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Richtlinien für die Verwendung von Synchronisierungs-E-Mails als Salesforce-Aktivität
Wenn "E-Mail als Salesforce-Aktivität synchronisieren" aktiviert ist, erfasst und speichert die Einstein-Aktivitätserfassung E-Mail-Daten als Salesforce-Datensätze. Sie wird einem relevanten Benutzer, Kontakt oder Leaddatensatz und einem zugehörigen Account oder einer Opportunity zugeordnet. Sie können die E-Mail-Daten in Berichten, Workflows und Auslösern verwenden und über APIs auf die Daten zugreifen. Es gibt auch mehr Datenschutzoptionen für die E-Mail-Erfassung und anpassbare Flows zum Abgleichen Ihrer E-Mail mit anderen Datensätzen.
Erforderliche Editionen
| Verfügbarkeit: Lightning Experience |
| Verfügbar mit Einstein Activity Capture Standard im Vertrieb in der Starter, Pro Suite, Professional und Enterprise Edition |
| Verfügbar in der Unlimited Edition, Einstein 1 Sales Edition und Agentforce 1 Edition |
| Verfügbar mit Einstein für den Vertrieb, das in der Einstein 1 Sales Edition enthalten und gegen Aufpreis in der Enterprise und Unlimited Edition verfügbar ist |
| Verfügbar in Sales Engagement, das in Sales in der Performance und Unlimited Edition enthalten ist, und gegen Aufpreis in der Professional und Enterprise Edition |
| Verfügbar in "Umsatzintelligenz", das gegen Aufpreis in der Enterprise und Unlimited Edition erhältlich ist. |
Ab der Version Summer '25 wird die Funktion "E-Mail als Salesforce-Aktivität synchronisieren" in Ihrer Organisation automatisch aktiviert, wenn Ihre Organisation alle diese Kriterien erfüllt.
- Die E-Mail-Synchronisierung oder Inbox wurden bisher nicht aktiviert.
- "Aktivitätskennzahlen", "Activity 360-Berichte" und "Aktivitäts-Dashboard" sind deaktiviert.
Bestehende Kunden, die die E-Mail-Erfassung verwenden, können das Produkt ohne Änderungen weiterhin verwenden. Wenden Sie sich an den Salesforce-Support, um E-Mail-Synchronisierungen als Salesforce-Aktivität für Ihre aktuellen Benutzer mit historischen E-Mails von bis zu sechs Monaten zu erhalten.
Synchronisieren von E-Mails als Salesforce-Aktivität
Wenn Sie "E-Mail als Salesforce-Aktivität synchronisieren" in der Einstein-Aktivitätserfassung verwenden, werden nach der erfolgreichen Authentifizierung Ihrer E-Mail-Postfächer die von Ihnen gesendeten oder von einem Kunden empfangenen E-Mails automatisch als Aktivitäts- (Aufgabe) und EmailMessage-Datensätze in Salesforce synchronisiert. Diese Datensätze sind mit den entsprechenden CRM-Datensätzen verknüpft. E-Mails werden auf der Aktivitätszeitachse zugehöriger CRM-Datensätze sowie in der Aktivitätsansicht "Themenlisten" angezeigt. Für E-Mails werden dieselben Aktivitätsfreigaberegeln verwendet, die für Ihre Organisation konfiguriert sind.
Benutzer der Einstein-Aktivitätserfassung, die unter "Setup" für die E-Mail-Erfassung aktiviert sind, erhalten ihre E-Mail-Daten aus der externen Inbox. Die E-Mail-Daten werden in einer Hyperforce-Infrastruktur außerhalb Ihrer Salesforce-Hauptorganisation verarbeitet.
