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Abgleichen der E-Mail-Aktivität mit anderen Datensätzen
Wenn "E-Mail als Salesforce-Aktivität synchronisieren" aktiviert ist, versucht die Einstein-Aktivitätserfassung, jede Adresse in "Von", "An" und "CC" in der E-Mail Benutzer-, Kontakt- oder Leaddatensätzen zuzuordnen. Die Adressen und die zugehörigen Aktivitäten werden auch mit Account- und Opportunity-Datensätzen abgeglichen. Die standardmäßige Abgleichslogik berücksichtigt die Datensatzinhaberschaft, aktuelle Aktivitäten und andere Faktoren, um neue Adressen und Aktivitäten mit Ihren vorhandenen Daten zu verbinden.
Erforderliche Editionen
| Verfügbarkeit: Lightning Experience |
| Verfügbar mit Einstein Activity Capture Standard im Vertrieb in der Starter, Pro Suite, Professional und Enterprise Edition |
| Verfügbar in der Unlimited Edition, Einstein 1 Sales Edition und Agentforce 1 Edition |
| Verfügbar mit Einstein für den Vertrieb, das in der Einstein 1 Sales Edition enthalten und gegen Aufpreis in der Enterprise und Unlimited Edition verfügbar ist |
| Verfügbar in Sales Engagement, das in Sales in der Performance und Unlimited Edition enthalten ist, und gegen Aufpreis in der Professional und Enterprise Edition |
| Verfügbar in "Umsatzintelligenz", das gegen Aufpreis in der Enterprise und Unlimited Edition erhältlich ist. |
E-Mail-Adressen werden bei der ersten Erkennung abgeglichen, auch in Antworten. In vorhandenen E-Mail-Threads werden nur Adressen für neu hinzugefügte Empfänger abgeglichen. Ursprüngliche Empfänger behalten ihre vorhandenen Datensatzzuordnungen bei.
E-Mail-Antworten übernehmen Account- und Opportunity-Zuordnungen aus der übergeordneten E-Mail-Nachricht. Wenn die übergeordnete E-Mail keine Zuordnungen aufweist und einer Antwort eine neue E-Mail-Adresse hinzugefügt wird, sucht der Abgleichsprozess anhand des übereinstimmenden Benutzers, Kontakts oder Leads oder der Adressdomäne nach einem Account oder einer Opportunity für die neue Adresse.
Benutzerdatensätze
E-Mail-Adressen werden mit aktiven Benutzern abgeglichen. Wenn keine aktiven Benutzer vorhanden sind, wird der Inhaber des verbundenen Accounts verwendet. Wenn keine aktiven Benutzer oder verbundenen Accountinhaber übereinstimmen, werden inaktive Benutzer berücksichtigt. Wenn weiterhin keine Benutzer übereinstimmen, werden die E-Mail-Adressen als mögliche Übereinstimmungen für Kontakte und Leads betrachtet.
Nur-API-Benutzer und Benutzer, die automatisierten Prozessen zugeordnet sind, werden nicht berücksichtigt.
Kontakt- und Leaddatensätze
E-Mail-Adressen, die nicht mit Benutzerdatensätzen übereinstimmen, werden auf Kontakt- oder Leaddatensätze überprüft. Kontakte werden auf Übereinstimmungen vor Leads überprüft. Jeder E-Mail-Adresse einer Nachricht wird nur ein Kontakt- oder Leaddatensatz zugeordnet.
Wenn mehrere Kontakt- oder Leaddatensätze dieselbe E-Mail-Adresse aufweisen, wird die Übereinstimmung anhand dieses Kriteriums bestimmt.
- Partneraccount (falls aktiviert): Der Kontakt ist einem Accountdatensatz zugeordnet, der mit dem Partneraccount übereinstimmt.
- Accountinhaber: Der zugehörige Account des Kontaktdatensatzes gehört dem abgeglichenen Benutzer.
- Kontaktinhaber: Der Kontakt gehört dem abgeglichenen Benutzer.
- Datenschutzprüfung: Private Kontakte, deren Inhaber kein abgeglichener Benutzer ist, sind zum Schutz der Datensichtbarkeit ausgeschlossen.
- Aktuelle Aktivität: Ein Kontakt mit dem neuesten LastActivityDate wird priorisiert.
- Zuletzt geändert: Als endgültiger Tiebreaker für die Auswahl wird der Kontakt mit dem neuesten LastModifiedDate abgeglichen.
Wenn eine Adresse nicht übereinstimmt, wird sie als neuer Kontakt vorgeschlagen. Wenn kein neuer Kontakt erstellt wird, wird die Adresse im E-Mail-Nachrichtendatensatz ohne Beziehung gespeichert.
Accountdatensätze
Accountdatensätze, die mit übereinstimmenden Kontakten verknüpft sind, werden berücksichtigt. Wenn mehrere Accounts qualifiziert sind, bestimmt dieses Kriterium, welcher Datensatz mit der E-Mail übereinstimmt.
- Partneraccount (falls aktiviert): Nur Partneraccounts werden berücksichtigt.
- Die meisten Kontakte: Der Accountdatensatz mit der größten Anzahl an zugeordneten Kontakten wird ausgewählt.
