponível em: Todas as edições do Salesforce Billing |
O banco entrega para a empresa uma lista de cópias eletrônicas dos cheques, informações sobre a conta do cliente e valor do pagamento e transfere o dinheiro para a conta bancária da empresa. A empresa então usa essas informações para registrar pagamentos em seus sistemas de gerenciamento financeiro ou de faturamento.
Configurações ideais para trazer pagamentos do lockbox para o Salesforce Billing variam com base no volume de pagamento e na adequação de sua estratégia de automação.
- Visão geral do fluxo de trabalho do lockbox
- Considere usar uma plataforma de integração para coletar e processar arquivos de dados. Você também pode usar o Salesforce Billing para carregar pagamentos. Recomendamos criar um "objeto intermediário" chamado Pagamento de lockbox e, em seguida, carregar os pagamentos que você receber do banco e do processo de lockbox em seu objeto intermediário. Dessa maneira, você pode monitorar os pagamentos que corresponderem a um registro do Salesforce Billing correspondente e todas as discrepâncias e erros nesse processo.
- Registro manual de pagamentos
- Se seus clientes remeterem apenas uma pequena porcentagem dos pagamentos por meio do processamento do lockbox, recomendamos registrar e aplicar manualmente pagamentos no Salesforce Billing. Você criará manualmente registros de pagamento junto com seus registros de alocação de pagamento correspondentes para alocar o pagamento para as faturas corretas.
- Registro automático de pagamentos
- Empresas que recebem o lote de pagamentos por meio do processamento de lockbox devem usar a plataforma do Salesforce para automatizar as aplicações em dinheiro. Automatizar a alocação e criação do registro de pagamento pode ser um processo demorado, com o nível de esforço composto pelo número de serviços de lockbox no escopo e a integridade das informações de remessa que os clientes fornecem.
- Sua solução deve envolver a criação de um sistema para consumir as informações do provedor de serviços de lockbox e, em seguida, registrar pagamentos no Salesforce Billing. Ao usar essa abordagem, considere o número de bancos que fornecem atualmente os serviços de lockbox para seus negócios. Como muitas instituições bancárias usam diferentes formatos de arquivos eletrônicos, o nível de esforço para criar automaticamente e alocar pagamentos aumenta a cada interface adicional.
- Considerações para alocar automaticamente pagamentos do Lockbox
- Após registrar o pagamento no Salesforce Billing, você precisará aplicar esse pagamento à cobrança adequada. Certifique-se de considerar a qualidade das informações de remessa do cliente quando eles pagarem pelo lockbox. Os pagamentos não podem ser registrados e aplicados com precisão se os dados de remessa e processos de exceção estiverem incompletos. Estas são algumas das variáveis que você deve avaliar.
- O recibo mostra qual cliente está pagando?
- O recibo mostra qual fatura ou faturas estão sendo pagas?
- Se o cliente pagar parcialmente, como o pagamento deve ser alocado em diversas linhas de fatura?
- O banco cria uma taxa por recibo de pagamento, resultando em valor líquido efetivo inferior ao total da fatura?
- Aplicação de AR avançado
- Determine se as alocações de pagamento estão no escopo para o esforço de automação. Se estiverem, a configuração do pacote de Aplicação de AR avançado determina se o Salesforce Billing aloca os pagamentos no registro de fatura ou da linha de fatura. Essa decisão define se o Salesforce Billing cria registros de alocação de pagamento (fatura) ou alocação de pagamento (linha de fatura) para atender a saldos abertos.
Uma empresa de serviços públicos oferece a seus clientes a capacidade de pagar por cheque. Todos os dias, centenas de clientes enviam cheques para pagar por sua conta de serviços públicos. Vamos dar uma olhada rápida em cada etapa nesse processo.
- Os clientes enviam seus cheques para uma Caixa postal. O banco então recupera os cheques desse local.
- O banco registra esses pagamentos e transfere o dinheiro da conta bancária do cliente para a conta bancária da empresa de serviços públicos.
- O banco envia um arquivo CSV detalhando a atividade do pagamento para um dos servidores da empresa de serviço público.
- A empresa de serviços públicos usa uma solução automatizada personalizada para aceitar o arquivo e o processa de acordo com o formato CSV do banco.
- Para cada registro, a empresa de serviços públicos cria um registro de pagamento e um ou mais registros de alocação de pagamento. O Salesforce Billing aloca esses registros para a fatura ou linhas de fatura com base na configuração da Aplicação de AR avançado do pacote.
- Registros no arquivo CSV que não possuem informações de pagamento completas são sinalizados para processamento manual.