Interne E-Mails werden nicht innerhalb der Salesforce-Datengrenze gespeichert, um den Datenschutz Ihres Unternehmens zu schützen. Interne E-Mails sind E-Mails zwischen den internen Domänen des Unternehmens unter "Setup". Sie werden in Salesforce nicht als Aktivitätsdatensätze synchronisiert. E-Mails mit ausgeschlossenen Kunden-E-Mail-Domänen oder ausgeschlossenen E-Mail-Adressen werden ebenfalls nicht in Salesforce gespeichert oder freigegeben. Administratoren können ausgeschlossene Domänen und Adressen definieren, die für alle Benutzer der Einstein-Aktivitätserfassung gelten. Benutzer können auch ihre eigenen blockierten E-Mail-Adressen hinzufügen. Die restlichen E-Mails werden zur Verarbeitung in der Hyperforce-Infrastruktur der Aktivitätsplattform außerhalb der Salesforce-Hauptorganisation gespeichert. E-Mails, die mit CRM-Datensätzen übereinstimmen, werden Salesforce als Aktivitäts- und E-Mail-Nachrichtendaten hinzugefügt. Da abgeglichene E-Mails als standardmäßige EmailMessage- und Task gespeichert werden, sind sie für Salesforce-Standardberichte, öffentliche APIs und die meisten Salesforce-Sicherungstools von Drittanbietern sichtbar.
Benutzer können nicht nur steuern, welche E-Mails erfasst werden, sondern auch angeben, welcher E-Mail-Inhalt erfasst wird. Es sind zwei Optionen verfügbar: gesamte E-Mail-Nachricht oder reine Kopfzeilenerfassung. Die Option "Gesamte E-Mail-Nachricht" erfasst alle Details der E-Mail, beispielsweise Kopfzeile, Betreff und Text. Die Option "Nur Kopfzeile" erfasst nur den Absender, die Empfänger sowie Datum und Uhrzeit der E-Mail. E-Mail-Betreff und -Text werden nicht erfasst.
Als standardmäßige Aktivitäts- und EmailMessage-Datensätze unterstützen E-Mail-Daten die Salesforce Platform-Standardfunktionen. Im Folgenden finden Sie einige Beispiele für die unterstützten Plattformfunktionen.
- Betriebsberichte: Vorhandene Aktivitätsberichte enthalten automatisch E-Mails mit EAC-Erfassung. Dies gilt zusätzlich zu Besprechungen, Anrufen, Aufgaben und manuell protokollierten E-Mails mit EAC-Erfassung. Sie können auch Berichte zu E-Mail-Nachrichten und E-Mail-Statistiken erstellen.
- Auf E-Mail-Daten kann über öffentliche APIs für Standardeinheiten zugegriffen werden. Sie können Ihre Daten so lange aufbewahren, wie Sie sie benötigen, oder sie an einen anderen Speicherort exportieren. Es gibt keinen Aufbewahrungszeitraum für festgelegte Daten. E-Mail-Daten werden jedoch auf Ihre Datenspeicherzuteilung angerechnet. Um den Speicher zu verwalten und eine optimale Leistung bei der Interaktion mit Aktivitätsdaten zu gewährleisten, wird empfohlen, alte Aktivitätsdaten aus Salesforce an Ihren bevorzugten Langzeitspeicherort zu exportieren.
- Auslöser und Flows ermöglichen die Automatisierung von E-Mails. E-Mail-Daten können auch in Data Cloud verwendet werden, um Aktionen und Agenten mit erweiterter AI zu erstellen.
Aktivitätsfreigabe
Wenn "E-Mail als Salesforce-Aktivität synchronisieren" aktiviert ist, befolgen synchronisierte E-Mails die Aktivitätsfreigaberegeln Ihrer Organisation. Diese Regeln bestimmen, wer E-Mail-Aktivitäten anzeigen, bearbeiten oder löschen kann. Die für Ihre Organisation konfigurierten Aktivitätsfreigaberegeln berücksichtigen die Aufgabeninhaberschaft und -hierarchie.
Hier ein Beispiel für eine Aktivitätsfreigaberegel. Wenn Benutzer A Inhaber von Kontakt C ist und Kontakt B eine E-Mail an Kontakt C sendet, kann Benutzer A die E-Mail anzeigen. Dies liegt daran, dass Benutzer A Inhaber von Kontakt C ist, obwohl Benutzer A nicht Teil des E-Mail-Threads ist.
Automatische Kontakterstellung
Wenn "E-Mail synchronisieren" als Salesforce-Aktivität aktiviert ist, können Sie automatisch Kontakte aus E-Mails und Ereignisaktivitäten erstellen. Legen Sie separate Schwellenwerte für E-Mails und Ereignisse fest, um zu steuern, wann ein Kontakt erstellt wird. Entsprechende Informationen finden Sie unter Einrichten der automatischen Kontakterstellung.