- Aktuelle Aktivität: Ein Account mit dem neuesten LastActivityDate wird priorisiert.
- Zuletzt geändert: Als endgültiger Tiebreaker für die Auswahl wird der Account mit dem neuesten LastModifiedDate abgeglichen.
Wenn eine E-Mail mithilfe eines vorhandenen Kontakts nicht mit einem Account abgeglichen werden kann, wird die Domäne aus der E-Mail-Adresse in allen Accountdatensätzen mit dem Website-Feld abgeglichen. Ein Account wird abgeglichen, wenn die E-Mail-Domäne (oder Unterdomäne) im Wert des Website-Felds gefunden wird. Beispielsweise stimmt die E-Mail-Adresse example@salesforce.com mit den Website-Feldwerten www.salesforce.com und www.help.salesforce.com überein.
Opportunity-Datensätze
Nachdem die E-Mail-Aktivität mit Accounts übereinstimmt, werden Opportunity-Datensätze für den Abgleich berücksichtigt. Wenn eine bereits mit einem Account abgeglichene E-Mail auch mit einer Opportunity übereinstimmt, hat die Opportunity-Beziehung Vorrang. Die direkte Beziehung zum Account wird durch eine Beziehung zur Opportunity ersetzt.
Opportunity-Übereinstimmungen werden anhand dieser Kriterien bestimmt.
- Schlusstermin: Der Schlusstermin liegt mindestens 60 Tage nach der E-Mail-Aktivität.
- Inhaber: Der Opportunity-Inhaber ist in der E-Mail enthalten.
- Accountinhaber: Der zugehörige Account gehört einem abgeglichenen Benutzer.
- Erstelldatum: Die Opportunity wurde maximal 60 Tage nach dem Datum der E-Mail-Aktivität erstellt.
- Aktivitätsfenster: Das Aktivitätsdatum liegt zwischen dem Erstellungs- und dem Schlusstermin der Opportunity.
- Status: Eine offene Opportunity wird vor einer geschlossenen ausgewählt.
- Schlusstermin: Eine Opportunity mit einem früheren Schlusstermin wird vor einer Opportunity mit einem späteren Datum ausgewählt.
- Aktuelle Aktivität: Eine Opportunity mit dem neuesten LastActivityDate wird priorisiert.
- Zuletzt geändert: Als endgültiger Tiebreaker für die Auswahl wird die Opportunity mit dem neuesten LastModifiedDate abgeglichen.
Funktionsweise des Abgleichs
Die Aktivitäten: Der Flow "E-Mail mit Datensätzen abgleichen" steuert den Abgleichsprozess. Der Flow wird automatisch ausgelöst, wenn die Einstein-Aktivitätserfassung oder Salesforce Inbox eine neue E-Mail-Nachricht erfasst. Diese vier standardmäßigen Flow-Aktionen werden in dieser Reihenfolge ausgeführt.
- Abrufen von Benutzern über die E-Mail-Adresse
- Abrufen von Kontakten und Leads aus E-Mail-Adressen
- Abrufen von Account und Opportunity über E-Mail-Adressen
- Erstellen von E-Mail-Aktivitäten mit Zuordnungen
Über den Salesforce-E-Mail-Composer in Lightning Experience oder über die E-Mail-Anwendung gesendete E-Mails verwenden keinen Flow-basierten Abgleich. Sie sind den offenen Benutzer-, Kontakt- oder Leaddatensätzen zugeordnet. Die Aktivitäten: Der Flow "E-Mail mit Datensätzen abgleichen" überschreibt keine manuelle Zuordnung zwischen einer E-Mail und einer Aktivität.
Einschränkungen für Flows und Plattformen gelten für Aktivitäten: Gleichen Sie E-Mail mit Salesforce Activity ab, einschließlich verwendungsbasierter Ansprüche, Flow-Obergrenzen pro Transaktion und Objektzugriffsanforderungen.
Anpassen von Abgleichsregeln
Bearbeiten Sie zum Anpassen des Abgleichs die standardmäßigen Flow-Aktionen mithilfe von Flow Builder. Wählen Sie die Kategorie "Aktivitätsübereinstimmung" aus und suchen Sie nach der entsprechenden Aktion. Fügen Sie beispielsweise Kriterien hinzu, um sicherzustellen, dass E-Mails mit einem Kundenaccount-Datensatz und nicht mit einem Partneraccount übereinstimmen.
Verwenden Sie Apex, um zusätzliche benutzerdefinierte Abgleichsregeln für bestimmte Anwendungsfälle zu erstellen. Beispiel:
- Blockieren Sie die Protokollierung bestimmter E-Mails anhand der im Flow verfügbaren Informationen.
- Verwenden Sie benutzerdefinierte E-Mail-Adressen anstelle von Standard-E-Mail-Adressen.
- Überspringen oder ändern Sie die Objektdatensätze, um beispielsweise benutzerdefinierte Objekte abzugleichen und zu verwenden.
- Erstellen Sie Ihren eigenen Tiebreaker für den Fall, dass der Flow eine E-Mail mit mehreren Datensätzen abgleicht.
