将电子邮件同步为 Salesforce 活动的注意事项

电子邮件同步的注意事项

• Salesforce 可以将电子邮件消息的发件人、收件人和抄送字段中的最多 50 个唯一电子邮件地址与您的联系人记录相关联。将忽略其他电子邮件地址。
• 增强电子邮件会自动启用，并且是将电子邮件同步为 Salesforce 活动的必要条件。
• 在启用将电子邮件同步为 Salesforce 活动时，除了自动同步的电子邮件之外，您还可以手动记录电子邮件。如果您也在 Outlook 或 Gmail 的集成侧面板中使用“记录电子邮件”按钮，同一电子邮件可能会被记录两次，从而导致时间线上的活动记录重复。
• 通过存储在 Salesforce 中的同步电子邮件和任务，它们受贵组织的数据存储限制的约束。为了最大限度地减少数据存储成本,我们建议定期将电子邮件数据归档到长期存储中,例如 Data 360。
• Einstein 活动捕获不会捕获或存储在 Salesforce 中与排除的电子邮件地址和域相关联的数据，包括内部地址。
• 排除的地址设置不适用于从 Salesforce Composer 或其他电子邮件消息传递组件发送的消息。
• 每个用户最多可以同步过去 180 天内的 50,000 封历史电子邮件。当达到时间限制或电子邮件计数时，同步停止。新电子邮件的同步速度比旧电子邮件快。
• 在您将 Einstein 活动捕获与同步电子邮件设置为 Salesforce 活动时，仅会为过去 30 天的电子邮件生成初始使用的电子邮件见解。如果您将 Einstein 活动捕获迁移到将电子邮件同步为 Salesforce 活动，则会生成过去 90 天电子邮件的电子邮件见解。
• 一个组织每小时最多可以同步 250,000 封电子邮件，以获得最佳性能。同步超过该数量的电子邮件会影响性能。
• 当 Salesforce 将同步的电子邮件与记录相关联时，仅考虑标准电子邮件字段。默认情况下，不支持自定义电子邮件字段。要使用自定义电子邮件字段匹配电子邮件，请自定义活动：将电子邮件与记录匹配流。请查看电子邮件活动如何与其他记录匹配。
• 如果更新记录的电子邮件字段，以前与该记录相关联的电子邮件将保持关联。
• 电子邮件附件不会同步或存储在 Salesforce 中。要查看或下载附件，请在连接的帐户的 Inbox 中打开消息。
• 如果该列表的成员是 Einstein 活动捕获用户，并且收件人或抄送字段包含具有匹配 Salesforce 记录的外部地址，则捕获发送到分发列表或小组的电子邮件。
• 联系人记录关联存储为 EmailMessage 关系和任务关系。我们建议您打开共享活动设置。这允许您为每封电子邮件捕获多个联系人。活动共享规则确定谁可以查看、编辑或删除电子邮件活动。任务所有权和角色层次结构由为贵组织配置的活动共享规则遵守。
• 如果电子邮件不匹配任何 CRM 记录，将不会创建为任务或 EmailMessage 记录。如果您为该新电子邮件地址创建联系人或潜在客户记录，则会同步和匹配往来于该地址的新电子邮件。
• 您可以自定义联系人记录匹配规则，以满足您的业务需求。例如，您可以使用合作伙伴联合销售、自定义匹配逻辑、将电子邮件与自定义对象相关联或阻止特定电子邮件。
• 复杂的匹配规则会使查询变慢。这些规则也会影响电子邮件同步时间线。我们建议在 Sandbox 中测试逻辑。在 Salesforce 生产组织中使用前，请检查其性能。
• 在您同步电子邮件时，电子邮件正文有大小限制。当电子邮件存储在任务对象中时，纯文本的限制是 32,000 个字符。当电子邮件存储在 EmailMessage 对象中时，纯文本或富文本的限制是 131,072 个字符。
• 如果用户手动将电子邮件消息与 CRM 记录相关联，那么将电子邮件同步为 Salesforce 活动不会覆盖该关联。例如，用户将同步的电子邮件与联系人相关联，然后联系人显示在电子邮件记录的“相关”部分。将电子邮件同步为 Salesforce 活动不会覆盖该关联。
• 用户可以编辑自动匹配的 CRM 记录关联，以改善 CRM 上下文并支持销售分析。
• 您可以在具有编辑访问权限的线程中更新同步电子邮件的关联。
• 如果您更改记录的电子邮件地址，则不会对之前同步的电子邮件执行追溯匹配。未来同步的电子邮件将与记录的新电子邮件地址匹配。
• 您可以从“活动时间线”和“电子邮件消息”主页删除您拥有或有权访问的电子邮件。但是，不支持删除完整的电子邮件线程。
• EmailMessage 记录无法匹配专用联系人（即没有 AccountId 的联系人），除非拥有专用联系人的用户也匹配 EmailMessage。
• EmailMessage 可以匹配联系人或潜在客户记录，即使同步用户无权访问联系人或潜在客户。
• 在使用第三方插件（例如 CodeTwo 和 Mimecast）时，标准电子邮件标题可能会被修改，并导致活动时间线中的电子邮件线程无法如预期正常工作。如果出现这种情况，请卸载或禁用插件。

不可用功能

在启用将电子邮件同步为 Salesforce 活动时，这些功能不可用。

• 电子邮件见解不适用于仅标题电子邮件。
• 客户智能、联系人智能和潜在客户智能视图中的活动度量和活动度量汇总
• Einstein 活动捕获共享设置
• 漏斗检查中的活动时间线度量汇总、交易涉及的用户和外部联系人部分
• 推荐连接
• Activity 360 报告、Activities Analytics 仪表板、活动度量和依赖功能

仅标题电子邮件捕获与 Agentforce 潜在客户培养和其他 Einstein 生成式 AI 功能不兼容。如果您在将同步电子邮件设置为 Salesforce 活动之前打开 Agentforce 潜在客户培养，则不能仅使用标题电子邮件捕获。如果您将 Einstein 活动捕获与同步电子邮件设置为活动，以仅捕获标题电子邮件，然后打开潜在客户培养，客服人员分析和回复不包括电子邮件正文。这降低了客服人员生成的电子邮件推广的质量。

要报告活动数据，请使用标准活动报表。使用上次活动日期度量或其他标准报告度量。通过同步电子邮件作为 Salesforce 活动，标准活动报表会自动包含捕获的电子邮件数据。