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Linee guida per l'utilizzo di Email di sincronizzazione come attività Salesforce
Quando è abilitata l'opzione Sincronizza email come attività Salesforce, Acquisizione Einstein delle attività acquisisce e archivia i dati email come record Salesforce. Viene associato a un record utente, referente o lead pertinente e a un account o opportunità correlato. È possibile utilizzare i dati email in rapporti, flussi di lavoro e trigger e accedere ai dati tramite le API. Sono disponibili anche altre opzioni di privacy per l'acquisizione email e flussi personalizzabili per abbinare l'email ad altri record.
Versioni (Edition) richieste
| Disponibile nelle versioni: Lightning Experience |
| Disponibile con Einstein Activity Capture Standard nelle versioni Starter Edition, Pro Suite Edition, Professional Edition ed Enterprise Edition |
| Disponibile con le versioni Unlimited Edition, Einstein 1 Sales Edition e Agenteforce 1 Edition |
| Disponibile con Einstein for Sales, che è incluso in Einstein 1 Sales Edition e disponibile con un supplemento di prezzo nelle versioni Enterprise Edition e Unlimited Edition |
| Disponibile con Sales Engagement, incluso nelle versioni Sales Edition Performance e Unlimited Edition, e disponibile con un supplemento di prezzo nelle versioni Professional Edition e Enterprise Edition |
| Disponibile con Intelligence sul reddito, che è disponibile con un supplemento di prezzo nelle versioni Enterprise Edition e Unlimited Edition |
A partire dal rilascio Summer '25, se l'organizzazione soddisfa tutti questi criteri, la funzione Sincronizza email come attività Salesforce viene abilitata automaticamente nell'organizzazione.
- La sincronizzazione email o Inbox non sono state abilitate in precedenza.
- Metriche attività, Rapporti di Activity 360 e Cruscotto digitale Attività sono disabilitati.
I clienti esistenti che utilizzano l'acquisizione email possono continuare a utilizzare il prodotto senza modifiche. Contattare l'Assistenza Salesforce per ottenere Email di sincronizzazione come Attività Salesforce per gli utenti correnti con un massimo di sei mesi di email storiche.
Sincronizzazione delle email come attività Salesforce
Quando si dispone di Sincronizza email come Attività Salesforce in Acquisizione Einstein delle attività, dopo che le caselle email sono state autenticate correttamente, i messaggi email inviati o ricevuti da un cliente vengono sincronizzati automaticamente in Salesforce come record Activity (Task) e EmailMessage. Questi record sono collegati ai record CRM pertinenti. I messaggi email saranno visualizzati nella tempistica attività dei record CRM correlati e nella visualizzazione attività Elenchi correlati. I messaggi email utilizzeranno le stesse regole di condivisione delle attività configurate per l'organizzazione.
Gli utenti di Acquisizione Einstein delle attività abilitati per l'acquisizione email in Imposta avranno i loro dati email inseriti dall'Inbox email esterna. I dati email verranno elaborati su un'infrastruttura Hyperforce esterna all'organizzazione Salesforce principale.
Per proteggere la privacy dei dati dell'azienda, i messaggi email interni non verranno archiviati entro il confine dei dati Salesforce. I messaggi email interni sono messaggi email inviati tra i domini interni della società in Imposta. Non verranno sincronizzati come record Attività in Salesforce. Anche i messaggi email che coinvolgono domini di email dei clienti esclusi o indirizzi email esclusi non vengono archiviati o condivisi in Salesforce. Gli amministratori possono definire i domini e gli indirizzi esclusi validi per tutti gli utenti di Acquisizione Einstein delle attività. Gli utenti possono anche aggiungere i propri indirizzi email bloccati. I messaggi email rimanenti vengono archiviati nell'infrastruttura Hyperforce di Activity Platform, all'esterno dell'organizzazione Salesforce principale per l'elaborazione. I messaggi email corrispondenti ai record CRM vengono aggiunti a Salesforce come dati Attività e Messaggio email. Poiché le email corrispondenti sono archiviate come record EmailMessage e Task standard, sono visibili ai rapporti Salesforce standard, alle API pubbliche e alla maggior parte degli strumenti di backup Salesforce di terze parti.
Oltre a controllare i messaggi email acquisiti, gli utenti possono specificare il contenuto dei messaggi da acquisire. Sono disponibili due opzioni: intero messaggio email o acquisizione solo intestazione. L'intera opzione del messaggio email acquisisce tutti i dettagli del messaggio, ad esempio intestazione, oggetto e corpo. L'opzione Solo intestazione acquisisce solo il mittente, i destinatari e la data e l'ora dell'email. L'oggetto e il corpo del messaggio email non vengono acquisiti.
Come record Activity e EmailMessage standard, i dati email supportano le funzionalità standard della piattaforma Salesforce. Di seguito sono riportati alcuni esempi delle funzionalità della piattaforma supportate.
- Rapporti operativi: I rapporti sulle attività esistenti includono automaticamente le email acquisite da EAC. Questo si aggiunge alle riunioni, alle chiamate, alle operazioni da fare e alle email registrate manualmente. È anche possibile generare rapporti su Messaggi email e Approfondimenti email.
- I dati email sono accessibili tramite le API pubbliche entità standard. È possibile conservare i dati per tutto il tempo necessario o esportarli in un'altra posizione di archiviazione. Non esiste un periodo di conservazione dei dati impostato, ma i dati delle email vengono conteggiati nell'allocazione di memoria dati. Per gestire l'archiviazione e garantire prestazioni ottimali quando si interagisce con i dati delle attività, si consiglia di esportare i dati delle attività precedenti da Salesforce nella posizione di archiviazione a lungo termine preferita.
- Trigger e flussi rendono possibile l'automazione delle email. I dati delle email possono essere utilizzati anche in Data Cloud per creare azioni e agenti AI avanzati.
Condivisione attività
Quando è abilitata l'opzione Sincronizza email come attività Salesforce, i messaggi email sincronizzati seguono le regole di condivisione dell'organizzazione. Queste regole determinano chi può visualizzare, modificare o eliminare l'attività email. Le regole di condivisione delle attività configurate per l'organizzazione rispettano la proprietà e la gerarchia delle operazioni.
Di seguito è riportato un esempio di regola di condivisione delle attività. Se l'utente A è titolare del referente C e il referente B invia un'email al referente C, l'utente A può visualizzare l'email. Questo perché l'Utente A è titolare del Referente C anche se l'Utente A non fa parte del thread email.
Creazione automatica dei referenti
Con l'opzione Sincronizza email come attività Salesforce attivata, è possibile creare automaticamente referenti dalle email e dalle attività degli eventi. Impostare soglie separate per email ed eventi per controllare quando viene creato un referente. Vedere Impostazione della creazione automatica dei referenti .
