Überlegungen zum Synchronisieren von E-Mails als Salesforce-Aktivität

Überlegungen zur E-Mail-Synchronisierung

• Salesforce kann Ihren Kontaktdatensätzen bis zu 50 eindeutige E-Mail-Adressen aus den Feldern "Von", "An" und "Cc" einer E-Mail zuordnen. Zusätzliche E-Mail-Adressen werden ignoriert.
• "Erweiterte E-Mail" wird automatisch aktiviert und ist eine Voraussetzung für die Synchronisierung von E-Mails als Salesforce-Aktivität.
• Wenn "E-Mail als Salesforce-Aktivität synchronisieren" aktiviert ist, können Sie zusätzlich zu den automatisch synchronisierten E-Mails E-Mails manuell protokollieren.
• Da die synchronisierten E-Mails und Aufgaben in Salesforce gespeichert sind, unterliegen sie den Datenspeicherobergrenzen Ihrer Organisation. Zum Minimieren der Datenspeicherkosten wird empfohlen, E-Mail-Daten regelmäßig im Langzeitspeicher wie Data 360 zu archivieren.
• Daten, die ausgeschlossenen E-Mail-Adressen und Domänen zugeordnet sind, einschließlich interner Adressen, werden von der Einstein-Aktivitätserfassung nicht erfasst oder in Salesforce gespeichert.
• Die Einstellungen für "Ausgeschlossene Adresse" gelten nicht für Nachrichten, die über Salesforce Composer oder andere E-Mail-Messaging-Komponenten gesendet werden.
• Jeder Benutzer kann bis zu 50.000 historische E-Mails aus den letzten 180 Tagen synchronisieren. Die Synchronisierung wird angehalten, wenn die Zeitobergrenze oder die Anzahl der E-Mails erreicht ist. Neuere E-Mails werden schneller synchronisiert als ältere E-Mails.
• Wenn Sie die Einstein-Aktivitätserfassung mit "E-Mail synchronisieren" als Salesforce-Aktivität einrichten, werden E-Mail-Statistiken für die anfängliche Verwendung nur für die letzten 30 Tage der E-Mail generiert. Wenn Sie die Einstein-Aktivitätserfassung zur E-Mail-Synchronisierung als Salesforce-Aktivität migrieren, werden E-Mail-Statistiken für die letzten 90 Tage der E-Mail generiert.
• Eine Organisation kann bis zu 250.000 E-Mails pro Stunde synchronisieren, um eine optimale Leistung zu erzielen. Wenn Sie mehr E-Mails synchronisieren, wirkt sich dies auf die Leistung aus.
• Wenn Salesforce eine synchronisierte E-Mail mit einem Datensatz verknüpft, wird nur das Standard-E-Mail-Feld berücksichtigt. Benutzerdefinierte E-Mail-Felder werden nicht unterstützt.
• Wenn das E-Mail-Feld eines Datensatzes aktualisiert wird, bleiben die zuvor mit dem Datensatz verknüpften E-Mails verknüpft.
• E-Mail-Anhänge werden in Salesforce nicht gespeichert.
• Kontaktdatensatzzuordnungen werden als EmailMessage-Beziehungen und Aufgabenbeziehungen gespeichert. Es wird empfohlen, die Einstellung "Gemeinsame Aktivitäten" zu aktivieren. Dadurch können Sie mehrere Kontakte für jede E-Mail erfassen. Aktivitätsfreigaberegeln bestimmen, wer die E-Mail-Aktivität anzeigen, bearbeiten oder löschen kann. Die Aufgabeninhaberschaft und die Rollenhierarchie werden durch die für Ihre Organisation konfigurierten Aktivitätsfreigaberegeln berücksichtigt.
• Wenn eine E-Mail mit keinem CRM-Datensatz übereinstimmt, wird sie nicht als Aufgabe oder EmailMessage-Datensatz erstellt.
• Sie können die Abgleichsregeln für Kontaktdatensätze an Ihre Geschäftsanforderungen anpassen. Sie können beispielsweise Partner-Co-Selling, benutzerdefinierte Abgleichslogik, Zuordnen von E-Mails zu benutzerdefinierten Einheiten oder Blockieren bestimmter E-Mails verwenden.
• Komplexe Abgleichsregeln können Abfragen verlangsamen. Diese Regeln können sich auch auf die E-Mail-Synchronisierungszeitachsen auswirken. Es wird empfohlen, die Logik in einer Sandbox zu testen. Überprüfen Sie die Leistung, bevor Sie sie in Ihrer Salesforce-Produktionsorganisation verwenden.
• Beim Synchronisieren von E-Mails gelten Größenbeschränkungen für den E-Mail-Nachrichtentext. Wenn die E-Mail im Aufgabenobjekt gespeichert wird, beträgt die Obergrenze 32.000 Zeichen Nur-Text. Wenn die E-Mail im Objekt "EmailMessage" gespeichert wird, liegt die Obergrenze bei 131.072 Zeichen Nur- oder Rich-Text.
• Wenn ein Benutzer eine E-Mail-Nachricht manuell einem CRM-Datensatz zuordnet, wird diese Zuordnung nicht überschrieben. Beispielsweise verknüpft ein Benutzer eine synchronisierte E-Mail mit einem Kontakt, wodurch der Kontakt im Abschnitt "Bezug zu" des E-Mail-Datensatzes angezeigt wird. "E-Mail als Salesforce-Aktivität synchronisieren" überschreibt diese Zuordnung nicht.
• Benutzer können automatisch abgeglichene CRM-Datensatzzuordnungen bearbeiten, um den CRM-Kontext zu verbessern und die Vertriebsanalyse zu optimieren.
• Sie können Zuordnungen für synchronisierte E-Mails in dem Thread aktualisieren, auf den Sie Bearbeitungszugriff haben.
• Wenn Sie die E-Mail-Adresse eines Datensatzes ändern, wird für zuvor synchronisierte E-Mails kein nachträglicher Abgleich vorgenommen. Zukünftig synchronisierte E-Mails werden mit der neuen E-Mail-Adresse des Datensatzes abgeglichen.
• Sie können eine E-Mail, deren Inhaber Sie sind oder auf die Sie Zugriff haben, über die Startseite "Aktivitätszeitachse" und "E-Mail-Nachricht" löschen. Das Löschen des vollständigen E-Mail-Threads wird jedoch nicht unterstützt.
• Eine als EmailMessage-Datensatz synchronisierte E-Mail wird nur dann mit einem privaten Kontakt abgeglichen, wenn der mit der E-Mail abgeglichene Benutzer der Inhaber des privaten Kontakts ist.
• Bei Verwendung von Drittanbieter-Plugins wie CodeTwo und Mimecast können Standard-E-Mail-Kopfzeilen geändert werden und dazu führen, dass das E-Mail-Threading auf der Aktivitätszeitachse nicht wie erwartet funktioniert. Deinstallieren oder deaktivieren Sie in diesem Fall das Plugin.

