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Richtlinien für die Verwendung von Synchronisierungs-E-Mails als Salesforce-Aktivität
Wenn Sie "E-Mail synchronisieren" als Salesforce-Aktivität in der Einstein-Aktivitätserfassung verwenden, können Sie E-Mail-Interaktionen als Aktivitätsdaten erfassen, die Sie in Salesforce-Standardberichte aufnehmen können. Sie können E-Mail-Daten in Workflows, Auslösern und Automatisierungen verwenden und Aktivitätsdatenzugriff über APIs bereitstellen. Es gibt auch einen Flow-basierten, anpassbaren Abgleich von E-Mails mit CRM-Datensätzen und eine Option zur reinen E-Mail-Erfassung für mehr Datenschutz.
Erforderliche Editionen
| Verfügbarkeit: Lightning Experience |
| Verfügbar mit Einstein Activity Capture Standard im Vertrieb in der Starter, Pro Suite, Professional und Enterprise Edition |
| Verfügbar in der Unlimited Edition, Einstein 1 Sales Edition und Agentforce 1 Edition |
| Verfügbar mit Einstein für den Vertrieb, das in der Einstein 1 Sales Edition enthalten und gegen Aufpreis in der Enterprise und Unlimited Edition verfügbar ist |
| Verfügbar in Sales Engagement, das in Sales in der Performance und Unlimited Edition enthalten ist, und gegen Aufpreis in der Professional und Enterprise Edition |
| Verfügbar in "Umsatzintelligenz", das gegen Aufpreis in der Enterprise und Unlimited Edition erhältlich ist. |
Ab der Version Summer '25 wird die Funktion "E-Mail als Salesforce-Aktivität synchronisieren" in Ihrer Organisation automatisch aktiviert, wenn Ihre Organisation alle diese Kriterien erfüllt.
- Die E-Mail-Synchronisierung oder Inbox wurden bisher nicht aktiviert.
- "Aktivitätskennzahlen", "Activity 360-Berichte" und "Aktivitäts-Dashboard" sind deaktiviert.
Wenn "E-Mail als Salesforce-Aktivität synchronisieren" aktiviert ist, synchronisiert die Einstein-Aktivitätserfassung E-Mail-Datensätze als "EmailMessage"- und "Aufgabe". Anschließend verknüpft sie E-Mails mit zugehörigen Benutzern, Kontakten und Leads sowie einem Account und einer Opportunity.
Synchronisieren von E-Mails als Salesforce-Aktivität
Wenn Sie "E-Mail als Salesforce-Aktivität synchronisieren" in der Einstein-Aktivitätserfassung verwenden, werden nach der erfolgreichen Authentifizierung Ihrer E-Mail-Postfächer die von Ihnen gesendeten oder von einem Kunden empfangenen E-Mails automatisch als Aktivitäts- (Aufgabe) und EmailMessage-Datensätze in Salesforce synchronisiert. Diese Datensätze sind mit den entsprechenden CRM-Datensätzen verknüpft. E-Mails werden auf der Aktivitätszeitachse zugehöriger CRM-Datensätze sowie in der Aktivitätsansicht "Themenlisten" angezeigt. Für E-Mails werden dieselben Aktivitätsfreigaberegeln verwendet, die für Ihre Organisation konfiguriert sind.
Benutzer der Einstein-Aktivitätserfassung, die unter "Setup" für die E-Mail-Erfassung aktiviert sind, erhalten ihre E-Mail-Daten aus der externen Inbox. Die E-Mail-Daten werden in einer Hyperforce-Infrastruktur außerhalb Ihrer Salesforce-Hauptorganisation verarbeitet.
