Verwenden von Aufgaben

Verwenden von Aufgaben in Lightning Experience zur Steigerung der Vertriebsproduktivität

Allgemeine Richtlinien

• Wenn eine Aufgabe beim Senden einer E-Mail erstellt wird, werden Validierungs- und Workflow-Regeln für diese Aufgabe nicht ausgelöst.
• Fälligkeitsdaten werden in der Zeitzone angezeigt, die Sie in Ihren persönlichen Einstellungen ausgewählt haben.
• Wenn in Ihrer Organisation die Erfassung von Kundenvorgängen über E-Mail oder die On-Demand-E-Mail-Vorgangserfassung aktiviert ist, sind einige Aufgaben der E-Mail-Vorgangserfassung über E-Mail oder On-Demand-E-Mail-Vorgangserfassung zugeordnet. Klicken Sie zum Anzeigen der zugeordneten E-Mail auf den Link oben in der Aufgabe.
• Bei Aufgaben, bei denen es sich um E-Mails handelt, die per E-Mail an Salesforce oder Salesforce for Outlook gesendet wurden, wird manchmal ein Banner angezeigt, das auf die Seite "Meine nicht aufgelösten Elemente" verweist. Auf dieser Seite können Sie verwandten Salesforce-Datensätzen alle nicht zugeordneten E-Mails zuweisen.
• Anhänge werden nur auf der Aufgabendetailseite angezeigt, nicht auf der Detailseite für andere Datensätze, mit denen die Aufgabe verknüpft ist. Wenn die Themenliste "Anhänge" auf der Aufgabendetailseite nicht angezeigt wird, bitten Sie Ihren Salesforce-Administrator, sie dem Aufgabenseitenlayout hinzuzufügen.
• In Kundenvorgängen enthalten Feeds keine E-Mail-Aufgaben oder Anrufprotokollierungsaufgaben.
• Vordefinierte Themen sind nur verfügbar, wenn Sie die Einstellung "Vereinfachtes Formular für neue Aufgabe auf Mobilgeräten anzeigen" deaktivieren.
• Wenn "Gemeinsame Aktivitäten" nicht aktiviert ist, enthalten benutzerdefinierte Berichte, die auf Aktivitätsbeziehungen basieren, keine Ereignisorganisatoren zusammen mit eingeladenen Teilnehmern. In benutzerdefinierten Berichten werden auch keine Ereignisse angezeigt, zu denen niemand eingeladen wurde.
• Wenn "Gemeinsame Aktivitäten" aktiviert ist
  • Mit dem Feld "Name" können Sie eine Aufgabe bis zu 50 Kontakten oder einem Lead zuordnen.
  • Sie können nicht mehrere Kontakte einer Serie wiederkehrender Aufgaben zuordnen.
  • In Salesforce Classic können Sie einer Aufgabe, die mehreren Benutzern zugewiesen ist, nicht mehrere Kontakte zuordnen.
• In der Ansicht "Meine Aufgaben" auf der heutigen Aufgabenkarte werden Aufgaben angezeigt, die entweder kein Fälligkeitsdatum aufweisen oder für weniger als 30 Tage überfällig sind. Alle überfälligen Elemente, die länger als 30 Tage dauern, werden nur im Filter "Überfällig" angezeigt.

  Überfällige Aufgaben für mehr als 30 Tage verdecken den Fokus eines Benutzers auf das, was er als Nächstes erledigen muss. Wenn nur Aufgaben angezeigt werden, die innerhalb eines Monats fällig sind, wird auch die Ladezeit der Ansicht "Meine Aufgaben" verbessert.