Nicht verfügbare Funktionen

Wenn "E-Mail als Salesforce-Aktivität synchronisieren" aktiviert ist, sind diese Funktionen nicht verfügbar.

• E-Mail-Statistiken sind nicht nur für Kopfzeilen-E-Mails verfügbar.
• Zusammenfassung von Aktivitätskennzahlen und Aktivitätskennzahlen in den Ansichten "Accountintelligenz", "Kontaktintelligenz" und "Leadintelligenz"
• Freigabeeinstellungen der Einstein-Aktivitätserfassung
• Abschnitte 'Kennzahlzusammenfassung der Aktivitätszeitachse', 'An Geschäften beteiligte Benutzer' und 'Externe Kontakte' in der Pipeline-Untersuchung
• Empfohlene Verbindungen
• Activity 360-Berichte, Activity Analytics-Dashboard, Aktivitätskennzahlen und abhängige Funktionen

Die reine Kopfzeilen-E-Mail-Erfassung ist nicht mit der Agentforce-Leadpflege und anderen Funktionen der generativen AI von Einstein kompatibel. Wenn Sie "Agentforce Lead Nurturing" (Agentforce-Leadpflege) aktivieren, bevor Sie "E-Mail synchronisieren" als Salesforce-Aktivität einrichten, können Sie nicht nur die E-Mail-Kopfzeilenerfassung verwenden. Wenn Sie die Einstein-Aktivitätserfassung mit "E-Mail synchronisieren" als Aktivität so einrichten, dass nur E-Mails in der Kopfzeile erfasst werden, und dann "Lead Nurturing" (Leadpflege) aktivieren, enthalten die Agentenanalysen und -antworten keine E-Mail-Nachrichtentexte. Dadurch wird die Qualität der vom Agenten generierten E-Mail-Kontaktaufnahme reduziert.

Verwenden Sie Standard-Aktivitätsberichte, um Berichte zu Aktivitätsdaten zu erstellen. Verwenden Sie die Kennzahl für das Datum der letzten Aktivität oder andere Standardberichterstellungskennzahlen. Mit "E-Mail synchronisieren" als Salesforce-Aktivität enthalten Standardaktivitätsberichte automatisch erfasste E-Mail-Daten.