Interne E-Mails werden nicht innerhalb der Salesforce-Datengrenze gespeichert, um den Datenschutz Ihres Unternehmens zu schützen. Interne E-Mails sind E-Mails zwischen den internen Domänen des Unternehmens unter "Setup". Sie werden in Salesforce nicht als Aktivitätsdatensätze synchronisiert. E-Mails mit ausgeschlossenen Kunden-E-Mail-Domänen oder ausgeschlossenen E-Mail-Adressen werden ebenfalls nicht in Salesforce gespeichert oder freigegeben. Administratoren können ausgeschlossene Domänen und Adressen definieren, die für alle Benutzer der Einstein-Aktivitätserfassung gelten. Benutzer können auch ihre eigenen blockierten E-Mail-Adressen hinzufügen. Die restlichen E-Mails werden zur Verarbeitung in der Hyperforce-Infrastruktur der Aktivitätsplattform außerhalb der Salesforce-Hauptorganisation gespeichert. E-Mails, die mit CRM-Datensätzen übereinstimmen, werden Salesforce als Aktivitäts- und E-Mail-Nachrichtendaten hinzugefügt.
Benutzer können nicht nur steuern, welche E-Mails erfasst werden, sondern auch angeben, welcher E-Mail-Inhalt erfasst wird. Es sind zwei Optionen verfügbar: gesamte E-Mail-Nachricht oder reine Kopfzeilenerfassung. Die Option "Gesamte E-Mail-Nachricht" erfasst alle Details der E-Mail, beispielsweise Kopfzeile, Betreff und Text. Die Option "Nur Kopfzeile" erfasst nur den Absender, die Empfänger sowie Datum und Uhrzeit der E-Mail. E-Mail-Betreff und -Text werden nicht erfasst.
Als standardmäßige Aktivitäts- und EmailMessage-Datensätze unterstützen E-Mail-Daten die Salesforce Platform-Standardfunktionen. Im Folgenden finden Sie einige Beispiele für die unterstützten Plattformfunktionen.
- Betriebsberichte: Vorhandene Aktivitätsberichte enthalten nun automatisch E-Mails mit EAC-Erfassung. Dies gilt zusätzlich zu Besprechungen, Anrufen, Aufgaben und manuell protokollierten E-Mails mit EAC-Erfassung. Sie können auch Berichte zu E-Mail-Nachrichten und E-Mail-Statistiken erstellen.
- Auf E-Mail-Daten kann über öffentliche APIs für Standardeinheiten zugegriffen werden. Sie können Ihre Daten so lange aufbewahren, wie Sie sie benötigen, oder sie an einen anderen Speicherort exportieren. Es gibt keinen Aufbewahrungszeitraum für festgelegte Daten. E-Mail-Daten werden jedoch auf Ihre Datenspeicherzuteilung angerechnet. Um den Speicher zu verwalten und eine optimale Leistung bei der Interaktion mit Aktivitätsdaten zu gewährleisten, wird empfohlen, alte Aktivitätsdaten aus Salesforce an Ihren bevorzugten Langzeitspeicherort zu exportieren.
- Auslöser und Flows ermöglichen die Automatisierung von E-Mails. E-Mail-Daten können auch in Data Cloud verwendet werden, um Aktionen und Agenten mit erweiterter AI zu erstellen.
Aktivitätsfreigabe
Wenn "E-Mail als Salesforce-Aktivität synchronisieren" aktiviert ist, befolgen synchronisierte E-Mails die Aktivitätsfreigaberegeln Ihrer Organisation. Diese Regeln bestimmen, wer E-Mail-Aktivitäten anzeigen, bearbeiten oder löschen kann. Die für Ihre Organisation konfigurierten Aktivitätsfreigaberegeln berücksichtigen die Aufgabeninhaberschaft und -hierarchie.
Hier ein Beispiel für eine Aktivitätsfreigaberegel. Wenn Benutzer A Inhaber von Kontakt C ist und Kontakt B eine E-Mail an Kontakt C sendet, kann Benutzer A die E-Mail anzeigen. Dies liegt daran, dass Benutzer A Inhaber von Kontakt C ist, obwohl Benutzer A nicht Teil des E-Mail-Threads ist.