• Sie können einen Kontakt oder Datensatz für eine Aufgabe eliminieren, ohne die gesamte Aufgabe löschen zu müssen. Angenommen, eine Aufgabe ist Kontakt A und Kontakt B zugeordnet und Sie möchten sie nur Kontakt A zuordnen. Entfernen Sie Kontakt B aus dem Feld "Name", statt die Aufgabe zu löschen.
• Wenn ein Benutzer über Lesezugriff für das Feld "Bezug zu" verfügt und eine Aufgabe aus der Aktivitätsliste eines Datensatzes erstellt, ist die Aufgabe nicht mit dem übergeordneten Datensatz verknüpft. Benutzer benötigen Bearbeitungszugriff auf das Feld "Bezug zu", um Datensatzobjekten Aufgaben zuzuordnen.
• Ändern Sie den Status der Aufgabe entweder über den Aufgabendatensatz oder über die Aktivitätszeitachse. Wählen Sie zum Öffnen einer abgeschlossenen Aufgabe auf der Aktivitätszeitachse die Option zum Ändern des Status und zum Auswählen eines offenen Status aus. Wenn Sie eine abgeschlossene Aufgabe im Aufgabendatensatz erneut öffnen möchten, bewegen Sie den Mauszeiger auf die Schaltfläche "Abgeschlossen", wählen Sie Erneut öffnen und einen offenen Status aus.
• Aktionsüberschreibungen für Anzeigeaufgaben werden bei Verwendung der geteilten Ansicht in Lightning-Standardanwendungen nicht unterstützt

Verfolgen von Aufgaben

• Registerkarte "Aufgaben": Zeigt Listenansichten für Aufgaben an, einschließlich der heute fälligen Aufgaben, all Ihrer offenen Aufgaben, überfälligen Aufgaben und Aufgaben, die kürzlich abgeschlossen wurden.
• Startseite: Eine filterbare kompakte Ansicht mit bis zu fünf Aufgaben.
• Datensätze: Verwenden Sie zum Anzeigen und Bearbeiten von Aufgaben die Aktivitätszeitachse in Lightning Experience oder die Themenlisten für Aktivitäten in Salesforce Classic.
• Kanban-Ansicht für Opportunities: Auf Karten werden Benachrichtigungen angezeigt, wenn eine Aufgabe überfällig ist oder keine offenen Aktivitäten für eine Opportunity vorhanden sind.
• Aktivitätsberichte: Zeigen Sie Aufgaben in Bezug auf bestimmte Datensätze und Aufgaben an, die Personen unter Ihnen in der Salesforce-Rollenhierarchie zugewiesen sind.
• Listenansichten: Aufgaben werden in Listenansichten für Aktivitäten und Kalenderansichten angezeigt.
• Chatter: Aufgabenaktualisierungen werden im Feed für verwandte Datensätze angezeigt. Ihr Salesforce-Administrator kann angeben, ob Sie Chatter zum Erstellen von Aufgaben für verschiedene Datensatztypen verwenden können. Einige Personen können beispielsweise Aufgaben in den Feeds für Accounts, auf die sie Zugriff haben, anzeigen, jedoch nicht erstellen.
• Kalender

Funktionsweise der Aufgabenzuweisung

• Aufgaben können jeweils nur einen Inhaber aufweisen. Wenn Sie die Aufgabe einer anderen Person zuweisen, wird sie nicht mehr in Ihrer Aufgabenliste angezeigt, es sei denn, die Person befindet sich in der Rollenhierarchie unter Ihnen. In diesem Fall wird die Aufgabe in der delegierten Ansicht in Ihrer Aufgabenliste angezeigt.
• Standardmäßig wird eine Aufgabe der Person zugewiesen, von der sie erstellt wird. Beim Erstellen der Aufgabe können Sie mehreren Personen unabhängige Kopien einer neuen Aufgabe zuweisen.
• Jeder kann eine Aufgabe einem Kollegen neu zuweisen. Manager in der Rollenhierarchie können Aufgaben anzeigen, die sie Personen zugewiesen haben, die sich in der Rollenhierarchie unter ihnen befinden. Sie können Berichte auch verwenden, um Aufgaben von Personen anzuzeigen, die sich in der Rollenhierarchie unter ihnen befinden, sie jedoch nicht zu bearbeiten.
• In Salesforce Classic können Sie je nach den Einstellungen Ihrer Organisation eine E-Mail-Benachrichtigung senden, wenn jemand eine Aufgabe erstellt oder zuweist.
• E-Mails, Benachrichtigungen und Erinnerungen zu Aufgabenzuweisungen werden erst gesendet, nachdem die Aufgabe aus einer Aufgabenwarteschlange einem bestimmten Benutzer neu zugewiesen wurde.
• In Lightning Experience gibt es keine Optionen zum Senden einer E-Mail, wenn Sie eine Aufgabe zuweisen, oder zum Empfangen einer E-Mail. Je nach den Einstellungen Ihrer Organisation gibt es jedoch E-Mail-Benachrichtigungen für delegierte Aufgaben.